Скоротити паперовий документообіг;
Зменшити трудовитрати на процес обміну та узгодження документів та файлів між підрозділами у різних країнах.
Про клієнта
“ZEPPELIN” – німецький промисловий концерн, представлений у 20 країнах по всьому світу у сфері дилерства та виробництва. Концерн постачає своїм клієнтам комплексні, високотехнологічні та економічно ефективні рішення у різних галузях: промислове та цивільне будівництво, будівництво та ремонт доріг, гірничодобувна промисловість, мала енергетика, нафтогазова індустрія, лісозаготівельна промисловість, сільськогосподарське виробництво.
На момент початку нашої співпраці, компанія “Zeppelin” використовувала у кількох своїх підрозділах програмне рішення Document Management 8.
Система була суттєво доопрацьована та використовувалася для реєстрації та обробки внутрішніх заявок через систему Help desk, а також для узгодження заявок та документів.
Які завдання стояли під час впровадження?
У певний момент у компанії “ZEPPELIN” виникла потреба організувати єдину систему для документообігу між офісами в різних країнах.
Взявши до уваги мовний аспект, було ухвалено рішення впроваджувати двомовний “Document Management 8”. У такій системі користувач може вибрати, якою мовою працювати в базі - англійською або російською.
Складність переходу з російськомовної версії системи на двомовну полягала в наступному:
-
по-перше, конфігурація була суттєво доопрацьована, при оновленні на нову версію, необхідно було зберегти всі доопрацювання;
-
по-друге, оновлення здійснювалося не просто з російськомовної версії на двомовній, а й з одного релізу програми на інший – новіший. Зважаючи на суттєві відмінності між двома релізами, особливо в частині прав доступу, апгрейд на нову версію вимагав адаптації існуючих налаштувань під нову версію системи;
-
по-третє, при оновленні існувало обмеження щодо безперешкодної роботи користувачів у системі. Усі підготовчі та тестові роботи велися на тестових базах та для оновлення робочої бази було обрано неробочий час. Таким чином нам вдалося оновити конфігурацію на двомовну версію, не зупинивши при цьому ні на секунду роботу користувачів в робочій базі.
Крім того, “ZEPPELIN” – це найбільша міжнародна компанія з чітко прописаними регламентами, правилами та процедурами, а також з власним професійним IT-відділом. Для продуктивної співпраці та злагодженої роботи ми адаптували наші процеси впровадження під вимоги “ZEPPELIN”, чим забезпечили ефективну та якісну взаємодію між нашими командами.
Що було зроблено:
У процесі переходу на нову двомовну версію, ми зробили оновлення конфігурації зі збереженням усіх доопрацювань і налаштувань, які були в попередній конфігурації.
Крім того, роботу системи було оптимізовано шляхом використання нових можливостей, які з'явилися в новій версії програми, і деякі доопрацювання системи ми змогли замінити стандартним функціоналом, якого в старій одномовній версії просто не було.
Результат
Пройшовши етапи оновлення конфігурації, внутрішнього та користувача тестування, нова версія була запущена в промислову експлуатацію і зараз співробітники компанії “ZEPPELIN” вже працюють у новій двомовній системі.
Таким чином, процес переходу на двомовний “Document Management 8” був успішно завершений.
Подальші плани
По завершенню апгрейду на нову версію системи, ми розпочали другий етап впровадження у нашого клієнта – забезпечення ефективної роботи з інвойсами від партнерів.
На даний момент, на різних етапах розробки та тестування знаходяться такі доробки з інвойсів:
-
додавання нових реквізитів до електронних інвойсів;
-
створення механізмів для налаштування імпорту та парсингу документів;
-
створення механізмів імпорту листів, парсингу файлів із різних джерел (сервер, електронна пошта та інших.);
-
налаштування шаблонів для процесів узгодження згідно з матрицею узгодження;
-
налаштування автоматичного запуску процесів узгодження інвойсів.
Таким чином, завдяки апгрейду конфігурації на двомовну із збереженням усіх доопрацювань та налаштувань, “ZEPPELIN” отримав єдину систему документообігу для своїх офісів у різних країнах, що, у свою чергу, скоротило паперовий документообіг та трудовитрати на процес обміну та узгодження документів та файлів між підрозділами.
У найближчому майбутньому планується запуск наступних етапів даного проєкту, метою яких є доопрацювання та доналаштування конфігурації відповідно до економічних цілей та задачами “ZEPPELIN”.
