Створення ефективного інструменту для управління оперативним та фінансовим обліком у компанії EVA

Про клієнта

Лінія магазинів EVA - найбільша національна мережа магазинів краси та здоров'я, що пропонує широкий асортимент товарів декоративної косметики, товари для догляду за обличчям та тілом, біжутерію, аксесуари, побутові товари, а також товари для догляду за дітьми. Понад 5000000 є користувачами програми лояльності EVA МОЗАЇКА.

П'ять років поспіль компанія EVA не залишає лідерські позиції, отримуючи нагороду Національної премії України Retail Awards “Вибір споживача”, а наприкінці 2018 року Лінію магазинів EVA визнали “Найкращим магазином краси та здоров'я” за версією міжнародного фестивалю-конкурсу премії “Вибір року-2018” .

За 16 років компанія виросла до 800 магазинів по всій території України (станом на 18.03.2019), представила більш ніж 40 000 асортиментних позицій, а також започаткувала 37 власних торгових марок.

Наразі штат співробітників мережі налічує понад 9000 осіб. EVA дотримується найвищих стандартів роботи з клієнтами та високого рівня корпоративної культури, що відображено у моделі сервісу компанії.

Які завдання стояли під час впровадження?

В умовах роздрібної мережі магазинів компанії EVA, що динамічно розвивається, широкого і постійно оновлюваного асортименту продукції, стрімко збільшувалися масштаби компанії, що в свою чергу накладало додаткові вимоги до програмного продукту, в якому відображалися бізнес-процеси компанії та здійснювався оперативний, бухгалтерський, управлінський та інші види обліку.

На момент нашого знайомства компанія вже вела облік кадрів та заробітної плати у програмі “Управління виробничим підприємством 8”, але бухгалтерський та управлінський облік компанії вироблявся у двох різних програмних продуктах на базі застарілої платформи “1С:Підприємство 7.7”, які перестали задовольняти поточні потреби бізнесу, компанії, що динамічно росте, з величезною кількістю роздрібних магазинів по всій території України, та необхідністю оперативно отримувати інформацію від магазинів мережі.

Програмний продукт “Управління виробничим підприємством 8” є комплексним рішенням щодо автоматизації управління, обліку та планування на підприємствах. Конфігурація дозволяє автоматизувати завдання оперативного, управлінського, бухгалтерського та податкового обліку, обліку кадрів та розрахунку заробітної плати, аналізу та фінансового планування, підготовку обов'язкової (регламентованої) звітності, забезпечуючи тим самим ефективне управління сучасним підприємством.

В результаті проведення обстеження командою професіоналів в особі нашої компанії було з'ясовано основні потреби замовника та визначено такі цілі нашої подальшої співпраці:

• Консолідувати облік по підприємству, у структурі якого дві організації, із чотирьох різних інформаційних баз в одну;

• Забезпечити автоматичне формування управлінської звітності з урахуванням даних регламентованого обліку;

• Впровадити програмне забезпечення на базі сучасної платформи “1С:Підприємство 8”, а саме “Управління виробничим підприємством 8”;

• Знизити трудовитрати на ведення різних видів обліку в різних базах та забезпечити управління доступом до аналітичної інформації за допомогою реалізації обмінів із роздрібною системою підприємства;

• Забезпечити легку масштабованість в умовах зростаючого асортименту продукції та кількості роздрібних точок мережі.

Що було зроблено

Командою аналітиків нашої компанії було виконано комплексне моделювання бізнес-процесів замовника. Завдяки активній взаємодії з боку клієнта, щодо кожного виду обліку компанії було проведено обговорення з ключовими співробітниками компанії, відповідальними за ці розділи.

За підсумками моделювання було підготовлено структурований перелік необхідних доопрацювань системи “Управління виробничим підприємством 8” для максимальної адаптації типової конфігурації під бізнес-процеси клієнта. Цей етап дозволив виявити вузькі місця впровадження та побудувати чітку методику проведення автоматизації.

З метою консолідувати облік по підприємству в одній інформаційній базі було здійснено перенесення залишків та нормативно-довідкової інформації зі старих систем обліку, виконано розробки за механізмами автоматичного перенесення залишків з таких джерел, як типові регістри, а також файли xls.

