КАКИМИ ФУНКЦИЯМИ ОБЛАДАЕТ СИСТЕМА "BAS Документообіг КОРП"
Благодаря "BAS Документообіг КОРП" вы можете автоматизировать оформление документов организационно-распорядительного характера согласно следующим положениям украинского законодательства:
- Закон України від 22.05.2003 № 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг";
- Закон України від 05.07.1994 № 80/94-ВР "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах";
- Закон України від 02.10.1996 № 393/96-ВР "Про звернення громадян";
- Постанова КМУ від 30.11.2011 №1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади";
- Постанова КМУ від 28.10.2004 №1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".
Оформление документов
С помощью "BAS Документообіг КОРП" вы можете работать с любыми видами документов. К каждому из них прилагается регистрационная карточка, набор реквизитов которой согласовывается с "Инструкцией по делопроизводству №1153 от 17.10.1997", распоряжению КМУ "Про утверждение типового порядка осуществления электронного документооборота в органах ".
Сбережение и доступ к информации
В решении "BAS Документообіг КОРП" внутрифирменные документы и файлы сберегаются в системе папок относительно прав доступа.
Система папок может составляться согласно организационной структуре компании или или в зависимости от типов документов.
Каждой папке присваивается разрешение на осуществление пользователями или их группами разных действий: просмотра, дополнения, редактирования или уничтожения.
Кроме того, на всю информацию в системе "BAS Документообіг КОРП" вводятся права доступа, исходя из типов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов, групп физических и юридических лиц, и рода занятий.
Файлы можно непосредственно сберегать как в базе данных, так и в томах на диске.
Автоматическая загрузка файлов из каталога
Одной из функций системы является автоматическая загрузка файлов по определенному каталогу в локальной сети. Когда в каталоге появляется файл или папка с ними, они тут же перемещаются в папку Документооборота, причем исходные названия и система подпапок не меняется. Загруженные файлы автоматически идентифицируются, индексируются и могут быть сразу включены в документооборот вашей компании. Это выгодно применять, к примеру, для использовать для объединения с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и прочими приложениями.Обработка входящей и исходящей корреспонденции
Благодаря "BAS Документообіг КОРП" вы можете вести учет входящей и исходящей корреспонденции, причем сквозные регистрационные коды по комплексным алгоритмам создаются автоматически.
Фиксация документов выполняется согласно положениям национальных стандартов, нормативными распоряжениями и практиками отечественного документооборота.
После фиксации документа выполняются такие операции:
- учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
- автоматизация процесса анализа документов и дальнейшего помещения их на контроль;
- информирование исполнителей;
- поддержка регламентированных сроков выполнения документов;
- составление задач, перемещение выполненных задач в архивы или корзину;
- дальнейшее составление отчетов по приему и выполнению документов, по задержке документов.
Регистрация обращений граждан
Программа содержит возможности для фиксации и работы с обращениями граждан согласно Закону Украины №393/96-ВР от 02.10.1996 "Про обращения граждан".
Возможен учет дубликатов и вторичных обращений, а также учет перенаправления обращений граждан в другие агентства и от них.
Работа с обращениями граждан ведется на определенном рабочем месте, где сотруднику доступна вся информация об обращении граждан, хроника корреспонденции и прочие дополнительные данные по этой сфере. Для рассмотрения и проверки исполнения обращений граждан применяются отчеты "Исполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан".
Учет соглашений
В "BAS Документообіг КОРП" автоматизирован весь цикл существования договорных документов:
- разработка проекта соглашения;
- внешнее и внутреннее координирование проекта соглашения
- учет всех документов, относящихся к соглашению, к примеру, указы, вспомогательные контракты;
- учет и регулирование срока юридической силы соглашений;
- автоматическое пролонгирование срока юридической силы согласно положениям соглашения;
- учет сумм соглашений по нескольким денежным единицам;
- учет и регулирование выполнения денежных обязательств по соглашению;
- проверка присутствия вспомогательных документов по соглашению, к примеру, инвойс;
- регулирование возвращения отданных экземпляров документов по соглашениям;
- аннулирование соглашения.
Для рассмотрения работы с соглашениями имеются следующие отчеты: "Список заключенных договоров", "Договоры с истекающим сроком действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров", "Расторгнутые договоры".
Сканирование
При помощи "BAS Документообіг КОРП" можно загружать входящие, исходящие, внутрифирменные документы и файлы из сканеров всех видов, работающих со стандартом TWAIN. Сканировать можно в форматах jpg, pdf и tif, включая объемные документы.
Есть функция поточного сканирования с автоматической идентификацией штрихкодов документов и составления объемных tif или pdf файлов.
Возможна автоматическая идентификация отсканированных рисунков и поиск по всему тексту идентифицированных документов.
Электронная почта
В комплект "BAS Документооборот КОРП" входит внутренняя почта, с помощью которой можно:
- Отсылать какие угодно документы или файлы по э-мейлу прямо из системы.
- Загружать входящие или внутрифирменные документы по э-мейлу.
