BAS Документообіг КОРП

BAS Документообіг КОРП

ЯКІ ФУНКЦІЇ МАЄ СИСТЕМА

Завдяки “BAS Документообіг КОРП” ви можете автоматизувати оформлення документів організаційно-розпорядчого характеру відповідно до таких положень українського законодавства:

Закон України від 22.05.2003 № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”;

Закон України від 05.07.1994 № 80/94-ВР “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”;

Закон України від 02.10.1996 № 393/96-ВР “Про звернення громадян”;

Постанова КМУ від 30.11.2011 №1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства в центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”;

Постанова КМУ від 28.10.2004 №1453 “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади”.

Оформлення документів в “BAS Документообіг КОРП”

За допомогою “BAS Документообіг КОРП” ви можете працювати з будь-якими видами документів. До кожного з них додається реєстраційна картка, набір реквізитів якої узгоджується з “Інструкцією з діловодства №1153 від 17.10.1997”, розпорядженням КМУ “Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах”.

Збереження та доступ до інформації в “BAS Документообіг КОРП”

У рішенні “BAS Документообіг КОРП” внутрішньофірмові документи та файли зберігаються у системі папок щодо прав доступу.

Система папок може складатися згідно з організаційною структурою компанії або залежно від типів документів.

Кожній папці надається дозвіл на здійснення користувачами або їх групами різних дій: перегляду, доповнення, редагування або знищення.

Крім того, на всю інформацію в системі “BAS Документообіг КОРП” запроваджуються права доступу, виходячи з типів документів, грифів доступу до документів, груп кореспондентів, груп фізичних та юридичних осіб та роду занять.

Файли можна зберігати як у базі даних, так і в томах на диску.

Автоматичне завантаження файлів з каталогу в “BAS Документообіг КОРП”

Однією з функцій системи є автоматичне завантаження файлів за певним каталогом у локальній мережі. Коли в каталозі з'являється файл або папка з ними, вони відразу переміщуються в папку Документообігу, причому вихідні назви та система підпапок не змінюються. Завантажені файли автоматично ідентифікуються, індексуються і можуть бути одразу включені до документообігу вашої компанії. Це вигідно використовувати, наприклад,  для об'єднання з мережевими потоковими сканерами, факс-машинами та іншими додатками.

Обробка вхідної та вихідної кореспонденції у “BAS Документообіг КОРП”

Завдяки “BAS Документообіг КОРП” ви можете вести облік вхідної та вихідної кореспонденції, причому наскрізні реєстраційні коди за комплексними алгоритмами створюються автоматично.

Фіксація документів виконується згідно з положеннями національних стандартів, нормативними розпорядженнями та практиками вітчизняного документообігу.

Після фіксації документа виконуються такі операції:

• облік документів, що надійшли, друк штрих-кодів та реєстраційних штампів;

• автоматизація процесу аналізу документів та подальшого розміщення їх на контроль;

• інформування виконавців;

• підтримка регламентованих строків виконання документів;

• складання завдань, переміщення виконаних завдань до архівів чи кошика;

• подальше складання звітів щодо прийому та виконання документів по  затримці документів.

Реєстрація звернень громадян до “BAS Документообіг КОРП”

Програма містить можливості для фіксації та роботи зі зверненнями громадян згідно із Законом України №393/96-ВР від 02.10.1996 р. “Про звернення громадян”.

Можливий облік дублікатів та вторинних звернень, а також облік перенаправлення звернень громадян до інших агенцій та від них.

Робота зі зверненнями громадян ведеться на певному робочому місці, де співробітнику доступна вся інформація про звернення громадян, хроніку кореспонденції та інші додаткові дані щодо цієї галузі. Для розгляду та перевірки виконання звернень громадян застосовуються звіти “Виконання звернень громадян”, “Структура звернень за період”, “Динаміка кількості звернень”, “Список звернень громадян”.

