ОПИС ФУНКЦІОНАЛЬНИХ МОЖЛИВОСТЕЙ ПРОГРАМНОГО ПРОДУКТУ “BAS  МАЛИЙ БІЗНЕС”

“BAS Малий Бізнес” — це рішення під ключ для управління та обліку малого бізнесу. Програма реалізує все необхідне для оперативного обліку, контролю, аналізу та планування на підприємствах з такими сферами діяльності, як надання послуг (сервіс), підрядні (проєктні) роботи, виробництво, торгівля. Рішення допомагає підвищити ефективність компанії, надаючи власникам і керівникам широкий спектр інструментів управління, а співробітникам нові можливості для продуктивної роботи. Рішення не перевантажене зайвим функціоналом, його можна легко налаштувати під особливості організації управління та бухгалтерського обліку в компанії – це забезпечує можливість “швидкого старту” та зручність щоденної роботи. Програма повністю реалізована на керованих формах. Це дозволяє використовувати його як товстий, тонкий або веб-клієнт, тобто працювати з системою з будь-якої точки світу.

Функціональність

Реєстрація господарських операцій та формування первинних документів господарської діяльності підприємства - торгово-закупівельних, фінансових, складських, виробничих і т.д. - здійснюються за допомогою зрозумілих екранних бланків-аналогів паперових документів з отриманням необхідної друкованої форми. Всі дані знаходяться в єдиній інформаційній базі.

В єдиній інформаційній базі:

• клієнтська база;

• банківські та касові операції, клієнт-банк, платіжний календар;

• розрахунки з контрагентами, персоналом;

• облік матеріалів, товарів, виробів;

• замовлення клієнтів, наряди на виконання робіт;

• планування та облік виконання робіт та надання послуг;

• планування та облік виробничих операцій;

• планування завантаження ресурсів підприємства;

• торгові операції, у тому числі роздрібний продаж;

• кадровий облік, нарахування заробітної плати;

• облік витрат і калькуляція собівартості;

• майно, капітал;

• доходи, витрати, прибутки та збитки;

• регламентована звітність для індивідуальних підприємців;

• фінансове планування (бюджетування) тощо.

Широкий спектр звітів надає власникам, керівникам і співробітникам можливість швидко отримувати інформацію – у зручній для роботи та прийняття рішень формі, з необхідною оперативністю та деталізацією.

Програма не призначена для бухгалтерського та податкового обліку – для цих цілей зручно використовувати конфігурацію “BAS Бухгалтерія”, а також використовувати завантаження даних до цього прикладного рішення.

Програму можна використовувати для декількох компаній або приватних підприємців - як незалежних, так і працюючих в рамках одного бізнесу. При зміні масштабів і структури бізнесу, підходів до управління або організації роботи програму можна переналаштувати, не витрачаючи багато часу і грошей.

Маркетинг і продажі

“BAS Малий Бізнес” підтримує ведення асортименту продукції, цін і знижок підприємства, планування збуту, а також роботу з покупцями та замовниками.Програма автоматизувала операції з асортиментом продукції:

• оформлення та зберігання асортименту товарів і послуг підприємства;

• оформлення, зберігання різних видів цін на продукцію, друк прайс-листа;

• оформлення видів знижок і націнок;

• встановлення та зміна цін, розрахунок цін за основним типом цін, ціни на продукцію або ціни контрагентів, заокруглення.

Програма підтримує:

• зберігання методу розрахунку ціни (базового типу ціни та відсотка націнки), підтримка динамічних і розрахункових цін;

• зберігання формату для виду ціни товару, який використовується при відображенні ціни в прайсі;

• зберігання інформації про користувача, який змінив ціну товару.

Плани збуту можуть формуватися в натуральному і вартісному вираженні і складатися на підприємство в цілому або на окремі підрозділи.

Для аналізу ефективності збуту формується план-фактний аналіз збуту за окремими підрозділами, товарними групами та товарами.

