ОПИСАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ВОЗМОЖНОСТЕЙ ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА "BAS ERP"
"BAS Документообіг КОРП" позволяет автоматизировать бизнес-процессы организационно-распорядительного документооборота в соответствии с основными постановлениями и законами, которые регулируют ведение делопроизводства и документооборота в Украине:
- Закон України від 22.05.2003 № 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг";
- Закон України від 05.07.1994 № 80/94-ВР "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах";
- Закон України від 02.10.1996 № 393/96-ВР "Про звернення громадян";
- Постанова КМУ від 30.11.2011 №1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади";
- Постанова КМУ від 28.10.2004 №1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".
Работа с документами
"BAS Документообіг КОРП" позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует "Инструкции по делопроизводству №1153 от 17.10.1997", постановлению КМУ "Про утверждение типового порядка осуществления электронного документооборота в органах ".
Хранение и права доступа
В конфигурации программы "BAS Документообіг КОРП" внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов.
Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.
Дополнительно к этому все данные конфигурации "BAS Документообіг КОРП" ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.
Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.
Автоматическая загрузка файлов из каталога
Программа умеет автоматически загружать файлы по указанному каталогу в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в папку Документооборота с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок. Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно вовлечены в документооборот вашего предприятия. Это удобно использовать для интеграции, например, с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.Регистрация входящих и исходящих документов
"BAS Документообіг КОРП" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.Регистрация документов производится в соответствии с государственными стандартами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.
Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
- учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
- автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
- оповещение исполнителей;
- поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
- формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
- последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Учет обращений граждан
В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Законом Украины №393/96-ВР от 02.10.1996 "Про обращения граждан".Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.
Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты "Исполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан".
Учет договоров
В "BAS Документообіг КОРП" автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:- подготовка проекта договора;
- согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
- учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
- учет и контроль сроков действия договоров;
- автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
- многовалютный учет сумм договоров;
- учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
- контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
- контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
- расторжение договора.
Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как "Список заключенных договоров", "Договоры с истекающим сроком действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров", "Расторгнутые договоры".
Сканирование
В "BAS Документообіг КОРП" предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.
Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.
Электронная почта
Встроенная в "BAS Документооборот КОРП" внутренняя почта позволяет:- Отправлять по электронной почте непосредственно из программы любые документы или файлы.
- Загружать входные или внутренние документы по электронной почте.
- При использовании ЭЦП, отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.
- Искать письма по реквизитам и с помощью быстрого поиска, искать в числе прочего, и по текстовому содержанию писем.
- Кроме того, программа автоматически отслеживает почту и выводит сообщение, что всплывает в правом нижнем углу, при поступлении новых писем. Если по письму была переписка, то программа сообщает об этом, выводя гиперссылки в области чтения и карточке письма.
Выполнение заданий по почте
Задание можно выполнять по почте, просто отвечая на специальные почтовые сообщения, автоматически рассылаемые программой.Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов "BAS Документообіг КОРП" использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на "рабочем столе"; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка "Рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.
"BAS Документообіг КОРП" обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Шаблоны документов и файлов
В "BAS Документообіг КОРП" пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла из шаблона поля шаблона автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.При создании нового документа из шаблона его реквизиты сразу заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.
Штрихкодирование документов
В "BAS Документообіг КОРП" всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:- распечатать на отдельном листе;
- распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
- распечатать на наклейке;
- вставить в электронный документ как изображение.
Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.
Печать регистрационных штампов документов
В "BAS Документообіг КОРП" пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.Связи между документами
В "BAS Документообіг КОРП" предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.Несколько резолюций в документах
В карточке документа "BAS Документообіг КОРП" можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом "Рассмотрение" или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.Переадресация входящих документов
В программе "BAS Документообіг КОРП" можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.Контроль переданных документов
Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.Бизнес-процессы и работа пользователей
В программе "BAS Документообіг КОРП" коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:
- Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
- Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
- Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. В "BAS Документообіг КОРП" поддерживаются такие варианты согласования, как:
- параллельное;
- последовательное;
- смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
- Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
- Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
- Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
- Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
- Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа - рассмотрение, исполнение, списание в дело.
- Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходящего документа - согласование, утверждение, регистрация.
Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 20 тысяч гривен, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров – другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.
Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.
Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.
Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.
Имеется возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.
Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами
Основное назначение этого механизма интеграции – автоматизировать такие процессы обработки данных, пересекающих границы различных информационных баз; сделать пересечение этих границ незаметным для пользователей. Пример бизнес-процесса, пересекающий границы конфигураций: процесс обработки заказа покупателя начинается в информационной базе "Управление торговлей" редакция 3, продолжается в "BAS Документообіг КОРП" и заканчивается снова в "Управление торговлей".Удобство работы на каждый день
Окно "Текущие дела" на рабочем столе открывается при старте программы. Оно показывает итоговую информацию по задачам пользователя и подчиненных (для руководителей), событиям календаря, сообщениям почты и форума по мероприятиям, по работе с документами, по учету времени.Окно "Мои задачи" показывает списки задач текущего пользователя на закладках "Задача мне" и "Задача от меня". На закладке "Задача мне" отражаются задания, предназначенные текущему пользователю напрямую, через роли или делегированием. Закладка "Задача от меня" показывает задачи, автором которых является текущий пользователь.
Задание можно обозначать флажками разных цветов. Это удобно при работе с большим числом задач.
Поиск
Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.В "BAS Документообіг КОРП" реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.
Учет рабочего времени и контроль исполнения
Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
Программа позволяет вести общий и персональный календари и подбирать время для мероприятий с учетом занятости участников. Календарь можно создать на основании любого другого предмета программы, например, задачи, документа, письма, мероприятия.
Организация распределенной информационной базы
В "BAS Документообіг КОРП" предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.Обмен данными с другими типовыми конфигурациями
В "BAS Документооборот КОРП" предусмотрены встроенные в систему планы обмена с типовыми конфигурациями.Дополнительно в комплект поставки релизов программы включены правила обмена с другими прикладными решениями. Эти правила обмена готовы для использования и настройки обмена с помощью обработки "Универсальный обмен данными в формате XML".
Веб-сервисы работы с файлами
"BAS Документообіг КОРП" может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между "BAS Документообіг КОРП" и другим приложением осуществляется при помощи веб-сервисов.Применение программы как библиотеки файлов позволяет:
- добавлять вложения к объектам вашей информационной базы;
- разгрузить вашу информационную базу за счет переноса сохраненных файлов в "BAS Документообіг КОРП";
- обеспечить безопасное, надежное и централизованное хранение неструктурированной информации вашего предприятия;
- интегрировать файлы, связанные с вашей информационной базой, в общий документооборот предприятия;
- организовать единое хранилище файлов для различных информационных баз и приложений.
