ОПИСАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ВОЗМОЖНОСТЕЙ ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА "BAS Управління автотранспортом. Стандарт"
Решение состоит из следующих основных подсистем:
- Управление автопарком;
- Управление заказами и диспетчеризация;
- Учет путевых листов;
- Учет ГСМ и технических жидкостей;
- Учет ремонтов и агрегатов;
- Учет ДТП и штрафов;
- Складской учет запчастей и расходных материалов;
- Учет работы водителей;
- Взаиморасчеты с контрагентами;
- Учет доходов и расходов;
- Обмен данными с BAS Бухгалтерія.
Управление заказами и диспетчеризация
Решаются следующие задачи:
- Учет и распределение заказов на автомобили;
- Учет разнарядок;
- Работа с маршрутными листами.
ПП "BAS Управління автотранспортом. Стандарт" имеет удобную систему учета и распределения заказов на автомобили.
Заказы на автотранспорт могут учитываться от внутренних подразделений компании и от сторонних контрагентов.
В заказе на ТС учитываются:
- адреса и временные окна доставки грузов;
- параметры и характеристики груза;
- услуги, оказываемые в рамках перевозки груза;
- требования к транспорту.
В программе возможно формировать суточные разнарядки на транспорт. Выписка разнарядки на выпуск автомобилей происходит с учетом различных режимов работы ТС и графиков работы водителей.
АРМ Диспетчера предназначен для автоматизации рабочего места диспетчера.
Основное назначение АРМ – помощь в отработке заказов покупателей и формирования заданий на перевозку.
Возможности:
- Быстрый подбор заказов;
- Заполнение документов "Маршрутный лист”;
- Работа с журналом "Маршрутные листы";
- Работа с журналом "Путевые листы";
- Групповое формирование и печать документов "Разнарядка".
Взаиморасчеты с контрагентами
Решаются следующие задачи:
- ведение прейскурантов и тарифов на транспортные услуги;
- расчет стоимости оказанных услуг;
- формирование документов реализаций, счетов и актов, реестров.
Отличительная особенность программы – продуманный справочник тарифов, позволяющий создавать сложные тарифы, гибко настраивать их действие для контрагентов и договоров контрагентов, для маршрутов, для моделей ТС и проч.
В программе возможно:
- настроить зависимость величины тарифа от объема выполненной работы;
- устанавливать фиксированные тарифы;
- создавать сложные тарифы.
На основании действующих тарифов программа может автоматически рассчитывать стоимость оказанных транспортных услуг в документе "Товарно-Транспортная накладная", который может быть создан внутри путевого листа.
За произвольный период времени для клиентов могут быть сформированы счета и акты услуг с различной степенью детализации.
Помимо счетов и актов можно сформировать реестр оказанных услуг.
Поддерживается выгрузка документов реализации в ПП "BAS Бухгалтерія".
Учет доходов и расходов
Решаются задачи:
- Учет прямых оперативных расходов на собственный транспорт;
- Гибкая настройка базы для распределения доходов и расходов;
- Учет прочих затраты на автомобили.
Прямые затраты определяются на основании путевых и ремонтных листов: стоимость ГСМ, стоимость ремонтов и технического обслуживания автомобилей, амортизация, износ шин.
Для каждой из статей доходов/затрат, а также статей себестоимости есть возможность задать базу, способ и вариант распределения между аналитиками.
Отчеты по затратам можно получать в различных разрезах аналитики, например, в разрезе заказов на ТС, автомобилей, подразделений или в разрезе заказчиков.
По итогу работы можно проанализировать рентабельность работы транспорта.
Управление автопарком
Решаются основные задачи:
- ведение справочника транспортных средств;
- учет документов ТС и водителей, контроль окончания их сроков действия;
- учет выработки ТС и оборудования.
Вся основная информация об автомобилях компании хранится в справочнике "Транспортные средства и оборудование".
Нормы прохождения планового технического обслуживания задаются по моделям ТС. Программа позволяет настраивать нормы ТО как по различным параметрам выработки (пробег, количество выполненных операций, наработка в моточасах и т.д.), так и в зависимости от календарных сроков.
При приближении очередного ТО автомобиль попадает в отчет "Контроль сроков приближения ТО", а в списке ТС он выделяется специальной пиктограммой.
Функциональные возможности программы также позволяют:
- вести учет и контроль срока действия любых документов водителей и автомобилей;
- загружать и хранить скан-копии документов в системе.
При истечении срока действия документа в списке ТС автомобиль помечается специальной пиктограммой, а сводную информацию можно получить в специализированном отчете.
Информация по просроченным документам автоматически переносится в архив.
Учет путевых листов
В программе можно выписывать и обрабатывать путевые листы различных видов:
- Легкового автомобиля;
- Грузового автомобиля (повременный, сдельный);
- Специального автомобиля;
- Междугороднего автомобиля;
- Автобуса;
- Физического лица-предпринимателя;
- Рапорт о работе строительной машины.
Все перечисленные печатные формы путевых листов являются унифицированными.
Выписка путевого листа выполняется как ручным вводом, так и автоматической пакетной выпиской. Режим пакетной выписки особенно удобен для предприятий с большим автопарком, поскольку позволяет за короткий промежуток времени сформировать и распечатать путевые листы с минимальными трудозатратами диспетчера.
При обработке путевого листа программа рассчитывает параметры выработки ТС и водителей по рейсу (пробег с грузом, время в наряде, в работе, в простое и другие), а также нормативный и фактический расход ГСМ и ТЖ автомобилей.