Облік угод у “BAS Документообіг КОРП”

У “BAS Документообіг КОРП” автоматизовано весь цикл існування договірних документів:

• розробка проєкту угоди;

• зовнішнє та внутрішнє координування проєкту угоди;

• облік усіх документів, які стосуються угоди, наприклад, накази, допоміжні договори;

• облік та регулювання терміну юридичної сили угод;

• автоматичне пролонгування строку юридичної сили згідно з положеннями угоди;

• облік сум угод щодо кількох грошових одиниць;

• облік та регулювання виконання грошових зобов'язань за згодою;

• перевірка присутності допоміжних документів за згодою, наприклад, інвойс;

• регулювання повернення екземплярів документів за згодою;

• анулювання угоди.

Для розгляду роботи з угодами є такі звіти: “Список укладених договорів”, “Договори з терміном дії, що закінчується”, “Супровідні документи за договором”, “Динаміка кількості укладених договорів”, “Динаміка сум укладених договорів”, “Розірвані договори”.

Сканування в “BAS Документообіг КОРП”

За допомогою “BAS Документообіг КОРП” можна завантажувати вхідні, вихідні, внутрішньофірмові документи та файли зі сканерів усіх видів, що працюють зі стандартом TWAIN. Сканувати можна у форматах jpg, pdf та tif, включаючи об'ємні документи.

Є функція потокового сканування з автоматичною ідентифікацією штрих-кодів документів та складання об'ємних tif або pdf файлів.

Можлива автоматична ідентифікація відсканованих малюнків та пошук по всьому тексту ідентифікованих документів.

Електронна пошта у “BAS Документообіг КОРП”

У комплект “BAS Документообіг КОРП” входить внутрішня пошта, за допомогою якої можна:

• Надсилати будь-які документи або файли по е-мейлу прямо із системи;

• Завантажувати вхідні або внутрішньофірмові документи за е-мейлом;

• Надсилати та отримувати завірені та закодовані файли, застосовуючи електронний підпис;

• Знаходити листи за реквізитами, використовувати функцію швидкого пошуку тексту листа;

• До того ж, система автоматично перевіряє пошту і генерує нагадування, що з'являється в нижньому правому кутку, коли приходить новий лист. Якщо лист – елемент листування, то система повідомляє про це, прикріплюючи посилання на листування в області читання та картки листа.

Виконання завдань поштою в “BAS Документообіг КОРП”

Є можливість виконувати завдання поштою, просто відповідаючи на спеціальні поштові повідомлення, що автоматично розсилаються програмою.

Читання, редагування та перевірка версій у “BAS Документообіг КОРП”

Для читання та редагування файлів у “BAS Документообіг КОРП” застосовуються необхідні програми, завантажені на локальні комп'ютери користувачів.

Щоденна обробка документів та файлів здійснюється безпосередньо на “робочому столі”. Користувачеві доступний перелік документів, що редагуються, і невиконаних завдань, у наявності адаптація “Робочого столу” з функціями вилучення, вставки або зміни місць компонентів певної частини документа.

“BAS Документообіг КОРП” надає працівникам доступ і до читання, і для редагування файлів. Колізії при паралельному редагуванні документів усуваються блокуванням файлів.

При збереженні правок у базі даних з'являється нова версія файлу зі згадкою автора, дати та часу появи.

З картки файлу можна дізнатися список версій, вилучити зайве, змінити актуальну (поточну) версію. Для файлів у поширених форматах doc, rtf, html, txt, odt - доступне зіставлення версій.

Макети документів та файлів у “BAS Документообіг КОРП”

У “BAS Документообіг КОРП” користувачі мають можливість адаптувати та застосовувати макети файлів та документів. При складанні нового документа за макетом він автоматично заповнюється обліковою інформацією, наприклад назва, автор, дата створення, сума договору, реквізити посередника.

При складанні нового документа за макетом його реквізити автоматично заповнюються по ньому і до документа додаються всі файли, зазначені в макеті, які автоматично заповнюються виходячи з реквізитів документа.

Присвоєння штрих-кодів у “BAS Документообіг КОРП”

 У “BAS Документообіг КОРП” на кожному документі автоматично проставляється штрихкод, його можна:

• роздрукувати на окремій сторінці;

• роздрукувати нагорі великого аркуша паперового документа;

• роздрукувати на стікері;

• вмонтувати як рисунок документ в електронному вигляді.