Підготовка продажів і робота з клієнтами в “BAS Малий Бізнес” здійснюються за такими операціями:

• реєстрація та зберігання контактної інформації замовника;

• реєстрація договорів з покупцями;

• реєстрація та зберігання списку контактних осіб контрагентів та їх контактної інформації;

• реєстрація подій при взаємодії з покупцями та замовниками – вхідні та вихідні дзвінки, листи, зустрічі тощо;

• реєстрація замовлень покупців (замовлення фактично є специфікацією до договору, у якому відображено види товарів, робіт, терміни поставки/виконання, а також вартість);

• реєстрація замовлень-нарядів (замовлення-наряд є одночасно документом планування виконання робіт та надання послуг, а також фактичним документом, що підтверджує факт виконання робіт, надання послуг, продажу товарів, обліку матеріальних та трудових витрат);

• об'єднання замовлень покупців у проєкти;

• формування графіка відвантаження товарів, виконання робіт, надання послуг;

• забезпечення потреби у товарах, роботах, послугах, що утворюється замовленнями покупців шляхом резервування вільних залишків товарів на складах, розміщення у замовленнях постачальникам та/або замовленнях на виробництво;

• відстеження забезпечення замовлення покупця товарами, продукцією, роботами та послугами.

Документальне оформлення реалізації продукції, робіт і послуг здійснюється за накладними або актами виконаних робіт, а також у замовленнях-нарядах. На підставі документів продажу формуються податкові документи.

Роздрібні продажі

“BAS Малий Бізнес” можна використовувати в автоматизованих і неавтоматизованих торгових точках.

Підтримується ведення кількісно-сумового або сумарного обліку.

Забезпечується формування необхідної звітності. Підтримується формування та друк етикеток і цінників.

Постачання та закупівля

“BAS Малий Бізнес” забезпечує підтримку процесу управління запасами підприємства.

Службі постачання оперативно надається інформація для визначення та задоволення внутрішніх і зовнішніх потреб у товарах і послугах: про наявність незадоволених потреб у товарних запасах, роботах і послугах, про фактичні закупівлі, про відкриті замовлення постачальникам і замовлення на продукцію.

Попити задовольняються шляхом резервування товарів у вільному залишку на складських місцях, а також розміщенням їх у замовленнях постачальникам та в замовленнях на виробництво. 

Для забезпечення процесу закупівлі товарів, послуг та роботи з постачальниками автоматизовано наступні операції:

• реєстрація постачальників та контактна інформація;

• зберігання цін постачальників і конкурентів, друк прейскуранта контрагента;

• зберігання типу ціни, виду знижки, типу ціни контрагента за договором;

• зберігання інформації про користувача, який змінив ціну номенклатури контрагента;

• реєстрація та зберігання списку контактних осіб контрагентів та їх контактної інформації;

• реєстрація подій при взаємодії з постачальниками та підрядниками – вхідні та вихідні дзвінки, листи, зустрічі тощо;

• реєстрація замовлень постачальникам та контроль їх виконання;

• формування графіків доставки;

• розрахунок потреби в запасах, визначення дефіциту запасів, формування рекомендацій щодо поповнення запасів шляхом формування замовлень на продукцію або замовлень постачальникам.

Надходження товарно-матеріальних цінностей на підприємство можна відобразити за різними схемами:

• квитанція про оплату винагороди від контрагента,

• придбання підзвітною особою,

• прийняття до продажу від комісіонера,

• надходження поставленої замовником сировини та матеріалів на переробку.

Підтримується функція реєстрації надходження додаткових витрат на придбання товарно-матеріальних цінностей.

