BAS Управління автотранспортом. Стандарт

ОПИС ФУНКЦІОНАЛЬНИХ МОЖЛИВОСТЕЙ ПРОГРАМНОГО ПРОДУКТУ “BAS Управління автотранспортом. Стандарт”

Рішення складається з наступних основних підсистем:

• Управління автопарком;

• Управління замовленнями та диспетчеризація;

• Облік дорожніх листів;

• Облік ПММ та технічних рідин;

• Облік ремонтів та агрегатів;

• Облік ДТП та штрафів;

• Складський облік запчастин та витратних матеріалів;

• Облік роботи водіїв;

• Взаєморозрахунки з контрагентами;

• Облік доходів та витрат;

• Обмін даними з BAS Бухгалтерія.

Управління замовленнями та диспетчеризація

Вирішуються такі завдання:

• Облік та розподіл замовлень на автомобілі;

• Облік рознарядок;

• Робота з маршрутними листами.

ПП “BAS Управління автотранспортом. Стандарт” має зручну систему обліку та розподілу замовлень на автомобілі.

Замовлення на автотранспорт можуть враховуватись від внутрішніх підрозділів компанії та від сторонніх контрагентів.

У замовленні на ТЗ враховуються:

• адреси та тимчасові вікна доставки вантажів;

• параметри та характеристики вантажу;

• послуги, що надаються у межах перевезення вантажу;

• вимоги до транспорту.

У програмі можна сформувати добові рознарядки на транспорт. Витяг рознарядки на випуск автомобілів відбувається з урахуванням різних режимів роботи ТЗ та графіків роботи водіїв.

АРМ Диспетчер призначений для автоматизації робочого місця диспетчера.

Основне призначення АРМ – допомога у відпрацюванні замовлень покупців та формування завдань перевезення.

Можливості:

• Швидкий вибір замовлень;

• Заповнення документів “Маршрутний лист”;

• Робота з журналом “Маршрутні листи”;

• Робота з журналом “Дорожні листи”;

• Групове формування та друк документів “Розпорядок”.

Взаєморозрахунки з контрагентами

Вирішуються такі завдання:

• ведення прейскурантів та тарифів на транспортні послуги;

• розрахунок вартості наданих послуг;

• формування документів реалізацій, рахунків та актів, реєстрів.

Відмінна риса програми – продуманий довідник тарифів, що дозволяє створювати складні тарифи, гнучко налаштовувати їхню дію для контрагентів та договорів контрагентів, для маршрутів, для моделей ТЗ та ін.

У програмі можливо:

• налаштувати залежність величини тарифу від обсягу виконаної роботи;

• встановлювати фіксовані тарифи;

• створювати складні тарифи.

На підставі чинних тарифів програма може автоматично розраховувати вартість наданих транспортних послуг у документі “Товарно-Транспортна накладна”, який може бути створений всередині дорожнього листа.

За довільний період для клієнтів можуть бути сформовані рахунки та акти послуг з різним ступенем деталізації.

Крім рахунків та актів можна сформувати реєстр наданих послуг.

Підтримується розвантаження документів реалізації у ПП “BAS Бухгалтерія”.

Облік доходів та витрат

Вирішуються завдання:

• Врахування прямих оперативних витрат на власний транспорт;

• Гнучке налаштування бази для розподілу доходів та витрат;

• Врахування інших витрат на автомобілі.

Прямі витрати визначаються на підставі колійних та ремонтних листів: вартість ПММ, вартість ремонтів та технічного обслуговування автомобілів, амортизація, знос шин.

Для кожної із статей доходів/витрат, а також статей собівартості є можливість задати базу, спосіб та варіант розподілу між аналітиками.

Звіти за витратами можна отримувати у різних розрізах аналітики, наприклад, у розрізі замовлень на ТЗ, автомобілів, підрозділів чи розрізі замовників.

За підсумками роботи можна проаналізувати рентабельність роботи транспорту.

