Завдання: Роздрібна мережа супермаркетів VARUS – сучасна українська роздрібна мережа класичних супермаркетів, що динамічно розвивається, з широким, якісним асортиментом (31 тис. позицій) та кращими брендами за доступними цінами на ринку України.
Про клієнта
Роздрібна мережа супермаркетів VARUS – сучасна українська роздрібна мережа класичних супермаркетів, що динамічно розвивається, з широким, якісним асортиментом (31 тис. позицій) та кращими брендами за доступними цінами на ринку України.
Мережею управляють дві незалежні компанії ТОВ “Омега” та ТОВ “РТЦ”, головний офіс яких розташований у м. Дніпро.
Перший супермаркет було відкрито 2003 року в Дніпрі, і вже 2013 року VARUS увійшов до ТОП-10 роздрібних мереж України за обсягом товарообігу. У 2014 році було відкрито 13 супермаркетів у Києві та Київській області. У 2015-2016 роках VARUS отримував нагороду Retail Awards “Краща мережа продуктових супермаркетів Дніпра”.
Станом на 2019 рік, мережа налічує 72 супермаркети у 13 містах України, із загальною торговою площею майже 80 тис. кв. м. та понад 6 тис. співробітників.
Супермаркети відрізняються своїм професійним зонуванням товарів та дизайном торгових залів.
Також відмінною перевагою мережі є висока якість продукції власного виробництва: кулінарія, випічка, кондитерські цехи, м'ясо, риба, виробництво під власними торговими марками Вигода™ та Varto™, великі фреш-зони фруктів та овочів.
Сучасні стандарти торговельного сервісу та обслуговування підтримують високий рівень лояльності покупців та впізнаваності бренду.
Які завдання стояли під час впровадження?
На момент початку нашої співпраці у 2012 році компанія працювала у програмних продуктах на базі застарілої платформи, яка мала значні технологічні недоліки. Слабка масштабованість не дозволяла здійснювати повноцінне управління компанією, що динамічно зростає, і підтримувати кількість магазинів, що збільшується. Крім того, технічний супровід системи було припинено, що суттєво ускладнювало подальше використання.
Клієнту була потрібна система, що дає можливості не тільки оперативного збору всієї облікової інформації з розподілених вузлів, а й дозволяє працювати в умовах бізнесу, що розширюється.
Таким чином, метою нашої співпраці з компанією VARUS були:
1) Модернізація технологічної платформи підприємства з метою досягнення прозорості фінансово-господарської діяльності та організації ефективного управління;
2) Зниження трудовитрат на ведення фінансового, бухгалтерського, податкового та інших видів обліку в умовах зростання підприємства;
3) Забезпечення ефективного управління доступом до різних видів облікової та аналітичної інформації;
4) Забезпечення можливості вести всі види обліку за всіма підрозділами в єдиній комплексній інформаційній базі.
Що було зроблено:
На першому етапі нашого проєкту ми виконали комплексне моделювання бізнес-процесів та процесів обліку торгової мережі. У процесі роботи було розглянуто та формалізовано бізнес-процеси компанії та опрацьовано способи реалізації цих процесів у новій системі. Щодо кожного розділу обліку було проведено обговорення з ключовими співробітниками, відповідальними за ці розділи.
Зважаючи на високі вимоги Замовника до формалізації процесів співробітництва та документування всіх дій щодо проєкту, ми супроводжували моделювання підготовкою та здаванням клієнту моделей у системі, протоколів зустрічей з ключовими співробітниками та звітів з виконаних робіт.
За підсумками моделювання був підготовлений структурований список необхідних доопрацювань системи для максимальної адаптації типової конфігурації під бізнес-процеси клієнта. Цей етап дозволив виявити вузькі місця впровадження та побудувати чітку методику проведення автоматизації.
Важливе місце у процесі автоматизації займав функціонал з матеріально-технічного забезпечення. В рамках впровадження даної підсистеми, ми автоматизували процеси надходження основних засобів (ОС) від вітчизняних та іноземних постачальників, переміщення, виготовлення та ремонт ОС (в т.ч. орендованих), введення в експлуатацію, поточний ремонт та обслуговування, модернізація, доукомплектація\ розукомплектація, продаж ОС, облік ОС у заставі та ряд процесів з МШП та МНМА. З метою створення максимально зрозумілого та зручного функціоналу за даними процесами, ми додавали нові реквізити до існуючих документів, створювали нові документи, регістри, обробки, звіти та друковані форми.
