Основное направление деятельности компании Юпитер 9 Агросервис - продажа сельхозтехники и ее комплектующих. Неотъемлемыми направлениями деятельности при продаже сельхозтехники являются доставка техники и квалифицированный сервис. Компания поддерживает значительный ассортимент продукции.
Для контроля деятельности предприятия и принятия управленческих решений, а также бухгалтерского учета компания использует несколько программ: Управління торговим підприємством 8, Зарплата і управління персоналом 8, BAS Документообіг КОРП, а также интегрированную систему документооборота «FlyDoc».
Какие задачи стояли при внедрении
Руководство компании Юпитер 9 Агросервис обратилось к нам за адаптацией имеющихся программ под специфику бизнеса, а также за надежным абонентским сопровождением.
Первоочередными задачами была автоматизация документооборота при помощи систем BAS Документообіг КОРП и интегрированной системы «FlyDoc». Также немаловажное место занимало обеспечение конфиденциальности информации по оплате труда в системе Управління торговим підприємством 8 и оперативная поддержка пользователей и помощь в исправлении ошибок учета.
Для выполнения поставленных задач необходимо было осуществить такие действия:
- Настроить шаблоны документов в системеBAS Документообіг КОРП, реализовать автоматическое заполнение документов.
- Проанализовать, проверить и откорректировать бизнес-процессы по документам в соответствии с предоставленными клиентом шаблонами. Изначально система BAS Документообіг КОРП настраивалась другим подрядчиком.
- Настроить в системе FlyDoc шаблоны документов, соответствующие документам в Управління торговим підприємством 8.
- Реализовать возможность отправки некоторых видов документов через систему FlyDoc.
- Настроить возможность подписания документов в системе FlyDoc электронно-цифровой подписью и проставления печати предприятия.
- Консультации по возникающим в процессе работы вопросам по системам Зарплата і управління персоналом 8 и Управління торговим підприємством 8.
- Реализовать доработку, позволяющую ограничить права пользователей на просмотр информации о зарплате персонала в системе Зарплата і управління персоналом 8.
Что было сделано
- В соответствии с потребностями предприятия были настроены шаблоны документов в системе BAS Документообіг КОРП, реализовано автоматическое заполнение файлов из шаблона.
- Проверены шаблоны бизнес-процессов, предоставлены рекомендации относительно оптимизации настроенных шаблонов для удобства пользователей. После согласования корректировок были изменены и проверены существующие бизнес-процессы.
- Настроены и проверены согласованные шаблоны документов в системе FlyDoc, настроено соответствие шаблонов системы FlyDoc с документами системы Управління торговим підприємством 8, реализовано отображение наличия документов в системе FlyDoc с электронно-цифровой подписью или без нее.
- Настроен и введен в эксплуатацию функционал электронной цифровой подписи документов, отправляемых через систему FlyDoc и проставления печати предприятия.
- Реализована возможность отправки требуемых видов документов через систему FlyDoc с электронной цифровой подписью ответственных лиц и печатью предприятия.
- Оперативно и в согласованные сроки предоставлены консультации по возникшим в процессе работы вопросам.
- Реализована доработка по ограничению прав пользователей на просмотр информации о зарплате персонала в системе Управління торговим підприємством 8.
Результат
Благодаря комплексному подходу к решению задач наша компания смогла удовлетворить потребности нашего клиента, оказывая поддержку разных систем автоматизации учета и документооборота.
Благодаря настройке системы BAS Документообіг КОРП пользователи смогли комфортно работать с договорами, прикладывая к их созданию и процессу согласования и подписания минимум усилий.
После настройки шаблонов электронных документов и механизма подписания документов электронной цифровой подписью компания уменьшила бумажный документооборот. Также произошла оптимизация рабочего процесса, у сотрудников компании появилась возможность иметь необходимый документ всегда под рукой.
Благодаря доработке по разграничению прав в системе Управління торговим підприємством 8 руководство компании не опасается распространения конфиденциальной информации.