Про клієнта
Основний напрямок діяльності компанії “Юпітер 9 Агросервіс” – продаж сільгосптехніки та її комплектуючих. Невід'ємними напрямками діяльності під час продажу сільгосптехніки є доставка техніки та кваліфікований сервіс. Компанія підтримує значний асортимент продукції.
Для контролю за діяльністю підприємства та прийняття управлінських рішень, а також бухгалтерського обліку компанія використовує кілька програм: “Управління торговим підприємством 8”, “Зарплата та управління персоналом 8”, “BAS Документообіг КОРП”, а також інтегровану систему документообігу “FlyDoc”.
Які завдання стояли під час впровадження?
Керівництво компанії “Юпітер 9 Агросервіс” звернулося до нас за адаптацією наявних програм під специфіку бізнесу, а також за надійним абонентським супроводом.
Першочерговими завданнями була автоматизація документообігу за допомогою систем “BAS Документообіг КОРП” та інтегрованої системи “FlyDoc”. Також важливе місце займало забезпечення конфіденційності інформації щодо оплати праці в системі “Управління торговим підприємством 8” та оперативна підтримка користувачів та допомога у виправленні помилок обліку.
Для виконання поставлених завдань необхідно було здійснити такі дії:
-
Налаштувати шаблони документів у системі “BAS Документообіг КОРП”, реалізувати автоматичне заповнення документів.
-
Проаналізувати, перевірити та відкоригувати бізнес-процеси за документами відповідно до наданих клієнтом шаблонів. Спочатку система “BAS Документообіг КОРП” налаштовувалась іншим підрядником.
-
Налаштувати у системі “FlyDoc” шаблони документів, що відповідають документам у
-
в “Управлінні торговим підприємством 8”.
-
Реалізувати можливість надсилання деяких видів документів через “FlyDoc”.
-
Налаштувати можливість підписання документів у системі “FlyDoc” електронно-цифровим підписом та проставлення печатки підприємства.
-
Консультації з питань, що виникають у процесі роботи з систем “Зарплата та управління персоналом 8” та “Управління торговим підприємством 8”.
-
Реалізувати доопрацювання, що дозволяє обмежити права користувачів перегляд інформації про зарплату персоналу в системі “Зарплата і управління персоналом 8”.
Що було зроблено
Відповідно до потреб підприємства були налаштовані шаблони документів у системі “BAS Документообіг КОРП”, реалізовано автоматичне заповнення файлів із шаблону.
Перевірено шаблони бізнес-процесів, надано рекомендації щодо оптимізації налаштованих шаблонів для зручності користувачів. Після узгодження коригувань було змінено та перевірено існуючі бізнес-процеси.
Налаштовано та перевірено узгоджені шаблони документів у системі “FlyDoc”, налагоджено відповідність шаблонів системи “FlyDoc” з документами системи “Управління торговим підприємством 8”, реалізовано відображення наявності документів у системі “FlyDoc” з електронно-цифровим підписом або без нього.
Налаштовано та введено в експлуатацію функціонал електронного цифрового підпису документів, що надсилаються через систему “FlyDoc” та проставлення печатки підприємства.
Реалізовано можливість надсилання необхідних видів документів через систему “FlyDoc” з електронним цифровим підписом відповідальних осіб та печаткою підприємства.
Оперативно і в узгоджені терміни надано консультації з питань, що виникли в процесі роботи.
Реалізовано доопрацювання щодо обмеження прав користувачів на перегляд інформації про зарплату персоналу в системі “Управління торговим підприємством 8”.
Користувачам, які не мають права на перегляд інформації із заробітної плати працівників, заборонено доступ до документів, що містять конфіденційну інформацію. Також конфіденційна інформація прихована від очей користувачів в оборотно-сальдових відомостях, картках зарплатних рахунків та рахунків, кореспондент із зарплатними. Регламентована звітність, яка містить дані про заробітну плату, недоступна користувачам, які не мають права на перегляд конфіденційної інформації.
Результат
Завдяки комплексному підходу до вирішення завдань наша компанія змогла задовольнити потреби нашого клієнта, підтримуючи різні системи автоматизації обліку та документообігу.
Завдяки налаштуванню системи “BAS Документообіг КОРП” користувачі змогли комфортно працювати з договорами, прикладаючи до їх створення та процесу узгодження та підписання мінімум зусиль.
Після налаштування шаблонів електронних документів та механізму підписання документів електронним цифровим підписом компанія зменшила паперовий документообіг. Також відбулася оптимізація робочого процесу, у співробітників компанії з'явилася можливість мати потрібний документ завжди під рукою.
Завдяки доопрацюванню з розмежування прав у системі “Управління торговим підприємством 8” керівництво компанії не боїться поширення конфіденційної інформації.