BAS Управління торгівлею

Какими функциями обладает система "BAS Управління торгівлею"  

Система "BAS Управління торгівлею" - это новейший механизм для улучшения продуктивности бизнес-процессов компании, занимающейся торговлей. Благодаря продукту есть возможность: 
·     Повысить результативность работы всех отделов фирмы; 
·     Обрабатывать операционные данные, описывающие фактическое положение компании на сегодняшний день; 
·     Быстро и комфортно составлять отчеты для постановления задач в различных областях деятельности. 

ДЕМОВЕРСИЯ BAS Управління торгівлею ТУТ

Набор функций системы

Это решение способствует автоматизации нижеуказанных сфер торговли: 
·     проектирование и план-фактный анализ продаж, покупок, сборки (разборки) 
·     администрирование продаж (в том числе опта, розницы и торговли по договору комиссии); 
·     администрирование поставок; 
·     администрирование складских запасов, а именно, адресного хранения по простой или ордерной схеме; 
·     администрирование взаимоотношений с поставщиками и клиентами; 
·     администрирование заказов клиентов и отделов компании; 
·     возможность самообслуживания покупателей через Интернет; 
·     администрирование сотрудничества с покупателями посредством торговых агентов; 
·     работа с жалобами; 
·     администрирование финансов, например, составление платежного календаря; 
·     учет и рассмотрение торговых затрат; 
·     администрирование расчетами с заказчиками, поставщиками и подотчетными лицами; 
·     исследование цен и контроль ценообразования; 
·     синхронизация с торговым оборудованием; 
·     контроль и исследование результативности коммерческой деятельности; 
·     объединенные действия с "Бухгалтерія для України 2.0", " BAS Роздрібна торгівля". 

Функционал системы "BAS Управління торгівлею"  

Проектирование

Благодаря продукту есть возможность проектировать нормы продаж и покупок в количественных и суммарных параметрах, нормы сборок (разборок) в количественных параметрах, а также составлять проектирование товарного ряда.

Проектирование продаж

Продажи можно проектировать в рамках одного склада или в рамках торговой точки, по менеджеру, по заказчику и договору с заказчиком. Проект продаж регистрируется на четкий момент времени с установленной повторяемостью: неделя, десять дней, месяц и тому подобное. В конфигурации имеются отчеты для план-фактного анализа и воплощения различных проектов.

Проектирование товарного ряда

Благодаря проектированию товарного ряда доступны такие функции:

• проектирование продаж в аспекте товарных категорий
• проектирование продаж в рамках торговых точек и ассортиментов;
• конкретизация увеличенного проекта продаж по характеристикам номенклатуры с использованием индексов разбиения;
• контроль выборки товаров;
• занесение данных в планы продаж и закупок согласно ассортименту;
• применение средней цены продажи.

Проектирование закупок

Проектирование может происходить с различным уровнем конкретизации. При этом данные могут браться из разных источников: планируемые и действительные объемы покупок и продаж; объемы заказов; остатки товара и так далее.

В наличии функция проектирования сборок (разборок) в количественных параметрах. 
Можно составить заказ для поставщика, базируясь на проекте покупки и проекте сборок или же заказ на сборку (разборку), базируясь на проекте сборки (разборки).

Формулировка стандартов продажи

Условия обслуживания покупателей

Для фиксации стандартных условий продажи, использующихся для партнеров (оптовики, посредники, торговые сети и т.д.), сформированы стандартные договоры с покупателями, применение которых определят:

• условия по ценам (цены и скидки),
• финансовые условия (денежная единица, график, форма платежа, порядок исчислений),
• логистика(склад отгрузки, время поставки),
• остальное (организация, обложение налогами, категория покупателей, характеристика номенклатуры и т.д.).

Стандартный договор удобно применять в работе с большим количеством покупателей.

Есть возможность составлять различные стандартные договоры при неодинаковых  условиях продаж разных видов товаров (характеристик номенклатуры).

Главной целью установления положений в договоре купли-продажи является механизм проверки их выполнения при продаже товаров.

Для покупателей, сотрудничество с которыми ведется на особых условиях, есть возможность запрограммировать отдельные индивидуальные условия продажи.

Отдельные условия продажи фиксируются посредством специального договора для определенного покупателя.

Специальный договор можно составить, базируясь на информации из стандартного договора с покупателем.

В специальном договоре можно конкретизировать положения стандартного договора.

К примеру, может быть отмечена компания, посредник, склад, график оплаты, если их не зафиксировали в стандартных условиях продажи.

Система регулирует выполнение правил продаж: продажа, не попадающая под стандартное правило, может произойти лишь после последующего координирования с начальником или другими ответственными лицами.

Координирование договоров осуществляется через функцию Согласование соглашений с клиентами.

Для отображения информации об определенном правовом акте вы можете оформлять контракты с покупателями.

Учет по договорам можно вести при любых обстоятельствах, несмотря на то, применяются ли договоры или нет для фиксирования правил продаж в компании или нет.

Контракт подписывается между определенной организацией компании и организацией сторонней компании (посредником).