Інвентар і склад

Для ведення інвентарного обліку підприємства на кількох складах передбачені такі варіанти:

• роздільний облік запасів - власних товарів, матеріалів, продукції, а також товарів, прийнятих і переданих на комісію, і матеріалів, прийнятих і переданих на переробку;

• облік довільних характеристик товару (колір, розмір тощо), а також партій запасу;

• облік у розрізі осередків місць зберігання (зон, стелажів, полиць тощо);

• передача запасів (між місцями зберігання, введення в експлуатацію та повернення з експлуатації, списання на внутрішні потреби);

• резервування запасів (облік запасів і витрат у розрізі замовлень клієнтів);

• використання схеми ордерів обліку запасів (вхідні складські замовлення, вихідні складські замовлення);

• друк етикеток і цінників.

Підтримуються функції інвентаризації та відображення результатів інвентаризації – оприбуткування та списання товарно-матеріальних цінностей.

Робота, послуги, виробництво

“BAS Малий Бізнес” підтримує управління виробничими процесами, виконанням робіт, наданням послуг.

Управління даними про склад і технологію виконуваних робіт і виробленої продукції здійснюється за допомогою специфікацій.

Виробничий графік формується замовленнями на виробництво; графік виконання робіт, надання послуг - замовлення на виробництво та замовлення на виконання робіт.

Планування завантаження ресурсів підприємства здійснюється виробничими нарядами та замовленнями-нарядами.Зареєстровані виробничі замовлення мають такі особливості:

• можуть бути джерелами задоволення потреб замовлень покупців;

• за виробничими замовленнями розраховується потреба в матеріалах і комплектуючих;

• вимоги, створені новими замовленнями клієнтів, можуть бути розміщені у відкритих виробничих замовленнях.

Конфігурація дозволяє зареєструвати факт виготовлення продукції. Відпуск може бути виданий як у виробничому підрозділі, так і на складі (наприклад, упаковка, збірка комплектів). Продукція значиться за структурною одиницею, що її випустила, і може бути переміщена в іншу структурну одиницю – наприклад, на склад для подальшого продажу або в наступний цех за технологічним маршрутом.

Факт виконання роботи (надання послуги) та здавання її замовнику відображаються актом виконаних робіт, а також безпосередньо у замовленнях-нарядах.

Для планування робіт співробітників служать дві функції:

відрядні наряди - використовуються для видачі завдань на виконання технологічних операцій виробничого циклу виконавцям із відрядною оплатою праці; наряди можуть бути індивідуальними та бригадними;

робочі доручення – використовуються для планування навантаження співробітників у рамках внутрішніх або зовнішніх проєктів.

Забезпечується реєстрація фактичної інформації про виконання робіт за замовленнями та завданнями. Ця інформація може бути використана в подальшому при розрахунку заробітної плати, а також для оцінки ефективності роботи та проведення план-фактного аналізу роботи персоналу.

Для обліку витрат підприємства та розрахунку фактичної вартості підтримуються такі функції:

• облік фактичних витрат - здійснюється в необхідних розділах у вартісному та натуральному вираженні;

• розподіл матеріальних і нематеріальних витрат, понесених на звільнення - може здійснюватися як за вказаний період, так і на підставі конкретного документа про випуск;

• плановий розрахунок фактичної собівартості продукції на кінець періоду;

• звіт про собівартість виготовленої продукції та виконаних робіт.

Впроваджено простий механізм виконання робіт та надання послуг з використанням замовлень-нарядів (документів, що поєднують функції замовлення покупця, рахунку на оплату, акту виконаної роботи та рахунку-фактури на сферу обслуговування).

Грошові кошти

Програма дозволяє вести облік коштів, а також створювати оперативний платіжний календар.

Управління готівкою включає:

облік руху грошових коштів за готівкою та на банківських рахунках,

підготовка первинних документів для банку та каси,

розрахунки з підзвітними особами,

формування платіжного календаря,

інтеграція з системою “клієнт-банк”.

Зарплата та персонал

“BAS Малий Бізнес”  підтримує кадровий облік персоналу, у тому числі сумісників, облік робочого часу (табель робочого часу) та нарахування заробітної плати працівників підприємства. Кадровий облік включає в себе такі функції:

процес найму,

переміщення персоналу,

звільнення персоналу.

