Линия магазинов EVA - крупнейшая национальная сеть магазинов красоты и здоровья, предлагающая широкий ассортимент товаров декоративной косметики, товары по уходу за лицом и телом, бижутерию, аксессуары, бытовые товары, а также товары по уходу за детьми. Более 5000000 человек являются пользователями программы лояльности EVA МОЗАЇКА.
Пять лет подряд компания EVA не оставляет лидерские позиции, получая награду Национальной премии Украины Retail Awards «Выбор потребителя», а в конце 2018 Линию магазинов EVA признали «Лучшим магазином красоты и здоровья» по версии международного фестиваля-конкурса премии «Вибір року-2018».
За 16 лет компания выросла до 800 магазинов по всей территории Украины (по состоянию на 18.03.2019), представила более чем 40 000 ассортиментных позиций, а также основала 37 собственных торговых марок.
Сейчас штат сотрудников сети насчитывает более 9000 человек. EVA придерживается самых высоких стандартов работы с клиентами и высокого уровня корпоративной культуры, что отражено в модели сервиса компании.
Какие задачи стояли при внедрении
В условиях динамично развивающейся розничной сети магазинов компании EVA, широкого и постоянно обновляющегося ассортимента продукции, стремительно увеличивались масштабы компании, что в свою очередь накладывало дополнительные требования к программному продукту, в котором отображались бизнес-процессы компании и производился оперативный, бухгалтерский, управленческий и другие виды учета.
На момент нашего знакомства компания уже вела учет кадров и заработной платы в программе Управління виробничим підприємством 8, но бухгалтерский и управленческий учет компании производился в двух различных программных продуктах на базе устаревшей платформы 1С:Підприємство 7.7, которые перестали удовлетворять текущим потребностям бизнеса, не позволяли управлять динамично растущей компанией с огромным количеством розничных магазинов по всей территории Украины, оперативно получать информацию от магазинов сети.
Программный продукт Управління виробничим підприємством 8 является комплексным решением по автоматизации управления, учета и планирования на предприятиях. Конфигурация позволяет автоматизировать задачи оперативного, управленческого, бухгалтерского и налогового учета, учета кадров и расчета заработной платы, анализа и финансового планирования, подготовку обязательной (регламентированной) отчетности, обеспечивая тем самым эффективное управление современным предприятием.
В результате проведения обследования командой профессионалов в лице нашей компании, были выяснены основные потребности заказчика и определены такие цели нашего дальнейшего сотрудничества:
- Консолидировать учет по предприятию, в структуре которого две организации, из четырех различных информационных баз в одну;
- Обеспечить автоматическое формирование управленческой отчетности на базе данных регламентированного учета;
- Внедрить программное обеспечения на базе современной платформы 1С:Підприємство 8, а именно Управління виробничим підприємством 8;
- Снизить трудозатраты на ведения различных видов учета в разных базах и обеспечить управления доступом к аналитической информации при помощи реализации обменов с розничной системой предприятия;
- Обеспечить легкую масштабируемость в условиях растущего ассортимента продукции и количества розничных точек сети.
Что было сделано
Командой аналитиков нашей компании было выполнено комплексное моделирование бизнес-процессов заказчика. Благодаря активному взаимодействия со стороны клиента, по каждому виду учета компании были проведены обсуждения с ключевыми сотрудниками компании, ответственными за эти разделы.
По итогам моделирования был подготовлен структурированный перечень необходимых доработок системы Управління виробничим підприємством 8 для максимальной адаптации типовой конфигурации под бизнес-процессы клиента. Этот этап позволил выявить узкие места внедрения и выстроить четкую методику проведения автоматизации.
С целью консолидировать учет по предприятию в одной информационной базе был произведен перенос остатков и нормативно-справочной информации из старых систем учета, выполнены разработки по механизмам автоматического переноса остатков из таких источников, как типовые регистры, а также xls файлы.