У процесі автоматизації підсистеми Казначейства, ми доопрацювали процес формування платіжних документів, механізм створення платіжних документів на підставі заявок, механізми імпорту платіжних документів, документ “Заявка на витрачання коштів”, обробку “Робоче місце скарбника” та інше.
Етап застосування підсистеми Оперативного обліку супроводжувався значними доопрацюваннями типових систем. Найбільш суттєвими були доопрацювання за довідниками “Номенклатура” та “Склади”, документами “Авансовий звіт” та “Податкова накладна”. Також були розроблені такі нові документи як “Надходження товарів та послуг”, “Повернення постачальнику ОУ”, “Реалізація товарів та послуг ОУ”, “Повернення від покупця ОУ”, “Звіт про роздрібні продажі ОУ”, “Переміщення ОУ”, “Списання ОУ та низка інших документів.
З метою забезпечення оперативного отримання фактичних даних та подальшого прийняття грамотних управлінських рішень, ми приділили посилену увагу налаштуванням та доопрацюванням підсистеми Бюджетування, а саме: налаштували та доопрацювали довідники “Правила заповнення полів під час трансляції”, “Структура конструктора правил трансляції”, “Джерела даних” , документ “Бюджетна операція”, звіти “Сценарне прогнозування”, “Обороти за статтями з урахуванням коригувань”, “План-фактний аналіз з урахуванням коригувань”, “Звіт по бюджету з урахуванням коригувань”, “Звірка даних обліків”, “Звірка по контрагентам”.
В рамках автоматизації ведення бухгалтерського та податкового обліку, ми створили обробку щодо закриття рахунків доходів та витрат у розрізі статей доходів та витрат, розробили нові звіти “Управлінський баланс”, “Перелік документів, в яких виникає різниця між БО та НУ”, “Розшифрування рядків Регламентованого звіту “Бухгалтерський баланс (Стандарт №2)”, “Розшифрування рядків Регламентованого звіту “Звіт про фін. результати (Стандарт №3)”, “Реєстр документів щодо нормованих витрат”, Звіт з різниць БО та НУ.
Також у системах були налаштовані та доопрацьовані системи прав доступу та візування документів.
В рамках нашої співпраці ми провели навчання за системами автоматизації бізнесу, що дозволило співробітникам клієнта комфортно та швидко адаптуватися до роботи з новими програмними продуктами.
Результат
Головною метою Замовника було спрощення фінансового та бухгалтерського обліку. Раніше ці завдання забирали багато сил та часу у співробітників. Завдяки грамотному підбору програмних продуктів та максимальної адаптації типових продуктів під потреби компанії наш замовник отримав зручні та ефективні інструменти для роботи. Можливість своєчасно бачити актуальну інформацію з усіх філій торгової мережі дозволила клієнтам підняти не лише продуктивність, а й якість їхньої роботи.
Результатами автоматизації стали помітне підвищення ефективності роботи бухгалтерії та фінансового відділу компанії, зниження навантаження на співробітників, суворіший контроль за фінансовими потоками та зростання прибутку.
Моделювання бізнес-процесів та ділянок обліку дозволили спроєктувати подальшу роботу з автоматизації компанії. Розроблені плани та схеми дозволили досягти у процесі впровадження якісних результатів:
-
Єдина інформаційна база, в яку були об'єднані віддалені філії компанії, дала можливість у максимально короткі терміни отримувати повну, актуальну та достовірну інформацію про стан бізнесу в компанії та формувати єдину звітність;
-
Значно спрощено контролю над рухом коштів, як у окремих магазинах підприємства, так і у всій мережі загалом;
-
Зменшилися фінансові втрати, пов'язані з помилками оперативного обліку.
Варто зазначити, що з метою максимально збільшити ефективність комунікацій та швидкість реагування на запити клієнта, ми велику частину робіт виконували в офісі клієнта.
Досвід роботи з торговельною мережею VARUS показав, що навіть дуже складні та ризиковані, на перший погляд, проєкти, при грамотному плануванні, ефективній комунікації та якісному впровадженні, стають успішними та забезпечують клієнтам досягнення їхніх бізнес-цілей!