Штрих-коди використовуються для швидкого пошуку реєстраційних карток документів і для автоматичного приєднання файлів до документів при потоковому скануванні.

Друк реєстраційних штампів документів у “BAS Документообіг КОРП”

У “BAS Документообіг КОРП” користувачі мають можливість друкувати реєстраційний штамп документа, що містить назву юридичної особи, реєстраційний номер та дату реєстрації, штрихкод. Реєстраційний штамп можна надрукувати і на окремій сторінці, і нагорі великого аркуша паперового документа.

Взаємини між документами

“BAS Документообіг КОРП” включає типові взаємини між документами, що визначаються автоматично, наприклад, при фіксуванні відповідних документів. Завдяки системі ви можете додати новий вид взаємовідносин між документами та встановити алгоритм застосування цих взаємовідносин для видів документів. Взаємини можуть встановлюватися між двома та більше документами, в односторонньому чи двосторонньому порядку.

Декілька постанов у документах

У картці документа “BAS Документообіг КОРП” можна перерахувати дві та більше постанови. Постанови автоматично складаються в рамках бізнес-процесу “Розгляд” або можуть бути створені самостійно. Авторами постанов можуть бути як працівники вашої компанії або організації, так і представники інших установ.

Перенаправлення вхідних документів

Система “BAS Документообіг КОРП” передбачає можливість перенаправлення вхідних документів до інших установ, а також прийом перенаправлених вхідних документів від інших установ. У той же час, за допомогою системи можна відстежувати терміни виконання перенаправлених документів.

Перевірка переданих документів

Ведеться облік передачі документів представникам кореспондентів, також є функція перевірки термінів повернення переданих документів.

Бізнес-процеси та робота користувачів

Система передбачає “BAS Документообіг КОРП” спільну обробку документів за допомогою таких бізнес-процесів:

• Аналіз: адміністратор отримує документ для аналізу та передає його автору документа зі своєю постановою. У той самий час безпосередньо під час аналізу адміністратор може винести текстову постанову чи переслати документ на виконання чи вивчення.

• Виконання: документ пересилається на виконання всім користувачам за списком та перевірником для підтримки виконавчої дисципліни. Одному з користувачів можна доручити бути відповідальною особою.

• Координування: документи, включені до цього бізнес-процесу, передаються на координацію зазначеним співрозмовникам і потім передаються назад автору бізнес-процесу для вивчення результатів координування чи пересилання ще одне координування. “BAS Документообіг КОРП” містить такі можливості координування:

      - синхронне;

      - поетапне;

      - комбіноване (синхронне та поетапне), беручи до уваги параметри маршрутизації.

• Схвалення: документ передається на схвалення адміністратору і передається автору документа для вивчення результату схвалення.

• Фіксування: документ передається секретареві для проставлення реєстраційного номера, печатки компанії та пересилання кореспондентові.

• Вивчення: за допомогою цього бізнес-процесу необхідний документ надсилається всім користувачам за списком для вивчення.

• Доручення: за допомогою цього бізнес-процесу можна делегувати завдання персоналу та контролювати їх виконання.

• Робота з вхідним документом: цей бізнес-процес автоматизує весь цикл обробки вхідного документа – аналіз, виконання, направлення у справу.

• Робота з  вихідним документом: цей бізнес-процес автоматизує весь цикл складання вихідного документа - координування, схвалення, фіксація.

Можна надавати розпорядження і певним виконавцям, і посадам. Наприклад, документ можна надіслати на схвалення посади “Директор”, і система автоматично перешле це завдання тому, хто нині обіймає цю посаду, – особисто директору чи його заступнику.

Для гарантії суворої маршрутизації можна адаптувати макети маршрутів бізнес-процесів по кожному типу документів, беручи до уваги умовну маршрутизацію. Наприклад, для координування угод, сума яких становить понад 20 тисяч грн, буде застосовуватись один макет, а для координування решти угод – інший. Умови маршрутизації можна змінювати в режимі конструктора або вбудованою мовою.

Контроль за часом виконання бізнес-процесів ведеться згідно з графіками робіт персоналу, терміни можуть рахуватися як у днях, так і годинах і хвилинах.

