Впровадження системи для компанії Protoria

Про клієнта

Protoria об'єднує роздрібну мережу з 25 магазинів у 15 містах України з продажу комп'ютерної, побутової техніки та електроніки (Samsung, Huawei, Київстар) та мережу інтернет-магазинів, що охоплює всю країну.

Компанія працює на ринку пошти 10 років, протягом яких понад 200 співробітників щодня надають підтримку у відкритті нових магазинів (пошук приміщень, супроводу в ремонтних роботах, створення сайтів), кадровому менеджменті, управлінні продажами, логістиці, бухгалтерії, управлінні закупівлями та розвитку бізнесу.

Які завдання стояли під час впровадження?

Проаналізувавши бізнес-процеси клієнта, його потреби та побажання, ми дійшли висновку, що жодне з існуючих програмних рішень не відповідає покладеним на нього завданням. Клієнту необхідна була зручна, зрозуміла, доступна та легко супроводжувана система для ведення управлінського, регламентованого, кадрового обліку, розрахунку та виплати заробітної плати, і, звичайно, для роботи фронт-офісу безпосередньо у торгових точках.

Тому ми зупинили свій вибір на комплексному рішенні з 3-х програмних продуктів, яке спільно покривало всі потреби клієнта і, завдяки грамотно налаштованому обміну, не створювало б для користувачів незручностей, пов'язаних з роботою в декількох програмах одночасно.

Так було прийнято рішення впроваджувати “Управління торговим підприємством 8” для ведення управлінського та регламентованого обліку, “Зарплата та управління персоналом 8” для ведення кадрового обліку та розрахунку зарплати, та “Роздрібна торгівля 82 – для роботи фронт-офісу в магазинах.

Що було зроблено:

Роботи з впровадження нових програмних продуктів ми розпочали з встановлення програмного забезпечення на сервері клієнта та первинного налаштування систем “Управління торговим підприємством 8”, “Зарплата та управління персоналом 8” та “Роздрібна торгівля 8”. Оскільки наші клієнти вже працювали у попередній системі, ми також організували перенесення даних та залишків у нові системи.

У рамках налаштування та перенесення даних ми забезпечили налаштування облікової політики, заповнення довідників та введення первинних документів для початку роботи в програмах.

З метою забезпечення оперативного та комфортного переходу користувачів на роботу в нових системах, наша компанія провела навчання за новими програмними продуктами.

На наступному етапі ми узгодили та налаштували обміни між новими програмами, а також між “Управління торговим підприємством 8”, “Роздрібна торгівля 8” та існуючою у клієнта системою WMS (система управління складом). В рамках цього завдання ми реалізували низку істотних доопрацювань, таких як автоматичне вивантаження документів “Замовлення постачальнику”, “Повернення постачальнику” з “Управління торговим підприємством 8” у WMS, документів “Переміщення товарів”, “Реалізація товарів” з “Роздрібна торгівля 8” у WMS, завантаження документів “Надходження товарів та послуг”, “Витратний ордер на товари”, “Інвентаризація товару” з WMS до “Управління торговим підприємством 8”, завантаження документів “Витратний ордер на товар”, “Прибутковий ордер на товар”, “Повернення товару” з WMS до “Роздрібної торгівлі 8”. Також ми додали низку нових реквізитів та ознак до існуючих документів, що дозволило гнучкіше налаштувати автоматичне заповнення документів та права на їх редагування.

Крім цього, ми налаштували обмін між “Управління торговим підприємством 8” та сайтом (інтернет-магазином), що забезпечило оперативну передачу даних про залишки товарів та зміни цін на сайт. В рамках цього завдання наша компанія також реалізувала нову обробку для виведення цін на сайт за сторонніми постачальниками.

Також було налагоджено обміни “Управління торговим підприємством 8”» із системами клієнт-банк кількох банків.

Для того, щоб зробити роботу в нових системах максимально зручною та зрозумілою для користувачів, ми погодили з клієнтом та реалізували ряд інших доробок. Серед найбільш суттєвих необхідно виділити доопрацювання існуючих та розробки нових звітів (наприклад, “Ліміт кас по магазинах”, “Звіт по чеках у розрізі видів оплат”) та друкованих форм документів відповідно до побажань клієнта.

Також, шляхом додавання нових реквізитів, налаштування автозаповнення та зміни процедур, ми доопрацювали такі документи, як “Звіт про роздрібні товари”, “Витратний ордер на товари”, “Реалізація Товарів”, “Установка Цін Номенклатури”, “Чек ККМ”, “Прибутковий касовий ордер”, “Податкова накладна” та інші.

В рамках налаштування системи “Роздрібна торгівля 8” ми реалізували зручний друк етикеток та цінників, можливість робити часткове повернення при оплаті картою в роздрібному магазині, додаткову перевірку коректності даних за сумами, типами оплати та продавцями перед передачею даних на фіскальний реєстратор.

З метою забезпечення оперативної передачі даних між системами “Управління торговим підприємством 8”, WMS та сайтом було додано низку регламентованих завдань, що дозволило автоматизувати процес актуалізації даних в інтернет-магазинах. Так, були налаштовані такі регламентні завдання як “Вивантаження залишків на сайт” (періодичність виконання – кожні 5 секунд), “Вивантаження цін на сайт” (періодичність – кожні 10 хвилин), “Завантаження замовлень” (періодичність – кожні 30 секунд), “Обмін регулярний” (інші обміни, періодичність – раз на добу).

Після закінчення основних етапів переходу на нові програмні продукти ми надавали для нашого клієнта повну технічну та консультаційну підтримку протягом перших 3-х місяців роботи з новими системами. Це дозволило користувачам швидше адаптуватися до роботи в нових програмах, а нам більш тонко доналаштувати системи згідно з побажаннями замовника.

Результат

Процес переходу на нові програмні продукти – це завжди ризиковано та ключову роль в успішності даного процесу відіграють такі фактори, як грамотний підбір нової системи, кваліфікація партнера, який її впроваджує та залучення користувачів до процесу переходу на нову програму.

У нашому проєкті з Protoria нам вдалося об'єднати всі необхідні для успіху критерії, і, як результат, наш клієнт у найкоротший термін отримав комплексне програмне рішення, за допомогою якого було автоматизовано всі необхідні бізнес-процеси клієнта.