- Организовать единую англоязычную систему для документооборота между офисами в разных странах;
- Сократить бумажный документооборот;
- Уменьшить трудозатраты на процесс обмена и согласования документов и файлов между подразделениями в разных странах.
«ZEPPELIN» – немецкий промышленный концерн, представленный в 20-ти странах по всему миру в сфере дилерства и производства. Концерн поставляет своим клиентам комплексные, высокотехнологичные и экономически эффективные решения в различных отраслях: промышленное и гражданское строительство, строительство и ремонт дорог, горно-добывающая промышленность, малая энергетика, нефтегазовая индустрия, лесозаготовительная промышленность, сельскохозяйственное производство.
На момент начала нашего сотрудничества, компания «Zeppelin» использовала в нескольких своих подразделениях программное решение «1С:Document Management 8».
Система была существенно доработана и использовалась для регистрации и обработки внутренних заявок через систему Help desk, а также для согласования заявок и документов.
Какие задачи стояли при внедрении
В определённый момент, у компании «Zeppelin» появилась потребность организовать единую систему для документооборота между офисами в разных странах.
Приняв во внимание языковой аспект, было принято решение внедрять двуязычный «1C:Document Management 8». В такой системе пользователь имеет возможность выбрать, на каком языке работать в базе – английском либо русском.
Сложность перехода из русскоязычной версии системы на двуязычную, состояла в следующем:
- во-первых, конфигурация была существенно доработана, при обновлении на новую версию, необходимо было сохранить все доработки;
- во-вторых, обновление осуществлялось не просто с русскоязычной версии на двуязычною, но и с одного релиза программы на другой - более новый. Принимая во внимание существенные различия между двумя релизами, особенно в части прав доступа, апгрейд на новую версию требовал адаптации существующих настроек под новую версию системы;
- в-третьих, при обновлении существовало ограничение в части беспрепятственной работы пользователей в системе. Все подготовительные и тестовые работы велись на тестовых базах и для обновления рабочей базы было выбрано нерабочее время. Таким образом, нам удалось обновить конфигурацию на двуязычную версию, не остановив при этом ни на секунду работу пользователей в рабочей базе.
Что было сделано
В процессе перехода на новую двуязычную версию, нами были сделано обновление конфигурации с сохранением всех доработок и настроек, которые были в предыдущей конфигурации.
Кроме того, работа системы была оптимизирована путем использования новых возможностей, которые появились в новой версии программы и некоторые доработки системы мы смогли заменить стандартным функционалом, которого в старой одноязычной версии просто не было.
Результат
Пройдя этапы обновления конфигурации, внутреннего и пользовательского тестирования, новая версия была запущена в промышленную эксплуатацию и сейчас сотрудники компании Zeppelin уже работают в новой двуязычной системе.
Таким образом, процесс перехода на двуязычный «1C:Document Management 8» был успешно завершен.
Дальнейшие планы
По завершению апгрейда на новую версию системы, мы приступили ко второму этапу внедрения у нашего клиента – обеспечения эффективной работы с инвойсами от партнеров.
На данный момент, на разных этапах разработки и тестирования находятся следующие доработки по инвойсам:
- добавление новых реквизитов в электронные инвойсы;
- создание механизмов для настройки импорта и парсинга документов;
- создание механизмов импорта писем, парсинга файлов с разных источников (сервер, электронная почта и др.);
- настройки шаблонов для процессов согласования согласно матрице согласования;
- настройки автоматического запуска процессов согласования инвойсов.
Таким образом, благодаря апгрейду конфигурации на двуязычную с сохранением всех доработок и настроек, Zeppelin получил единую систему документооборота для своих офисов в разных странах, что, в свою очередь, сократило бумажный документооборот и трудозатраты на процесс обмена и согласования документов и файлов между подразделениями.
В ближайшем будущем планируется запуск следующих этапов данного проекта, целью которых является доработка и донастройка конфигурации в соответствии с экономическими целями и задачами Zeppelin.