На основании данных путевых листов программа формирует аналитические отчеты:
- Наработка оборудования в моточасах;
- Карточка работы ТС;
- Пробег ТС;
- Выработка транспортных средств;
- Диаграмма состояния ТС (в виде диаграммы Ганта) и другие отчеты.
Учет ГСМ и технических жидкостей
Решаются следующие задачи:
- Учет оборотов и расхода топлива и ТЖ в разрезе каждого автомобиля;
- Учет фактов экономии и пережогов топлива водителями в каждом рейсе;
- Контроль и инвентаризация остатков ГСМ и тех. жидкостей на ТС.
Расчет нормативного и фактического расхода топлива.
Для автомобилей возможно учитывать базовые нормы расхода ГСМ, а также нормы расхода топлива на специальные работы.
Есть учет корректировочных коэффициентов ГСМ (сложные условия работы, температурные коэффициенты, сезонные надбавки).
Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива разработаны в соответствии с приказом Министерства транспорта Украины.
Заправки и сливы ГСМ
Основные возможности:
- Учет фактов сливов топлива;
- Возможность проведения инвентаризации остатков топлива в баках автомобилей;
- Учет заправок со склада, за наличные, по пластиковой карте, по талонам, от поставщика;
- Возможность загрузки отчетов процессинговых центров по детализации заправок ГСМ по пластиковым картам;
- Возможность сравнения загруженных заправок с чеками водителей.
Полную картину по движению топлива и ТЖ можно проанализировать с помощью различных отчетов:
- Ведомость движения ГСМ;
- Ведомость прихода-расхода ГСМ на ТС;
- Заправки ГСМ;
- Сравнение заправок по пластиковым картам.
Учет ремонтов и агрегатов
Основные возможности:
- Учет заявок на ремонт;
- Учет плановых ТО автомобилей и выполненных ремонтов в собственной ремонтной зоне и в сторонних автосервисах;
- Печать формы "Требование-накладная" из документа "Ремонтный лист";
- Учет агрегатов;
- Учет фактов установки и замен шин, аккумуляторов и прочей дополнительной комплектации.
Программа позволяет детально проанализировать информацию по всем предстоящим и выполненным ТО и ремонтам транспорта при помощи отчетов: "Планирование ТО", "График ТО".
Есть отчеты для анализа всех использованных при ремонтах расходных материалов и запчастей, есть возможность составить рейтинг автомобилей по затратам на ремонт.
В подсистеме "Учет агрегатов и прочей комплектации автомобилей" выполняется учет шин, аккумуляторов, а также аптечек, раций и прочей дополнительной комплектации автомобилей.
Учет агрегатов ведется выполняется в разрезе каждого автомобиля, а шин - еще и разрезе мест установки.
Для удобной работы механика в ремонтном листе предусмотрен мастер установки шин, который позволяет быстро и наглядно, используя макеты ТС, производить следующие операции:
- устанавливать, менять, снимать шины;
- проверять информацию по имеющимся на автомобиле шинам.
В программе фиксируется информация о дате и месте установки каждой конкретной шины. На основании данных по пробегу ТС программа рассчитывает текущий износ шин, установленных в данный момент на автомобиле, что позволяет заранее спрогнозировать сроки их замены.
Учет ДТП и штрафов водителей
В программе ведется учет дорожно-транспортных происшествий (ДТП).
Функционал предоставляет следующие возможности:
- Учет и оформление документов о ДТП;
- Учет данных по причиненному ущербу ТС, страховым выплатам;
- Ведение статистики причин ДТП, характерах нарушений ПДД;
- Ведение рейтинга водителей-нарушителей.
Отчеты позволяют проанализировать причины аварийности, частоту участия в ДТП водителей, сопоставить суммы выплат страховых компаний с затратами на восстановительный ремонт ТС.
В программе также реализован учет штрафов, полученных водителями.
Функционал предоставляет следующие возможности:
- Печать формы согласия для удержания штрафов из з/п;
- Хранение фотографий нарушений;
- Ведение рейтинга водителей-нарушителей;
- Ведение аналитики по видам нарушений ПДД.
В соответствующих документах заносятся данные о ТС и водителе-нарушителе, характере нарушения ПДД, сумме штрафа и факте оплаты штрафа.
Аналитические отчеты по штрафам позволяют проанализировать статистику по нарушениям ПДД, вывести рейтинг водителей-нарушителей ПДД.
Складской учет запчастей и расходных материалов
Основные возможности:
- Учет поступления и списания запчастей, топлив, технических жидкостей и расходных материалов на склад;
- Учет выдачи запчастей и расходных материалов;
- Внутреннее перемещение номенклатур между складами;
- Списание товаров на автомобиль;
- Возможность проведения инвентаризаций;
- Контроль актуальных остатков товаров на складах.
Проанализировать движение товаров на складах и остатки можно с помощью различных отчетов.
Учет работы водителей
Решаются основные задачи:
- Учет выработки и рабочего времени водителей;
- Начисление заработной платы по путевым листам.
Функциональные возможности позволяют:
- формировать, хранить и печатать индивидуальные графики работы водителей на произвольный период времени (месяц, год и т.д.);
- формировать табеля учета рабочего времени.
Сведения о начислении выплат водителям фиксируются в документе "Начисление зарплаты".
Эти данные могут использоваться для расчета налогообложения и формирования отчетности, а также могут быть выгружены в ПП "BAS Бухгалтерія".
