Про клієнта
На момент початку нашої співпраці компанія “Ельдорадо” вже мала досвід автоматизації документообігу в компанії, проте система, яка для цього використовувалася, була налаштована не повністю і не використовувалася співробітниками у щоденній роботі.
Нашою компанією було запропоновано нове сучасне програмне рішення “Документообіг КОРП” з розширеним функціоналом порівняно з версією, яка вже була встановлена в компанії. Вибір нового програмного продукту дозволив уникнути частини доробок та в повній мірі користуватися функціоналом нової системи для оптимізації бізнес-процесів компанії загалом.
Які завдання стояли під час впровадження?
Для великої компанії, якою є “Ельдорадо”, важливо мати єдину систему зберігання, регламентований рух корпоративних документів із контролем виконання.
Автоматизація була потрібна в організації процесів обробки, погодження, реєстрації, а також зберігання внутрішніх організаційно-розпорядчих документів всіх підрозділів компанії. Особливо значним було кількість документів кадрової служби, служби HR, секретаріату, юридичного відділу. Також потребували впорядкування документів щодо вхідної/вихідної кореспонденції. Важливим завданням було побудова цілісного процесу узгодження документів та можливості відстеження статусів документів у реальному часі.
При впровадженні “Документообіг КОРП” команда фахівців Виконавця та Замовника налаштовувала систему “з нуля”. Для цього переглянули існуючі бізнес-процеси для побудови логіки роботи користувачів у системі та визначили важливі вимоги до налаштування системи:
Обмеження прав доступу
В Ельдорадо працює понад 400 офісних співробітників, тому бізнес-процеси та взаємодії між підрозділами непрості. З цієї причини були підвищені вимоги щодо обмеження прав доступу до інформації для різних співробітників, залежно від посади та спеціалізації.
Контроль версій документів
При великій кількості користувачів завжди є ризики випадкової зміни користувачем версії документа та контроль версій був необхідним для компанії.
Штрихкодування
Додатковою вимогою було налаштування штрихкодування документів для полегшення пошуку документів та швидкої обробки вхідної/вихідної кореспонденції співробітниками служби Секретаріату.
Ельдорадо – це найбільша компанія з чітко прописаними регламентами, правилами та процедурами та, також, з власним кваліфікованим IT-відділом. Для продуктивної співпраці та злагодженої роботи впровадження проєкту відбувалося в офісі Ельдорадо, наша методологія впровадження була адаптована до вимог компанії, що послужило основою для якісної взаємодії між нашими командами.
Що було зроблено:
Система була запущена у промислову експлуатацію. Налаштування програми відбувалося у кілька етапів.
На першому етапі було виконано налаштування основних параметрів системи та здійснено заповнення нормативно-довідкової інформації:
- створено структуру папок зберігання документів та налаштування видів цих документів;
- виконано налаштування шаблонів вхідних та вихідних документів;
- налаштовано автоматичне заповнення шаблонів внутрішніх документів (організаційно-розпорядчих наказів);
- запущено процедуру автоматичної нумерації документів згідно з правилами компанії для кількох юридичних осіб;
- налагоджено систему контролю версій об'єктів - карток електронних документів та прикріплених до них файлів;
- налаштовано делегування прав на використання та роботу з документами.
Другим етапом був розподіл прав доступу для керівників вищої ланки, лінійних керівників і рядових співробітників, що дозволяє зберегти конфіденційність документів.
Наступним, третім етапом, були створені маршрути погодження/затвердження для вхідних/вихідних документів, а також налаштовано штрих-кодування вхідної/вихідної документації та інтеграція з обладнанням. Система штрихкодування дозволила суттєво скоротити трудовитрати з пошуку документів та роботи з ними.
На четвертому етапі було налаштовано маршрути погодження/затвердження для організаційно-розпорядчих документів та службових записок департаменту HR. Маршрути погодження/затвердження запускалися системою автоматично після збереження документа, що дозволило мінімізувати ризики появи помилок у маршрутизації документів та коригування користувачами маршрутів погодження документів. Оскільки співробітників офісу компанії понад 400 осіб, узгодження відряджень займало багато часу.
Для спрощення завдання ми створили екранну та друкарську форми реєстру відряджень. Єдиний список дозволив директору затверджувати єдиний список відряджених один раз, а секретареві оперативно друкувати документацію та накази про відрядження.
На останньому, п'ятому етапі було створено маршрути узгодження всіх видів договорів (типових та нетипових) та додаткових угод до них. Для складної системи узгодження договорів у компанії знадобилося доопрацювати систему, щоб призначення відповідальних осіб погоджувалося. Відмінною особливістю проєкту було налаштування узгодження документів електронною поштою для користувачів, які не мають прямого доступу до програми “Документообіг КОРП”.
Запуск системи проводився у два етапи. Першим етапом була тестова експлуатація. Для співробітників компанії було розроблено програму навчання з урахуванням усіх побажань керівництва компанії, також було навчено команду IT-відділу для подальшої підтримки функціонування системи. Після успішного закінчення навчання розпочався тестовий період, протягом якого проводились усі необхідні оперативні консультації та підтримка користувачів. Навчання та робота протягом тестового періоду проводились у тестовій базі. І після успішного тестування системи стартував другий етап – промислова експлуатація.
Результат
У стислі терміни нова система була запущена в промислову експлуатацію і зараз співробітники компанії Ельдорадо працюють у “Документообіг КОРП”.
Документообіг зберігає значну кількість документів, при цьому у користувачів не викликає труднощів знайти необхідний документ, як в електронному, так і паперовому варіанті. Договори більше не затримуються та не забуваються у контрагентів, важливі документи завжди під контролем. Усі етапи підписання та затвердження документів прозорі та зрозумілі користувачам та керівництву.
Контроль доступу дозволив обмежити доступ користувачів до документів, з якими вони не повинні працювати, і таким чином зберегти конфіденційність інформації.
Налаштовані шаблони документів дозволили типізувати документи та полегшили процес заповнення карток електронних документів. А автоналаштованіі шаблони дозволили за лічені секунди заповнювати типові документи, такі як накази, заяви, службові записки та роздруковувати вже заповнені документи.
Налагоджена система версіонування об'єктів дозволила контролювати дії користувачів, як випадкові, так і навмисні, а також уникнути помилок або працювати з більш ранніми, і в деяких випадках коректнішими версіями документа.
Налагоджена система делегування прав дозволила призначати заміни працівникам, які перебувають у відпустці чи відрядженні.
Таким чином, процес переходу на нову версію “Документообіг КОРП” успішно завершився.
Подальші плани
Надалі планується додавання до системи нових користувачів, приєднання до документообігу нових підрозділів. Також планується подальший розвиток системи: додавання та налаштування нових видів документів, у тому числі договорів.
Таким чином, Ельдорадо отримало єдину систему документообігу для свого офісу та магазинів, що, у свою чергу, скоротило паперовий документообіг та трудовитрати на процес обміну та узгодження документів та файлів між підрозділами, зробило проходження документів за маршрутом зрозумілим та контрольованим.
