Розничная сеть супермаркетов VARUS – современная украинская динамично развивающаяся розничная сеть классических супермаркетов с широким, качественным ассортиментом (31 тыс. позиций) и лучшими брендами по доступным ценам на рынке Украины.
Сетью управляют две независимые компании ООО «Омега» и ООО «РТЦ», головной офис которых расположен в г. Днепр.
Первый супермаркет был открыт в 2003 году в Днепре, и уже в 2013 году VARUS вошел в ТОП-10 розничных сетей Украины по объему товарооборота. В 2014 году было открыто 13 супермаркетов в Киеве и Киевской области. В 2015-2016 годах VARUS получал награду Retail Awards «Лучшая сеть продуктовых супермаркетов Днепра».
По состоянию на 2019 год, сеть насчитывает 72 супермаркета в 13 городах Украины, с общей торговой площадью почти 80 тыс. кв. м. и более 6 тыс. сотрудников.
Супермаркеты отличаются своим профессиональным зонированием товаров и дизайном торговых залов.
Также отличительным преимуществом сети является высокое качество продукции собственного производства: кулинария, выпечка, кондитерские цеха, мясо, рыба, производство под собственными торговыми марками «Выгода»™ и «Varto»™, большие фреш-зоны фруктов и овощей.
Современные стандарты торгового сервиса и обслуживания поддерживают высокий уровень лояльности покупателей и узнаваемости бренда.
Какие задачи стояли при внедренииНа момент начала нашего сотрудничества в 2012 году, компания работала в программных продуктах на базе платформы 1С:Підприємство 7.7. Устаревшая программная платформа системы автоматизации учета имела существенные технологические недостатки. Слабая масштабируемость не позволяла осуществлять полноценное управление динамично растущей компанией и поддерживать увеличивающееся количество магазинов. Кроме того, техническое сопровождение системы была прекращено, что существенно затрудняло дальнейшее использование.
Клиенту требовалась система, дающая возможности не только оперативного сбора всей учетной информации с распределенных узлов, но и позволяющая работать в условиях расширяющегося бизнеса.
Таким образом, целями нашего сотрудничества с компанией VARUS были:
1) Модернизация технологической платформы предприятия с целью достижения прозрачности финансово-хозяйственной деятельности и организации эффективного управления;
2) Снижение трудозатрат на ведение финансового, бухгалтерского, налогового и других видов учета в условиях роста предприятия;
3) Обеспечение эффективного управления доступом к различным видам учетной и аналитической информации;
4) Обеспечение возможности вести все виды учета по всем подразделениям в единой комплексной информационной базе.
Что было сделаноНа первом этапе нашего проекта мы выполнили комплексное моделирование бизнес-процессов и процессов учета торговой сети. В процессе работы были рассмотрены и формализованы бизнес-процессы компании и проработаны способы реализации этих процессов в новой системе. По каждому разделу учета были проведены обсуждения с ключевыми сотрудниками, ответственными за эти разделы.
Принимая во внимания высокие требования Заказчика к формализации процессов сотрудничества и документированию всех действий по проекту, мы сопровождали моделирование подготовкой и сдачей клиенту моделей в системе, протоколов по встречам с ключевыми сотрудниками и отчетов по выполненным работам.
По итогам моделирования был подготовлен структурированный перечень необходимых доработок системы для максимальной адаптации типовой конфигурации под бизнес-процессы клиента. Этот этап позволил выявить узкие места внедрения и выстроить четкую методику проведения автоматизации.
По итогам моделирования было принято решение внедрять три программных продукта: «Управління торговим підприємством 8», Модуль «Управленческий учёт» для ведения управленческого и финансового учета, и «Зарплата і управління персоналом 8».
Большая часть доработок системы мы осуществили на базе Управління торговим підприємством 8.
Важное место в процессе автоматизации занимал функционал по Материально-техническому обеспечению. В рамках внедрения данной подсистемы, мы автоматизировали процессы поступления основных средств (ОС) от отечественных и иностранных поставщиков, перемещения, изготовление и ремонт ОС (в т.ч. арендованных), ввод в эксплуатацию, текущий ремонт и обслуживание, модернизация, доукомплектация\ разукомплектация, продажа ОС, учет ОС в залоге и ряд процессов с МБП и МНМА. С целью создания максимально понятного и удобного функционала по данным процессам, мы добавляли новые реквизиты в существующими документы, создавали новые документы, регистры, обработки, отчеты и печатные формы.