Для реализации задачи автоматического формирования управленческой отчетности на базе данных регламентированного учета был разработан механизм трансляции, который является универсальным механизмом, позволяющим по данным одного вида учета получить данные другого вида учета. Принцип работы механизма заключается в правилах трансляции, задаваемых пользователями, исходя из конкретных целей и требований к ее результатам.
На этапе внедрения был добавлен отдельный модуль нашей собственной разработки по управленческому учету, который позволил максимально быстро выполнить доработки по функционалу подсистемы Казначейства, Бюджетирования, Оперативного учета с целью максимально адаптировать типовой функционал системы под индивидуальные потребности бизнеса клиента.
В модуле «Бюджетирование» были доработаны операции по созданию оперативных бюджетов движения денежных средств, установка контроля заявок на расходование денежных средств, обработка «Актуализация остатков оперативного бюджета», которая позволяет перенести остатки, не использованные в прошлых периодах, обработка «Оперативное планирование поступлений», которая согласно определенному алгоритму формирует плановые поступления по указанному текущему счету.
Наиболее значимыми были доработки по учету договоров аренды и субаренды, учету дополнительных соглашений по данным договорам, формирование начислений и оплат по услугам аренды, а также функционал сверки с контрагентами по данным услугам. По функционалу подсистемы учета аренды был разработан ряд новых документов, операций, отчетов и справочников системы.
Также по функционалу подсистемы учета услуг аренды был разработан ряд операций по учету коммунальных услуг по договорам аренды, что дает возможность автоматически, исходя из условий договора, осуществлять формирование счетов на оплату поставщикам по коммунальным услугам, заявки и согласование заявок на оплату коммунальных услуг, формирование начислений и актов сверки по коммунальным услугам договоров аренды.
С целью снизить трудозатраты на ведения различных видов учета в разных базах и обеспечить управления доступом к аналитической информации был реализован механизм обмена с розничной системой предприятия, который заключался в доработке перечня новых операций в документах поступления и реализации товаров, документах прихода и расхода денежных средств с оглядкой на особенности их отражения в регламентированном и управленческом учете. Благодаря механизму обмена был также автоматизирован процесс заполнения информации в документах на основании данных из утилиты по оперативному учету розничных операций.
Для достижения максимальной адаптации типового продукта под индивидуальные потребности бизнеса был значительно доработан блок учета договоров в системе посредством доработки новых документов, таких как «Проект договора», «Дополнительное соглашение к договору», добавлены новые реквизиты в договора закупки, продажи, передачи на комиссию, аренды, эквайринга, а также реализованы доработки ряда новых операций, которые позволяют автоматически формировать документы оплат, заявок на оплаты, заказов, закрытия частичных поставок в соответствии с условиями договоров.
Завершающим этапом было проведено групповое обучение сотрудников клиента по работе с системой в целом и доработанным функционалом в частности. Команда бизнес-аналитиков осуществляла консультационную поддержку на этапе промышленной эксплуатации, с целью облегчить для пользователей переход в новую систему.
Результат
Благодаря высокому уровню профессионализма нашей команды была выполнена максимальная адаптация типового продукта под потребности клиента, который получил удобные и эффективные инструменты для работы. Возможность своевременно видеть актуальную информацию по всем филиалам торговой сети позволила компании EVA поднять не только производительность, но и качество сервиса.
В результате выполненных работ проектной командой в лице сотрудников нашей компании и заказчика, мы получили комплексную, масштабируемую автоматизированную систему, адаптированную под индивидуальные особенности учета, снизили трудозатраты по ведению оперативного, налогового, финансового видов учета, минимизировали вероятность возникновения ошибок, влекущих за собой финансовые потери.
Большая часть работ была выполнена в офисе клиента что позволило повысить скорость реагирования на запросы заказчика и упростить процесс коммуникации в целом.
Реализация проекта была завершена успешно, в заранее оговоренные сроки, чему свидетельствует наша долгая история дальнейшего сотрудничества с компанией EVA в режиме информационно-технического сопровождения.