Для реалізації завдання автоматичного формування управлінської звітності на базі даних регламентованого обліку було розроблено механізм трансляції, який є універсальним механізмом, що дозволяє за даними одного виду обліку отримати дані іншого виду обліку. Принцип роботи механізму полягає у правилах трансляції, що задаються користувачами, виходячи з конкретних цілей та вимог до її результатів.

На етапі впровадження було додано окремий модуль нашої власної розробки з управлінського обліку, що дозволило максимально швидко виконати доопрацювання за функціоналом підсистеми Казначейства, Бюджетування, Оперативного обліку з метою максимально адаптувати типовий функціонал системи під індивідуальні потреби бізнесу клієнта.

У модулі “Бюджетування” були доопрацьовані операції зі створення оперативних бюджетів руху коштів, встановлення контролю заявок на витрачання коштів, обробка “Актуалізація залишків оперативного бюджету”, що дозволяє перенести залишки, невикористані в минулих періодах, обробка “Оперативне планування надходжень”, яка згідно з певним алгоритмом формує планові надходження за вказаним поточним рахунком.

Найбільш значущими були доопрацювання з обліку договорів оренди та суборенди, обліку додаткових угод за цими договорами, формування нарахувань та оплати послуг оренди, а також функціонал звіряння з контрагентами за даними послуг. За функціоналом підсистеми обліку оренди було розроблено низку нових документів, операцій, звітів та довідників системи.

Також за функціоналом підсистеми обліку послуг оренди було розроблено низку операцій з обліку комунальних послуг за договорами оренди, що дає можливість автоматично, виходячи з умов договору, здійснювати формування рахунків на оплату постачальникам з комунальних послуг, заявки та погодження заявок на оплату комунальних послуг, формування нарахувань та актів звіряння з комунальних послуг договорів оренди.

З метою зниження трудовитрат на ведення різних видів обліку в різних базах та забезпечити управління доступом до аналітичної інформації було реалізовано механізм обміну з роздрібною системою підприємства, який полягав у доопрацюванні переліку нових операцій у документах надходження та реалізації товарів, документах приходу та витрати коштів з оглядом на особливості їх відображення у регламентованому та управлінському обліку. Завдяки механізму обміну було автоматизовано процес заповнення інформації в документах на підставі даних з утиліти з оперативного обліку роздрібних операцій.

Для досягнення максимальної адаптації типового продукту під індивідуальні потреби бізнесу було значно доопрацьовано блок обліку договорів у системі за допомогою доопрацювання нових документів, таких як “Проєкт договору”, “Додаткова угода до договору”, додано нові реквізити до договорів закупівлі, продажу, передачі на комісію, оренди, еквайрингу, а також реалізовано доопрацювання низки нових операцій, які дозволяють автоматично формувати документи оплати, заявок на оплати, замовлень, закриття часткових поставок відповідно до умов договорів.

Завершальним етапом було проведено групове навчання співробітників клієнта по роботі із системою загалом та доопрацьованим функціоналом зокрема. Команда бізнес- аналітиків здійснювала консультаційну підтримку на етапі промислової експлуатації з метою полегшити для користувачів перехід у нову систему.

Результат

Завдяки високому рівню професіоналізму нашої команди було виконано максимальну адаптацію типового продукту під потреби клієнта, який отримав зручні та ефективні інструменти для роботи. Можливість своєчасно бачити актуальну інформацію з усіх філій торгової мережі дозволила компанії EVA підняти не тільки продуктивність, а й якість сервісу.

В результаті виконаних робіт проєктною командою в особі співробітників нашої компанії та замовника, ми отримали комплексну, масштабовану автоматизовану систему, адаптовану під індивідуальні особливості обліку, знизили трудомісткі витрати на ведення оперативного, податкового, фінансового видів обліку, мінімізували ймовірність виникнення помилок, що тягнуть за собою фінансові втрати. .

Більшість робіт було виконано в офісі клієнта, що дозволило підвищити швидкість реагування на запити замовника і спростити процес комунікації в цілому.

Реалізація проєкту була завершена успішно у заздалегідь обумовлені терміни, про що свідчить наша довга історія подальшої співпраці з компанією EVA в режимі інформаційно-технічного супроводу.