Внедрение системы для компании Protoria

О клиенте

Protoria объединяет розничную сеть из 25 магазинов в 15 городах Украины по продаже компьютерной, бытовой техники и электроники (Samsung, Huawei, Киевстар) и сеть интернет-магазинов, которая охватывает всю страну.

Компания работает на рынке почты 10 лет, на протяжении которых более 200 сотрудников ежедневно предоставляют поддержку в открытии новых магазинов (поиск помещений, сопровождения в ремонтных работах, создание сайтов), кадровом менеджменте, управлении продажами, логистике, бухгалтерии, управлении закупками и развитии бизнеса.


Какие задачи стояли при внедрении

Проанализировав бизнес-процессы клиента, его потребности и пожелания, мы пришли к выводу, что ни одно из существующих программных решений не соответствует возложенным на него задачам. Клиенту необходима была удобная, понятная, доступная и легко сопровождаемая система для ведения управленческого, регламентированного, кадрового учета, расчета и выплаты заработной платы, и, конечно, для работы фронт-офиса непосредственно в торговых точках.

Поэтому мы остановили свой выбор на комплексном решении из 3-х программных продуктов, которое совместно покрывало бы все потребности клиента и, благодаря грамотно настроенным обменам, не создавало бы для пользователей неудобств, связанных с работой в нескольких программах одновременно.

Так, было принято решение внедрять «Управління торговим підприємством 8» для ведения управленческого и регламентированного учета, «Зарплата і управління персоналом 8» для ведения кадрового учета и расчета зарплаты, и «Роздрібна торгівля 8» – для работы фронт-офиса в магазинах.


Что было сделано

Работы по внедрению новых программных продуктов мы начали с установки программного обеспечения на сервере клиента и первичной настройки систем «Управління торговим підприємством 8», «Зарплата і управління персоналом 8» и «Роздрібна торгівля 8». Поскольку наши клиенты уже работали в предыдущей системе, мы также организовали перенос данных и остатков в новые системы.

В рамках настройки и переноса данных, мы обеспечили настройку учетной политики, заполнение справочников и ввод первичных документов для начала работы в программах.

С целью обеспечить оперативный и комфортный переход пользователей на работу в новых системах, наша компания провела обучение по новым программным продуктам.

На следующем этапе мы согласовали и настроили обмены между новыми программами, а также между «Управління торговим підприємством 8», «Роздрібна торгівля 8» и существующей у клиента системой WMS (система управления складом). В рамках данной задачи мы реализовали ряд существенных доработок, таких как, автоматическая выгрузка документов «Заказ поставщику», «Возврат поставщику» из «Управління торговим підприємством 8» в WMS, документов «Перемещение товаров», «Реализация товаров» из «Роздрібна торгівля 8» в WMS, загрузка документов «Поступление товаров и услуг», «Расходный ордер на товары», «Инвентаризация товара» из WMS в «Управління торговим підприємством 8», загрузка документов «Расходный ордер на товар», «Приходный ордер на товар», «Возврат товара» из WMS в «Роздрібна торгівля 8». Также мы добавили ряд новых реквизитов и признаков в существующие документы, что позволило более гибко настроить автоматическое заполнение документов и права на их редактирование.

Кроме этого, мы настроили обмен между «Управління торговим підприємством 8» и сайтом (интернет-магазином), что обеспечило оперативную передачу данных об остатках товаров и изменениях цен на сайт. В рамках данной задачи наша компания также реализовала новую обработку для вывода цен на сайт по сторонним поставщикам.

Также были настроены обмены «Управління торговим підприємством 8» с системами клиент-банк нескольких банков.

Для того чтобы сделать работу в новых системах максимально удобной и понятной для пользователей, мы согласовали с клиентом и реализовали ряд других доработок. Среди наиболее существенных необходимо выделить доработки существующих и разработки новых отчетов (например, «Лимит касс по магазинам», «Отчет по чекам в разрезе видов оплат») и печатных форм документов согласно пожеланиям клиента.

Также, путем добавления новых реквизитов, настройки автозаполнения и изменения процедур, мы доработали такие документы, как «Отчет о розничных товарах», «Расходный ордер на товары», «Реализация Товаров», «Установка Цен Номенклатуры», «Чек ККМ» «Приходный кассовый ордер», «Налоговая накладная» и другие.
В рамках настройки системы «Роздрібна торгівля 8» мы реализовали удобную печать этикеток и ценников, возможность делать частичный возврат при оплате картой в розничном магазине, дополнительную проверку корректности данных по суммам, типам оплаты и продавцам перед передачей данных на фискальный регистратор.

С целью обеспечения оперативной передачи данных между системами «Управління торговим підприємством 8», WMS и сайтом, были добавлены ряд регламентированных заданий, что позволило автоматизировать процесс актуализации данных в интернет-магазинах. Так, были настроены такие регламентные задания как «Выгрузка остатков на сайт» (периодичность выполнения - каждые 5 секунд), «Выгрузка цен на сайт» (периодичность – каждые 10 минут), «Загрузка Заказов» (периодичность - каждые 30 секунд), «Обмен регулярный» (прочие обмены, периодичность - раз в сутки).

По окончанию основных этапов перехода на новые программные продукты, мы предоставляли для нашего клиента полную техническую и консультационную поддержку в течении первых 3-х месяцев работы с новыми системами. Это позволило пользователям быстрее адаптироваться к работе в новых программах, а нам - более тонко донастроить системы согласно пожеланиям заказчика.


Результат

Процесс перехода на новые программные продукты – это всегда рискованно и ключевую роль в успешности данного процесса играют такие факторы, как грамотный подбор новой системы, квалификация партнера, который ее внедряет, и вовлеченность пользователей в процесс перехода на новую программу.

В нашем проекте с Protoria нам удалось воссоединить все необходимые для успеха критерии, и, как результат, наш клиент в кратчайшие сроки получил комплексное программное решение, с помощью которого были автоматизированы все необходимые бизнес-процессы клиента.