В процессе автоматизации подсистемы Казначейства, мы доработали процесс формирования платежных документов, механизм создания платежных документов на основании заявок, механизмы импорта платежных документов, документ «Заявка на расходование денежных средств», обработку «Рабочее место казначея» и другое.
Этап внедрения подсистемы Оперативного учета сопровождался значительными доработками типовых систем. Помимо вышеуказанных системам, наши клиенты также использовали отдельную утилиту по оперативному учету (ОУ), и, нашей задачей было создать в Управління торговим підприємством 8 новые документы для обмена между Управління торговим підприємством 8 и утилитой ОУ. Наиболее существенными были доработки по справочникам «Номенклатура» и «Склады», документам «Авансовый отчет и «Налоговая накладная». Также были разработаны такие новые документы как «Поступление товаров и услуг О)», «Возврат поставщику ОУ», «Реализация товаров и услуг ОУ», «Возврат от покупателя ОУ», «Отчет о розничных продажах ОУ», «Перемещение ОУ», «Списание ОУ» и ряд других документов.
С целью обеспечения оперативного получения фактических данных и дальнейшего принятия грамотных управленческих решений, мы уделили усиленное внимание настройкам и доработкам подсистемы Бюджетирования, а именно: настроили и доработали справочники «Правила заполнения полей при трансляции», «Структура конструктора правил трансляции», «Источники данных», документ «Бюджетная операция», отчеты «Сценарное прогнозирование», «Обороты по статьям с учетом корректировок», «План-фактный анализ с учетом корректировок», «Отчет по бюджету с учетом корректировок», «Сверка данных учетов», «Сверка по контрагентам».
В рамках автоматизации ведения бухгалтерского и налогового учета, мы создали обработку по закрытию счетов доходов и затрат в разрезе статей доходов и затрат, разработали новые отчеты «Управленческий баланс», «Перечень документов, в которых возникает разница между БУ и НУ», «Расшифровка строк Регламентированного отчёта «Бухгалтерский баланс (Стандарт №2)», «Расшифровка строк Регламентированного отчёта «Отчет о фин. результате (Стандарт №3)», «Реестр документов по нормируемым расходам», Отчёт по разницам БУ и НУ.
Также в системах Управління торговим підприємством 8 и Модуль «Управленческий учёт» были настроены и доработаны системы прав доступа и визирования документов.
В рамках нашего сотрудничества, мы провели обучение по системам Управління торговим підприємством 8 и Модуль «Управленческий учёт», что позволило сотрудникам клиента комфортно и быстро адаптироваться к работе с новыми программными продуктами.
РезультатГлавной целью Заказчика было упрощение ведения финансового и бухгалтерского учета. Ранее эти задачи отнимали много сил и времени у сотрудников. Благодаря грамотному подбору программных продуктов и максимальной адаптации типовых продуктов под потребности компании, наш заказчик получил удобные и эффективные инструменты для работы. Возможность своевременно видеть актуальную информацию по всем филиалам торговой сети позволила клиентам поднять не только производительность, но и качество их работы.
Результатами автоматизации стали заметное повышение эффективности работы бухгалтерии и финансового отдела компании, снижение нагрузки на сотрудников, более строгий контроль за финансовыми потоками и рост прибыли.
Моделирование бизнес-процессов и участков учета позволили спроектировать дальнейшую работу по автоматизации компании. Разработанные планы и схемы позволили достичь в процессе внедрения качественных результатов:
-
Единая информационная база, в которую были объединены удаленные филиалы компании, дала возможность в максимально короткие сроки получать полную, актуальную и достоверную информацию о состоянии бизнеса в компании, и формировать единую отчетность;
-
Значительно упрощен контроль за движением денежных средств, как в отдельных магазинах компании, так и во всей сети в целом;
-
Снизились финансовые потери, связанные с ошибками оперативного учета.
Стоит отметить, что с целью максимально увеличить эффективность коммуникаций и скорость реагирования на запросы клиента, мы большую часть работ выполняли в офисе клиента.
Опыт работы с торговой сетью VARUS показал, что даже очень сложные и рискованные, на первый взгляд, проекты, при грамотном планировании, эффективной коммуникации и качественном внедрении, становятся успешными, и обеспечивают клиентам достижения их бизнес-целей!