- Отсылать и получать заверенные и закодированные файлы, применяя электронную подпись.
- Находить письма по реквизитам, использовать функцию быстрого поиска по тексту письма.
- К тому же, система автоматически проверяет почту и генерирует напоминание, появляющееся в правом нижнем углу, когда приходит новое письмо. Если письмо – элемент переписки, то система оповещает об этом, прикрепляя ссылку на переписку в области чтения и карточке письма.
Исполнение задач по почте
Есть возможность исполнять задачи по почте, просто отвечая на специальные почтовые сообщения, автоматически рассылаемые программой.
Чтение, редактирование и проверка версий
Для чтения и редактирования файлов в "BAS Документообіг КОРП" применяются необходимые приложения, загруженные на локальные компьютеры пользователей.
Ежедневная обработка документов и файлов осуществляется напрямую на "рабочем столе". Пользователю доступен перечень редактируемых документов и неисполненных заданий, в наличии адаптация "Рабочего стола" с функциями изъятия, вставки или перемены мест компонентов определенной части документа.
"BAS Документообіг КОРП" предоставляет работникам доступ и к чтению, и к редактированию файлов. Коллизии при параллельном редактировании документов устраняются посредством блокирования файлов.
При сбережении правок в базе данных появляется новая версия файла с упоминанием автора, даты и времени появления.
Из карточки файла можно напрямую узнать список версий, изъять лишнее, изменить актуальную (текущую) версию. Для файлов в распространенных форматах (doc, rtf, html, txt, odt) доступно сопоставление версий.
Макеты документов и файлов
В "BAS Документообіг КОРП" пользователи имеют возможность адаптировать и применять макеты файлов и документов. При составлении нового документа по макету он автоматически заполняется учетной информацией, например, название, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты посредника.
При составлении нового документа по макету его реквизиты автоматически заполняются по нему, и к документу добавляются все файлы, отмеченные в макете, которые также автоматически заполняются исходя из реквизитов документа.Присвоение штрихкодов
В "BAS Документообіг КОРП" на каждом документе автоматически проставляется штрихкод, его можно:- распечатать на отдельной странице;
- распечатать наверху заглавного листа бумажного документа;
- распечатать на стикере;
- вмонтировать как рисунок в документ в электронном виде.
Печать регистрационных штампов документов
В "BAS Документообіг КОРП" пользователи имеют возможность печатать регистрационный штамп документа, содержащего название юридического лица, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп можно напечатать и на отдельной странице, и наверху заглавного листа бумажного документа.
Взаимоотношения между документами
"BAS Документообіг КОРП" включает в себя типовые взаимоотношения между документами, определяющиеся автоматически, к примеру, при фиксировании ответных документов. Благодаря системе вы можете добавить новый вид взаимоотношений между документами и установить алгоритм применения этих взаимоотношений для видов документов. Взаимоотношения могут устанавливаться между двумя и более документами, в одностороннем или двухстороннем порядке.
Несколько постановлений в документах
В карточке документа "BAS Документообіг КОРП" можно перечислить два и более постановления. Постановления автоматически составляются в рамках бизнес-процессом "Рассмотрение" или могут быть созданы самостоятельно. Авторами постановлений могут быть как работники вашей компании или организации, так и представители других учреждений.Перенаправление входящих документов
Система "BAS Документообіг КОРП" подразумевает возможность перенаправления входящих документов в другие учреждения, а также прием перенаправленных входящих документов от других учреждений. В то же время с помощью системы можно отслеживать сроки выполнения перенаправленных документов.
Проверка переданных документов
Ведется учет передачи документов представителям корреспондентов, также есть функция проверки сроков возвращения переданных документов.Бизнес-процессы и работа пользователей
Система предусматривает "BAS Документообіг КОРП" совместную обработку документов посредством таких бизнес-процессов:- Анализ: администратор получает документ для анализа и передает его автору документа со своим постановлением. В то же время прямо в ходе анализа администратор может вынести текстовое постановление или переслать документ на выполнение или изучение.
- Выполнение: документ пересылается на выполнение всем пользователям по списку и проверщику для поддержания исполнительской дисциплине. Одному из пользователей можно поручить быть ответственным лицом.
- Координирование: документы, включенные в этот бизнес-процесс, передаются на координацию отмеченным собеседникам и после этого передаются обратно автору бизнес-процесса для изучения результатов координирования или пересылки на еще одно координирование. "BAS Документообіг КОРП" содержит такие возможности координирования:
- поэтапное;
- комбинированное (синхронное и поэтапное), принимая во внимание параметры маршрутизации.
- Одобрение: документ передается на одобрение администратору и передается обратно автору документа для изучения результата одобрения.
- Фиксирование: документ передается секретарю для проставления регистрационного номера, печати компании и пересылки корреспонденту.
- Изучение: посредством этого бизнес-процесса необходимый документ пересылается всем пользователям по списку для изучения.
- Поручение: посредством этого бизнес-процесса можно делегировать задачи персоналу и контролировать их выполнение.
