Початок співробітництва
Представники компанії клієнта звернулись до нас вже після того, як придбали програмний продукт BAS Документообіг КОРП у іншої компанії. Система була доопрацьована, налаштована і впроваджена в промислову експлуатацію, тобто щодня співробітники компанії використовували її для роботи.
Клієнт був не задоволений якістю впровадження, бо система була не гнучка та вимагала постійних доопрацювань, а доробки часто призводили до того, що переставав працювати вже налаштований функціонал.
Для вирішення цієї проблеми клієнт спочатку залучив штатного ІТ спеціаліста, у якого був досвід роботи з програмами BAS. Після того, як спеціаліст детально проаналізував проблему, було прийнято рішення шукати компанію-підрядника, бо по результатам внутрішнього аналізу налаштування та доробок виникла гіпотеза, що програма була налаштована неоптимально.
Клієнт звернувся саме до нас тому що, у нас є успішні кейси впровадження BAS Документообіг КОРП у великих компаніях, в тому числі міжнародних і цей досвід підтверджений позитивними відгуками та довгим подальшим співробітництвом.
Що ми зробили?
На першому етапі спеціалісти компанії January UA провели інтерв’ю з ключовими користувачами системи і дізнались про складнощі, які виникають в роботі з системою. Далі зробили аудит, який дійсно виявив неоптимальне використання функціоналу програми, про що ми повідомили клієнту і прийняли спільне рішення про зміну налаштувань та заміну деяких доробок типовим функціоналом.
Аудит та обговорення першої черги змін зайняли близько місяця.
Далі рухались по узгодженому плану: зробили переналаштування шаблонів договорів та додатків до них, після чого реалізували завантаження в BAS Документообіг КОРП даних з корпоративних систем і інтеграції з зовнішніми системами (Вкурсі та Вчасно), а також налаштували нові види документів та бізнес-процеси їх погодження и системі.
В результаті сумісної роботи наших спеціалістів з користувачами клієнта, в системі налаштовано:
-
Завантаження даних нових користувачів та нових контрагентів в BAS Документообіг КОРП з корпоративної системи.
-
Автоматичне оновлення реквізитів контрагента з Вкурсі.
-
Більше 80 шаблонів договорів.
-
Більше 80 бізнес-процесів по узгодженню договорів та додатків.
-
Контроль лімітів по бюджету, запуск бізнес-процесів в залежності від суми документу та попаданню в ліміт.
-
Автоматичне конвертування узгодженого договору в pdf.
-
Автоматичне вивантаження узгодженого договору в форматі pdf у Вчасно і завантаження назад в базу підписаного контрагентом договору.
-
Зберігання в базі всіх версій документу і результатів узгодження в форматі doc, версію узгодженого договору в pdf та версію, підписану клієнтом.
Також було зроблено багато окремих налаштувань для автоматизації та зручності користувачів.
Результат
Клієнт задоволений роботою нашої команди, тому ми співпрацюємо котрий рік поспіль. Це обумовлене тим, що у клієнта постійно виникають нові проєкти, тому що в систему додаються нові документи та бізнес-процеси.
Окрім цього ми зараз працюємо над автоматизацією видачі прав користувачам в залежності від корпоративних правил компанії. Про це ми незабаром нашемо в одному з наступних кейсів.