Управління автопарком

Вирішуються основні завдання:

• ведення довідника транспортних засобів;

• облік документів МС та водіїв, контроль закінчення їх термінів дії;

• облік виробітку ТЗ та обладнання.

Вся основна інформація про автомобілі компанії зберігається у довіднику “Транспортні засоби та обладнання”.

Норми проходження планового технічного обслуговування задаються за моделями ТЗ. Програма дозволяє налаштовувати норми ТО як за різними параметрами виробітку (пробіг, кількість виконаних операцій, напрацювання в мотогодин і т.д.), так і в залежності від календарних термінів.

При наближенні чергового ТО автомобіль потрапляє до звіту “Контроль термінів наближення ТО”, а у списку ТЗ він виділяється спеціальною піктограмою.

Функціональні можливості програми також дозволяють:

• вести облік та контроль терміну дії будь-яких документів водіїв та автомобілів;

• завантажувати та зберігати скан-копії документів у системі.

При закінченні терміну дії документа у списку транспортних засобів автомобіль позначається спеціальною піктограмою, а зведену інформацію можна отримати у спеціалізованому звіті.

Інформація про прострочені документи автоматично переноситься до архіву.

Облік дорожніх листів

У програмі можна виписувати та обробляти дорожні листи різних видів:

• Легковий автомобіль;

• Вантажний автомобіль (почасовий, відрядний);

• Спеціальний автомобіль;

• Міжміський автомобіль;

• Автобуси;

• Фізична особи-підприємець;

• Рапорт роботи будівельної машини.

Усі перелічені друковані форми дорожніх листів є уніфікованими.

Виписка дорожнього листа виконується як ручним введенням, так і автоматичною пакетною випискою. Режим пакетної виписки особливо зручний для підприємств з великим автопарком, оскільки дозволяє за короткий проміжок часу сформувати та роздрукувати дорожні листи з мінімальними витратами праці диспетчера.

При обробці дорожнього листа програма розраховує параметри вироблення ТЗ та водіїв по рейсу (пробіг з вантажем, час у наряді, у роботі, у простій та інші), а також нормативна та фактична витрата ПММ та ТЗ автомобілів.

На підставі даних дорожніх листів програма формує аналітичні звіти:

• Напрацювання обладнання в мотогодинах;

• Картка роботи ТЗ;

• Пробіг ТС;

• Вироблення транспортних засобів;

• Діаграма стану ТС (у вигляді діаграми Ганта) та інші звіти.

Облік ПММ та технічних рідин

Вирішуються такі завдання:

• Облік оборотів та витрати палива та ТЖ у розрізі кожного автомобіля;

• Облік фактів економії та перепалів палива водіями у кожному рейсі;

• Контроль та інвентаризація залишків ПММ та тех. рідин на ТЗ.

Розрахунок нормативної та фактичної витрати палива

Для автомобілів можна враховувати базові норми витрати ПММ, а також норми витрати пального на спеціальні роботи.

Є облік коригувальних коефіцієнтів ПММ (складні умови роботи, температурні коефіцієнти, сезонні надбавки).

Усі алгоритми розрахунку нормативної витрати пального розроблено відповідно до наказу Міністерства транспорту України.

Заправка та злив ПММ

Основні можливості:

• Врахування фактів зливів палива;

• Можливість проведення інвентаризації залишків палива у баках автомобілів;

• Облік заправок зі складу, за готівку, пластиковою карткою, талонами, від постачальника;

• Можливість завантаження звітів процесингових центрів щодо деталізації заправок ПММ за пластиковими картками;

• Можливість порівняння завантажених заправок із чеками водіїв.

Повну картину руху палива і ТЖ можна проаналізувати за допомогою різних звітів:

• Відомість руху ПММ;

• Відомість приходу-витрати ПММ на ТЗ;

• Заправки ПММ;

• Порівняння заправок за пластиковими картками.