- Работа с входящим документом: этот бизнес-процесс автоматизирует весь цикл обработки входящего документа - анализ, выполнение, направление в дело.
- Работа с исходящим документом: этот бизнес-процесс автоматизирует весь цикл составления исходящего документа - координирование, одобрение, фиксация.
Можно давать распоряжения и определенным исполнителям, и должностям. К примеру, документ можно прислать на одобрение должности "Директор", и система автоматически перешлет это задание тому, кто в настоящее время занимает эту должность, – лично директору или его заместителю.
Для гарантии строгой маршрутизации можно адаптировать макеты маршрутов бизнес-процессов по каждому типу документов, принимая во внимание условную маршрутизацию. К примеру, для координирования соглашений, сумма которых составляет более чем 20 тысяч грн, будет применяться один макет, а для координирования остальных соглашений – другой. Условия маршрутизации можно менять в режиме конструктора или на встроенном языке.
Контроль за временем выполнения бизнес-процессов ведется согласно графикам работ персонала, сроки могут считаться как в днях, так и в часах и минутах.
Есть возможность автоматически запускать бизнес-процессов по распорядку. Встроена иерархия подчиненности бизнес-процессов и их заданий. При планировании бизнес-процесса есть возможность отметить, что он является подчиненным применительно к заданию другого бизнес-процесса. Так формируется иерархия бизнес-процессов и заданий, которую могут просмотреть все участники этих бизнес-процессов в зависимости от прав доступа.
Бизнес-процессов можно приостанавливать на определенный промежуток времени, причем это касается всех подчиненных бизнес-процессов и их заданий.
Объединение бизнес-процессов с прочими базами данных
Главная цель этой интеграционной системы – автоматизировать операции работы с информацией, переходящей рубежи разных баз данных; сделать переход через эти рубежи информационных баз неощутимым для клиентов. Например, бизнес-процесс, в ходе которого происходит переход через рубежи различных систем: процесс обработки заказа клиента берет начало в базе данных "Управление торговлей" редакция 3, потом перемещается в "BAS Документообіг КОРП" и завершается опять в "Управление торговлей".
Комофорт ежедневной работы
Окно "Текущие дела" на рабочем столе запуске при включении системы. В нем выводятся актуальные данные по заданиям пользователя и подчиненных (для администраторов), событиям календаря, уведомлениям почты и форума по мероприятиям, по работе с документами, по учету времени. Окно "Мои задачи" демонстрирует перечни заданий актуального пользователя на закладках "Задача мне" и "Задача от меня". На закладке "Задача мне" указаны задачи, порученные актуальному пользователю непосредственно, через должности или передачей полномочий. Закладка "Задача от меня" обозначает задания, инициатор которых - актуальный пользователь. Задания можно отмечать разноцветными флажками разных цветов, что облегчает работу со множеством заданий.
Поиск
Электронный документ – это упорядоченный набор данных, состоящий из реквизитной и содержательной части. Реквизиты документа и данные его содержательной части можно применять при поиске определенного документа. В "BAS Документообіг КОРП" встроена функция поиска по всему тексту (документов, файлов) какой угодно информации не только по полям карточек, но и по содержимому версий документов в распространенных форматах, принимая во внимание морфологию и синтаксис русского, украинского и английского языков.
Учет рабочего времени и проверка выполнения
Информация о рабочем времени и функция его проверки предоставляют администрации данные для принятия управленческих решений и дают возможность рационализировать работу персонала. Система позволяет вести постоянную отчетность персонала, содержащую информацию о времени, задании, сути работы. Исходя из этих данных, можно составить разные отчеты о временных затратах персонала по типам работ, департаментов или временных отрезков. Благодаря системе можно вести совместный и личный календари и ставить мероприятия, учитывая занятость участников. Календарь можно составить на базе любого объекта системы, например, задания, файла, письма, мероприятия.
Механизм распределенных баз данных
"BAS Документообіг КОРП" допускает работу в режиме распределенных баз данных, среди прочего и в случае сбережения файлов не в базе данных, а на диске.
Обмен информацией с прочими стандартными продуктами
В "BAS Документооборот КОРП" включена возможность обмена данными с другими стандартными продуктами. В дополнение к набору поставки выпусков системы идут принципы обмена с другими продуктами. Эти принципы обмена доступны к применению и адаптации обмена посредством обработки "Универсальный обмен данными в формате XML".
Интернет-сервисы работы с файлами
"BAS Документообіг КОРП" можно использовать как внешнее касательно других продуктов хранилище документов. Координация между "BAS Документообіг КОРП" и другими приложениями выполняется через интернет-сервисы.
Благодаря использованию системы в качестве хранилища документов можно:
-
присоединять вставки к предметам вашей базы данных;
-
освободить место в вашей базе данных, перемещая сохраненные документы в "BAS Документообіг КОРП";
-
предусмотреть надежное и централизованное сбережение несистематизированных данных вашей компании;
-
ввести документы, касающиеся вашей базы данных, в общее делопроизводство компании;
-
создать общее хранилище файлов для разных баз данных и приложений.