Є можливість автоматично запускати бізнес-процеси за розпорядком. Вбудована ієрархія підпорядкованості бізнес-процесів та їх завдань. При плануванні бізнес-процесу є можливість відзначити, що він є підлеглим стосовно завдання іншого бізнес-процесу. Так формується ієрархія бізнес-процесів та завдань, яку можуть переглянути всі учасники цих бізнес-процесів залежно від прав доступу.

Бізнес-процеси можна призупиняти на певний проміжок часу, причому це стосується всіх підлеглих бізнес-процесів та його завдань.

Об'єднання бізнес-процесів з іншими базами даних

Головна мета цієї інтеграційної системи – автоматизувати операції з інформацією, що переходить межі різних баз даних; зробити перехід через ці рубежі інформаційних баз невідчутним клієнтам. Наприклад, бізнес-процес, під час якого відбувається перехід через рубежі різних систем: процес обробки замовлення клієнта бере початок у базі даних “Управління торгівлею” редакція 3, потім переміщується до “BAS Документообіг КОРП” і завершується знову до “Управління торгівлею”.

Комфорт щоденної роботи

Вікно “Поточні справи” на робочому столі запуску при вмиканні системи. У ньому виводяться актуальні дані щодо завдань користувача та підлеглих (для адміністраторів), подій календаря, повідомлень пошти та форуму щодо заходів, роботи з документами, обліку часу. Вікно “Мої завдання” демонструє переліки завдань актуального користувача на закладках “Завдання мені” та “Завдання від мене”. На закладці “Завдання мені” вказані завдання, доручені актуальному користувачеві безпосередньо, через посади або передачі повноважень. Закладка “Завдання від мене” означає завдання, ініціатор яких - актуальний користувач. Завдання можна відзначати різнокольоровими прапорцями різних кольорів, що полегшує роботу з безліччю завдань.

Пошук

Електронний документ – це впорядкований набір даних, що складається з реквізитної та змістовної частини. Реквізити документа та дані його змістової частини можна застосовувати під час пошуку певного документа. В “BAS Документообіг КОРП” вбудована функція пошуку по всьому тексту (документів, файлів) будь-якої інформації не тільки по полях карток, а й за вмістом версій документів у поширених форматах, беручи до уваги морфологію та синтаксис російської, української та англійської мов.

Облік робочого часу та перевірка виконання у “BAS Документообіг КОРП”

Інформація про робочий час та функцію його перевірки надають адміністрації дані для прийняття управлінських рішень та дають можливість раціоналізувати роботу персоналу. Система дозволяє вести постійну звітність персоналу, що містить інформацію про час, завдання, сутність роботи. Виходячи з цих даних, можна скласти різні звіти про тимчасові витрати персоналу за видами робіт, департаментів чи тимчасових відрізків. Завдяки системі можна вести спільний та особистий календарі та ставити заходи з огляду на зайнятість учасників. Календар можна скласти з урахуванням будь-якого об'єкта системи, наприклад, завдання, файлу, листа, заходу.

Механізм розподілених баз даних

“BAS Документообіг КОРП” допускає роботу в режимі розподілених баз даних, серед іншого і у разі збереження файлів не в базі даних, а на диску.

Обмін інформацією з іншими стандартними продуктами

У “BAS Документообіг КОРП” включено можливість обміну даними з іншими стандартними продуктами. На додаток до набору поставки випусків системи йдуть принципи обміну іншими продуктами. Ці принципи обміну доступні для застосування та адаптації обміну шляхом обробки “Універсальний обмін даними у форматі XML”.

Інтернет-сервіси роботи з файлами

“BAS Документообіг КОРП” можна використовувати як зовнішнє щодо інших продуктів сховище документів. Координація між “BAS Документообіг КОРП” та іншими програмами виконується через інтернет-сервіси.

Завдяки використанню системи як сховища документів можна:

• приєднувати вставки до предметів вашої бази даних;

• звільнити місце у вашій базі даних, переміщуючи збережені документи до “BAS Документообіг КОРП”;

• передбачити надійне та централізоване збереження несистематизованих даних вашої компанії;

• запровадити документи, що стосуються вашої бази даних, у спільне діловодство компанії;

• створити спільне сховище файлів для різних баз даних та програм.