Облік ремонтів та агрегатів

Основні можливості:

• Облік заявок на ремонт;

• Облік планових ТО автомобілів та виконаних ремонтів у власній ремонтній зоні та у сторонніх автосервісах;

• Друк форми “Вимога-накладна” із документа “Ремонтний лист”;

• Облік агрегатів;

• Облік фактів встановлення та заміни шин, акумуляторів та іншої додаткової комплектації.

Програма дозволяє детально проаналізувати інформацію щодо всіх майбутніх та виконаних ТО та ремонтів транспорту за допомогою звітів: “Планування ТО”, “Графік ТО”.

Є звіти для аналізу всіх використаних під час ремонту витратних матеріалів та запчастин, є можливість скласти рейтинг автомобілів за витратами на ремонт.

У підсистемі “Облік агрегатів та іншої комплектації автомобілів” виконується облік шин, акумуляторів, а також аптечок, рацій та іншої додаткової комплектації автомобілів.

Облік агрегатів виконується в розрізі кожного автомобіля, а шин - ще й у розрізі місць установки.

Для зручної роботи механіка в ремонтному аркуші передбачений майстер установки шин, який дозволяє швидко і наочно, використовуючи макети ТЗ, виконувати такі операції:

• встановлювати, змінювати, знімати шини;

• перевіряти інформацію щодо наявних на автомобілі шин.

У програмі фіксується інформація про дату та місце встановлення кожної конкретної шини. На підставі даних по пробігу ТЗ програма розраховує поточне зношування шин, встановлених в даний момент на автомобілі, що дозволяє заздалегідь спрогнозувати терміни їх заміни.

Облік ДТП та штрафів водіїв

У програмі ведеться облік дорожньо-транспортних пригод (ДТП).

Функціонал надає такі можливості:

• Облік та оформлення документів про ДТП;

• Облік даних щодо завданих збитків ТЗ, страхових виплат;

• Ведення статистики причин ДТП, характери порушень правил дорожнього руху;

• Веде рейтинг водіїв-порушників.

Звіти дозволяють проаналізувати причини аварійності, частоту участі у ДТП водіїв, зіставити суми виплат страхових компаній із витратами на відновлювальний ремонт ТЗ.

У програмі також реалізовано облік штрафів, які отримали водії.

Функціонал надає такі можливості:

• Друк форми згоди для утримання штрафів із з/п;

• Зберігання фотографій порушень;

• Ведення рейтингу водіїв-порушників;

• Ведення аналітики за видами порушень правил дорожнього руху.

У відповідних документах заносяться дані про МС та водія-порушника, характер порушення ПДР, суму штрафу та факт оплати штрафу.

Аналітичні звіти щодо штрафів дозволяють проаналізувати статистику щодо порушень правил дорожнього руху, вивести рейтинг водіїв-порушників правил дорожнього руху.

Складський облік запчастин та витратних матеріалів

Основні можливості:

• Облік надходження та списання запчастин, палив, технічних рідин та витратних матеріалів на склад;

• Облік видачі запчастин та витратних матеріалів;

• Внутрішній рух номенклатур між складами;

• Списання товарів на автомобіль;

• Можливість проведення інвентаризацій;

• Контроль актуальних залишків товарів на складах.

Проаналізувати рух товарів на складах та залишки можна за допомогою різних звітів.

Облік роботи водіїв

Вирішуються основні завдання:

• Облік виробітку та робочого часу водіїв;

• Нарахування заробітної плати за дорожніми листами.

Функціональні можливості дозволяють:

• формувати, зберігати та друкувати індивідуальні графіки роботи водіїв на довільний період часу (місяць, рік тощо);

• формувати табеля обліку робочого дня.

Відомості про нарахування виплат водіям фіксуються у документі “Нарахування зарплати”.

Ці дані можуть використовуватися для розрахунку оподаткування та формування звітності, а також можуть бути вивантажені до ПП “BAS Бухгалтерія”.