Автоматизация компании Юпитер 9 Агросервис

О клиенте

Основное направление деятельности компании Юпитер 9 Агросервис - продажа сельхозтехники и ее комплектующих. Неотъемлемыми направлениями деятельности при продаже сельхозтехники являются доставка техники и квалифицированный сервис. Компания поддерживает значительный ассортимент продукции.

Для контроля деятельности предприятия и принятия управленческих решений, а также бухгалтерского учета компания использует несколько программ: Управління торговим підприємством 8, Зарплата і управління персоналом 8, BAS Документообіг КОРП, а также интегрированную систему документооборота «FlyDoc».


Какие задачи стояли при внедрении

Руководство компании Юпитер 9 Агросервис обратилось к нам за адаптацией имеющихся программ под специфику бизнеса, а также за надежным абонентским сопровождением.

Первоочередными задачами была автоматизация документооборота при помощи систем BAS Документообіг КОРП и интегрированной системы «FlyDoc». Также немаловажное место занимало обеспечение конфиденциальности информации по оплате труда в системе Управління торговим підприємством 8 и оперативная поддержка пользователей и помощь в исправлении ошибок учета.

Для выполнения поставленных задач необходимо было осуществить такие действия:

• Настроить шаблоны документов в системеBAS Документообіг КОРП, реализовать автоматическое заполнение документов.
• Проанализовать, проверить и откорректировать бизнес-процессы по документам в соответствии с предоставленными клиентом шаблонами. Изначально система BAS Документообіг КОРП настраивалась другим подрядчиком.
• Настроить в системе FlyDoc шаблоны документов, соответствующие документам в Управління торговим підприємством 8.
• Реализовать возможность отправки некоторых видов документов через систему FlyDoc.
• Настроить возможность подписания документов в системе FlyDoc электронно-цифровой подписью и проставления печати предприятия.
• Консультации по возникающим в процессе работы вопросам по системам Зарплата і управління персоналом 8 и Управління торговим підприємством 8.
• Реализовать доработку, позволяющую ограничить права пользователей на просмотр информации о зарплате персонала в системе Зарплата і управління персоналом 8.

Что было сделано

1. В соответствии с потребностями предприятия были настроены шаблоны документов в системе BAS Документообіг КОРП, реализовано автоматическое заполнение файлов из шаблона.
2. Проверены шаблоны бизнес-процессов, предоставлены рекомендации относительно оптимизации настроенных шаблонов для удобства пользователей. После согласования корректировок были изменены и проверены существующие бизнес-процессы.
3. Настроены и проверены согласованные шаблоны документов в системе FlyDoc, настроено соответствие шаблонов системы FlyDoc с документами системы Управління торговим підприємством 8, реализовано отображение наличия документов в системе FlyDoc с электронно-цифровой подписью или без нее.
4. Настроен и введен в эксплуатацию функционал электронной цифровой подписи документов, отправляемых через систему FlyDoc и проставления печати предприятия.
5. Реализована возможность отправки требуемых видов документов через систему FlyDoc с электронной цифровой подписью ответственных лиц и печатью предприятия.
6. Оперативно и в согласованные сроки предоставлены консультации по возникшим в процессе работы вопросам.
7. Реализована доработка по ограничению прав пользователей на просмотр информации о зарплате персонала в системе Управління торговим підприємством 8.

Пользователям, не имеющим прав на просмотр информации по заработной плате сотрудников, запрещен доступ к документам, содержащим конфиденциальную информацию. Также конфиденциальная информация скрыта от глаз пользователей в оборотно-сальдовых ведомостях, карточках зарплатных счетов и счетов, корреспондирующих с зарплатными. Регламентированная отчетность, содержащая данные по заработной плате, недоступна пользователям, не имеющим прав на конфиденциальную информацию.


Результат

Благодаря комплексному подходу к решению задач наша компания смогла удовлетворить потребности нашего клиента, оказывая поддержку разных систем автоматизации учета и документооборота.

Благодаря настройке системы BAS Документообіг КОРП пользователи смогли комфортно работать с договорами, прикладывая к их созданию и процессу согласования и подписания минимум усилий.

После настройки шаблонов электронных документов и механизма подписания документов электронной цифровой подписью компания уменьшила бумажный документооборот. Также произошла оптимизация рабочего процесса, у сотрудников компании появилась возможность иметь необходимый документ всегда под рукой.

Благодаря доработке по разграничению прав в системе Управління торговим підприємством 8 руководство компании не опасается распространения конфиденциальной информации.