Про клієнта
Наш клієнт – торгова компанія, яка займає лідируючі позиції на ринку України у своєму сегменті. Вже понад 20 років діяльність “Ганул” зосереджена на чотирьох напрямках, а саме:
-
Роздрібна торгівля напоями та фасованими продуктами харчування;
-
Магазини біля будинку — невеликі магазини, призначені для забезпечення поточних потреб покупців, що живуть неподалік;
-
С&C — мережа кав'ярень “Круасан та кава”;
-
ТІЦ - туристично-інформаційні центри.
У компанії працює понад 650 амбітних, комунікабельних та цілеспрямованих співробітників, завдяки чому “Ганул” постійно розвивається та відкриває нові напрямки бізнесу.
Саме для автоматизації нового напряму діяльності ми й були запрошені.
Варто згадати, що у нашого клієнта в штаті працює власний відділ розробників програмних продуктів “1С:Підприємство”, і ми виступали на проєкті як експерти в галузі інтеграції комплексних рішень для автоматизації бізнесу.
Зважаючи на необхідність отримати перші результати в стислий термін, було ухвалено рішення реалізувати розробку та впровадження по agile. Такий підхід забезпечив можливість працювати у системі вже після перших доопрацювань та оперативно вносити зміни у процесі реалізації проєкту.
Які завдання стояли під час впровадження?
На момент початку нашої співпраці наш клієнт вже користувався програмними продуктами системи автоматизації минулого покоління.
Цілі та завдання, які поставив замовник, виходили за межі функціоналу цих програмних продуктів, тому для успішної реалізації даного проєкту ми застосували комплексний підхід до автоматизації бізнес-процесів, що виходить за межі існуючих систем.
Головною метою була автоматизація нового напряму бізнесу для забезпечення ефективної роботи співробітників та якіснішого обслуговування клієнтів.
Для досягнення поставленої мети необхідно було реалізувати такі завдання:
1) Розробити та налаштувати обмін даними між двома програмами;
2) Налаштувати процес обробки замовлень покупців на обліковій базі;
3) Розробити інтерфейс менеджера Call центру;
4) Налаштувати обмін із клієнт-банком;
Що було зроблено
У рамках створення обміну даними між SWE та “Управління торговим підприємством” було розроблено вимоги до даних, що імпортуються в систему, даних, що експортуються з бази, вимоги до обміну та правила використання програми при роботі спільно з SWE, а також було розгорнуто обміни для “Управління торговим підприємством” та SWE.
Реалізація даного доопрацювання дозволила вивантажувати із системи довідник “Номенклатура”, товарні залишки, довідник “Контрагенти”, роздрібні ціни номенклатури та документи руху ТМЦ (закупівлі, продажі, списання, оприбуткування).
Також в “Управління торговим підприємством” було реалізовано автоматичне завантаження замовлень покупців, перевірку та коригування замовлень.
Після успішного впровадження даного доопрацювання ми надавали консультаційну підтримку нашому клієнту з використання нового функціоналу.
В рамках автоматизації процесу обробки замовлень покупців в обліковій базі, було реалізовано численні доопрацювання.
На початковому етапі ми налаштували завантаження замовлень, яке здійснюється трьома способами: шляхом завантаження із SWE, з електронної пошти або менеджером вручну, шляхом прийому дзвінка від покупця.
Також було реалізовано механізм багаторівневої перевірки для формування замовлень покупцям. Так, система здійснює перевірку наявності чинної ліцензії у покупця, відповідності замовлення умовам договору з покупцем, а також перевищення максимально допустимої суми заборгованості клієнта за договором з урахуванням замовлення, що створюється.
Ще одним побажанням клієнта була реалізація механізму квотування – для найпопулярніших позицій номенклатури кількість одиниць на замовлення покупця обмежується. При замовленні покупцем кількості, яка перевищує максимально допустиму квоту, система інформує про це менеджера і пропонує покупцю відкоригувати замовлення.
Також у рамках цього завдання було створено регламентне завдання “Зняття з резерву товару”, яке забезпечує автоматичне зняття резерву за відсутності оплати від покупця через кількість днів, зазначене в договорі.
Відвантаження товару було також автоматизовано за допомогою регламентного завдання “Формування документів відвантаження”, за допомогою якого автоматично формуються документи “Реалізація товарів та послуг”, “Податкова накладна”, друковані форми ТТН та перевіряються умови оплати.
Для підтримки на належному рівні комунікацій з покупцями був реалізований механізм оповіщень результатів обробки замовлень – покупцям надсилаються результати обробки їх замовлень (прийом замовлення, закриття замовлення) за допомогою SMS повідомлення або на email.
До вирішення задачі з розробки інтерфейсу менеджера Call центру ми підійшли комплексно: окрім розробки інтерфейсу для прийому замовлення покупців, ми підключили IP-телефонію та налаштували інтеграцію телефонії з “Управління торговим підприємством”. Це забезпечило поліпшення якості обслуговування покупців, оскільки під час прийому дзвінка від клієнта, на робочому місці менеджера автоматично визначається контрагент і його картка. Це дозволяє менеджеру відразу переходити до прийому замовлення, не витрачаючи час визначення та пошук клієнта у базі.
В рамках завдання з налаштування обміну з клієнт-банком було реалізовано автоматичне формування вхідних платіжних доручень, їх зіставлення з розрахунковими документами (рахунок або РТУ), а також автоматичне формування вихідних платіжних доручень у разі відсутності відповідності або на різницю між сумою у платіжному дорученні, що входить і розрахунковий документ.
Результат
Завдяки комплексному підходу до реалізації завдань нашого клієнта та використання гнучкої технології розробки та впровадження, ми змогли у стислий термін забезпечити замовника реально працюючим функціоналом.
Впровадження нашого комплексного рішення щодо обміну між системами та з клієнт-банком, завантаження та обробки замовлень покупців та створення зручного та функціонального робочого місця для менеджера, допомогло клієнту успішно та у встановлений термін стартувати у новому для нього бізнес-напрямку.