Завдання: Керівництву компанії необхідний був інструмент, з урахуванням якого приймаються управлінські рішення, здійснюється оперативний контроль та бухгалтерський облік діяльності підприємства.
Про клієнта
Після створення в 2003 році компанія ROPA Ukraine пройшла довгий шлях розвитку, до цього дня вдосконалюється, і на даний момент є великим торгово-виробничим підприємством, яке займає лідируючі позиції у своєму сегменті на ринку України.
Основні напрямки діяльності підприємства - продаж, підтримка, обслуговування та ремонт сільськогосподарських машин відомих брендів (ROPA, HORSCH, BERGMANN, KRONE) та власного виробництва.
У компанії працює команда професіоналів, понад 100 осіб, які добре знають і виконують свою справу.
Внаслідок постійного процесу вдосконалення зазнають змін та елементів управління підприємством, зокрема і програмне забезпечення, з урахуванням якого приймаються управлінські рішення, здійснюється оперативний контроль та бухгалтерський облік діяльності підприємства.
Такою зміною стало використання програмного продукту на базі “BAS ERP”.
Які завдання стояли під час впровадження?
Наша співпраця розпочалася на завершальній стадії промислової експлуатації програмного продукту “BAS ERP”.
Метою нашої роботи спочатку була підтримка та відповіді на запитання користувачів, а також вирішення завдань, що виникли під час роботи. Згодом додалися завдання щодо оптимізації використання системи у всіх підрозділах компанії. У більшості випадків бізнес-процеси компанії лягали на типовий функціонал програмного продукту, але в деяких ситуаціях бізнес-процеси виходили за рамки даного програмного продукту і була необхідність доопрацювання функціоналу “BAS ERP”.
Для успішної реалізації цього проєкту ми застосували комплексний підхід до автоматизації, зіставляючи логіку бізнес-процесів та логіку роботи програмного продукту, точно оцінюючи масштаби та доцільність доопрацювання типового функціоналу чи зміни процесів клієнта.
Головною метою проєкту була автоматизація процесу виробництва, можливість контролю виробничого процесу, не забуваючи і про інші аспекти діяльності – продаж та управління підприємством. Не менш важливою вимогою було забезпечення більш ефективної роботи співробітників та якіснішого обслуговування клієнтів. Велика увага приділялася оперативному контролю діяльності швидкого прийняття управлінських рішень.
Як зазначалося раніше, наша співпраця розпочалася на завершальній стадії промислової експлуатації програмного продукту. Роботи із запуску здійснювала інша компанія-підрядник, що є відмінністю цього проєкту. Нашим завданням спочатку була підтримка поточної роботи, а згодом додалося завдання оптимізувати функціонал.
Для досягнення поставленої мети необхідно було реалізувати такі завдання:
-
Накласти складний процес виробництва на типовий функціонал програмного продукту “BAS ERP” з використанням однієї з методик керування виробничим процесом. Процес виробництва здійснюється як власними силами, так і силами переробника.
-
Налаштувати необхідні користувачам звіти.
-
Показати та пояснити співробітникам компанії можливості програмного забезпечення та навчити коректній роботі в “BAS ERP”.
-
Налаштувати права користувачам системи для забезпечення конфіденційності інформації. Стояло завдання обмежити доступ до зарплати та даних фізичних осіб (крім відповідальних користувачів).
-
Закінчити раніше розпочату попередньою компанією доопрацювання системи використання рахунків регламентованого обліку з ПДВ 6431 і 6441. Для клієнта використання зазначених рахунків було важливою позицією. Також потрібно закінчити доопрацювання функціоналу з операцій закупівлі.
-
Закінчити доопрацювання Робочого місця менеджера з продажу.
-
Надати консультації щодо ведення кадрового обліку та роботи з блоком Зарплата.
-
Надати допомогу у закритті періодів (понад 1 рік).
-
Знайти, виправити та навчити виправляти самостійно помилки розрахунку собівартості.
-
Показати функціонал та проконтролювати коректність роботи користувачів щодо розподілу витрат майбутніх періодів.
Що було зроблено:
Було розроблено та продемонстровано декілька моделей виробництва за різними методиками (реєстрація операцій та MES). Клієнт вибрав найбільш підходящу та зручну для роботи модель (MES). Далі відпрацьовувалися деталі, вироблявся загальний механізм роботи.
За запитами користувачів налаштовані звіти типовим механізмом з урахуванням поділу прав доступу. Звіти, які не передбачені типовим механізмом, розроблялися додатково. Налаштовувалися такі звіти, як:
-
Звіт щодо погодження документів “Внутрішнє споживання товарів”;
-
Звіт “Відомість по товарах на складах за документами-розпорядженнями”;
-
Звіт “Собівартість товарів”;
-
Звіт “Відомість з розрахунків із контрагентами – дебіторка” та інші.
За запитом зацікавлених користувачів були показані та пояснені принципи роботи з системою як типового функціоналу, так і доопрацьованого. Надано пояснення про причини помилок ведення обліку, надано рекомендації, як подібних помилок уникнути.
Всім користувачам системи були скориговані права відповідно до посади та необхідності доступу до об'єктів системи.
При роботі з системою було виявлено та усунено неточності у доопрацюванні функціоналу щодо використання рахунків регламентованого обліку з ПДВ 6431 та 6441, допущені попереднім підрядником.
Закінчено доопрацювання з використання Робочого місця менеджера з продажу.
Надано консультації відповідальним співробітникам компанії щодо ведення кадрового обліку в системі. Пояснено методики розрахунку та виплати заробітної плати та інших платежів, продемонстровано можливості системи роботи з блоками Зарплата та Кадри.
Надано допомогу в оперативному закритті великого періоду – року. У найкоротший термін виправлено помилки розрахунку собівартості та інші помилки ведення обліку, через які не закривався період.
Користувачам, відповідальним за закриття місяця показано методику пошуку та виправлення помилок розрахунку собівартості, у тому числі й виробничої, показано функціонал та надано консультації щодо розподілу витрат майбутніх періодів.
Результат
Завдяки комплексному підходу до реалізації завдань нашого клієнта, з логічно правильним продумуванням необхідних доопрацювань, користувачі змогли комфортно працювати в системі, а керівництво – отримати ефективний інструмент для відстеження стану справ на підприємстві та ухвалення управлінських рішень.
Налаштовані оперативні звіти дозволили бачити загальну картину подій на підприємстві, а також контролювати прострочену дебіторську заборгованість, оперативно бачити залишки товарів та вчасно формувати замовлення постачальникам.
Налаштування підсистеми виробництва та застосування методики MES дозволило мати розгорнуте уявлення про процеси, що відбуваються на виробництві, автоматично формувати та відстежувати замовлення переробникам та контролювати власні виробничі процеси. Тепер усі користувачі працюють у єдиній системі і керівництво компанії впевнене у збереженні конфіденційної інформації.
Після встановлення доопрацювання Робоче місце менеджера з продажу робочу базу менеджери змогли оперативно відстежувати наявність товару різних складах у межах різних видів цін, зокрема і собівартості. При використанні Робочого місця менеджера користувачам стало зручно шукати товарні позиції з артикулу чи найменування.
Всі питання, з якими зверталися до нас 70 користувачів системи, оброблялися в найкоротші терміни згідно з виставленими нашим клієнтом пріоритетами.
На даний момент впровадження програмного продукту “BAS ERP” успішно завершено.