Варіанти нарахування заробітної плати:

• розрахунок заробітної плати, податків (ПДФО) та внесків (ЄСВ) здійснюється в розрізі видів нарахувань і утримань в єдиному документі “Розрахунок з оплати праці”;

• формування фондів оплати праці з виплат заробітної плати та авансових внесків працівникам;

• облік робочого часу - використовується табель обліку робочого часу, що дозволяє вести облік часу як по днях, так і зведений за період.

У розділі передбачена можливість формування аналітичних звітів про розрахунки з персоналом, нарахування та відрахування працівників.

Власність

“BAS Малий Бізнес”  здійснює облік майна (необоротних активів) - основних засобів та нематеріальних активів організації:

• враховуючи, змінюючи параметри,

• розрахунок амортизації,

• продаж і списання.

Фінанси

Програма “BAS Малий Бізнес”  реалізує вміння вести управлінський облік, отримувати управлінський баланс, формувати та аналізувати фінансові результати. Для цих цілей в системі передбачено управлінський план рахунків та механізм формування управлінських проводок документів.

Завдяки наявності таких звітів, як баланс, готівка, доходи та витрати, програмне рішення дозволяє сформувати фінансову звітність за довільний період часу. Для обліку доходів і витрат застосовують метод нарахування або метод нарахування та касовий метод.

Аналітичний облік доходів і витрат за методом нарахування здійснюється в розрізі напрямів діяльності, підрозділів, замовлень клієнтів, статей (рахунків) доходів і витрат.

Згідно з управлінським обліком, користувач отримує можливість формувати основні фінансові звіти:

• управлінський баланс;

• звіт про доходи та матеріальні збитки;

• звіт про рух грошових коштів.

У системі є можливість реєстрації фінансових планів (бюджетів):

• прогнозований баланс;

• бюджет прибутків і збитків;

• бюджет грошових потоків.

У розділі також передбачені кошти для нарахування податків, внесення та розподілу інших витрат та виклику процедури закриття місяця.

Для контролю діяльності підприємства з боку керівника призначений “Монітор керівника”, який узагальнює основні показники:

• залишки готівки на рахунках і в касах підприємства;

• дебіторська заборгованість - загальна, прострочена;

• кредиторська заборгованість - загальна, прострочена;

• прибуток і збитки;

• прострочені зобов'язання перед покупцями та замовниками з відвантаження товарів та надання послуг;

• прострочені зобов'язання постачальників і підрядників з постачання товарів і послуг.

Додатково можна отримати таку інформацію:

загальні показники: продажі, доходи та витрати, стан оборотних коштів (грошових коштів, запасів та дебіторської заборгованості);

кошти: залишки та рух грошових коштів у розрізі статей, за період;

дебіторська заборгованість: залишки та динаміка за період, за строками боргу;

кредиторська заборгованість: залишки та динаміка у період, за термінами боргу.

Аналітичні звіти

Аналітичні звіти дозволяють отримувати інформацію з усіх розрізів обліку. Користувач може самостійно задавати (налаштовувати) рівень деталізації, параметри групування та критерії відбору даних у звітах відповідно до специфіки завдань, що вирішуються, а також зберігати власні налаштування звітів.

Налаштування параметрів обліку

У процесі налаштування здійснюється:

• реєстрація інформації щодо організацій підприємства;

• реєстрація структури підприємства – підрозділів, складів;

• налаштування параметрів обліку;

• налаштування сервісних функцій;

• введення початкових даних у розділах обліку.

“Помічник початку роботи” спрощує початок роботи із системою. З його допомогою користувач, переходячи від етапу до етапу, може заповнити облікові дані, ввести залишки початку роботи і виконати основні налаштування програми. Є можливість відключення розділів обліку, які не використовуються на підприємстві, наприклад облік зарплати чи виробництва.

Обмін даними з програмами “BAS Бухгалтерія” та “BAS Роздрібна торгівля” двосторонній, з можливістю встановлення напрямів. Обмін здійснюється на рівні документів та довідкової інформації.