Определение цен

Благодаря системе  есть возможность фиксировать разные формы цен на товары. Каждая форма цены подразумевает указание денежной единицы, способа вычисления, метода округления и т.д.

Встроена функция, помогающая определить способы вычисления цен:

• исходя из информации, содержащейся в базе данных;
• в формате произвольных формул.  

Способы вычисления цен можно конкретизировать для различных ценовых групп товаров. Для каждой ценовой группы можно прописать свой алгоритм вычисления. Создавая алгоритмы вычисления, вы можете применять конструктор формул.

Вычисление цен в зависимости от информации, содержащейся в базе данных, дает много преимуществ. В частности, вы можете приобрести информацию о наименьшей рыночной цене, полученной на базе зафиксированных сведений о ценах конкурентов и поставщиков.

Условия для скидок (наценок)

В наличии функция определения скидок (наценок) как автоматически, так и вручную. Скидки (наценки) можно использовать в оптовой и в розничной торговле.

Скидку (наценку) можно предоставить:

• определенному покупателю согласно условиям продажи (при подписании отдельного договора с покупателем) или группе покупателей согласно условиям продаж (при подписании стандартного договора с покупателями);
• по конкретному типу карты лояльности, представленной покупателем;
• при совершении продаж с определенного склада (торговой точки).

Вы можете предоставить как процентную, так и суммовую скидку (наценку), и, кроме того, выдать бонусную скидку в виде подарка или же скидки за количество.

Скидка за количество используется в ситуации, если бонусом (подарком) является определенное количество единиц того же товара. Подарок используется в ситуации, если при приобретении конкретного объема товаров из какого-нибудь сегмента нужно назначить в качестве подарка товар другого типа.

Скидку (наценку) можно предоставить на основе конкретной характеристике номенклатуры, на какую угодно номенклатуру из перечня. Процент и сумму скидки можно детализировать в зависимости от ценовых групп.

В систему встроено множество стандартных макетов условий  для назначения скидок (наценок) (за однократное количество продаж, за форму платежа, за момент продажи и т.д.).

Скидки (наценки) можно классифицировать по категориям, причем для каждой из них устанавливается алгоритм единого назначения скидок (наценок) в рамках категории.

Есть несколько вариаций единого назначения скидок (наценок):

• Минимум – при едином применении скидок (наценок) в рамках категории будет взята скидка с наименьшей величиной;
• Максимум – при едином применении скидок (наценок) в рамках категории будет взята скидка с наибольшей величиной;
• Сложение – при едином применении скидок (наценок) в рамках категории скидки (наценки) будут суммироваться, а именно, будет назначена скидка (наценка), полученная в результате сложения скидок или наценок;
• Умножение – при едином применении скидок (наценок) в рамках категории скидки (наценки) будут использоваться по порядку;
• Вытеснение – при едином применении скидок (наценок) в рамках категории будет назначена лишь скидка, являющаяся наиболее предпочтительной в группе.

Можно установить лимит для возможных сумм скидок, определяемых вручную при совершении продаж. Лимиты можно устанавливать для определенных сотрудников (клиентов) или при совершении продаж определенным покупателям (в договорах об условиях продаж).

Есть возможность конкретизировать лимиты для скидок (наценок), определяемых вручную, до ценовых групп.

Вы можете также вмонтировать другие скидки (наценки) с факультативными  условиями назначения, применяя внешние специальные параметры.

Использование с целью руководить продажами в распределении, планируемыми продажами, крупно- и мелкооптовой коммерцией

Автоматизация операций продажи

Для улучшения результативности "сложных" продаж продукт содержит функцию для автоматизации целого комплекса операций, связанных с договором. Это касается переговоров о заключении торговой сделки на базе информации об исходных желаниях покупателя в подписанном с ним договоре, составления оферты, договоренности по поводу цены, графика платежей и поставок, подписания соглашения, снабжения товаром, а также мониторинга выполнения обязательств по платежам и отправке.

К тому же, система включает в себя облегченный режим управления торговыми операциями,  где можно самостоятельно передвигаться по различным стадиям, причем можно создавать разные типы процессов с, соответственно, разным набором этапов. Есть возможность сохранять дополнительные документы – постановлений, распоряжений, макетов документов и прочей информации, необходимых при проведении операции.

Все торговые операции (сделки) фиксируются в конфигурации. Происходит интеграция всех данных в целостную систему, создающуюся в процессе разработки и осуществления продаж: э-мейлы, данные о звонках и встречах, составления заказа, счета, расписки, вспомогательные материалы и т. д. С помощью этой системы можно наилучшим образом оптимизировать деятельность менеджеров по продажам.

Урегулирование торговых операций поможет в повышении уровня сервиса для покупателей и для приобретения актуальных сведений о таких аспектах:

• период выполнения задач на различных стадиях торговых операций;
• критические элементы процессов (число провалов и утерянные возможности на стадиях), стохастический прогноз денежных переводов;  схематическое изображение ситуации в области продаж (в форме диаграммы "воронка продаж");
• детализированное положение вещей: число договоренностей (в работе, успехов и провалов) и возможностей на каждой стадии торговых операций;
• стандартные девиации по менеджерам, партнерам и видам договоренностей.

По статистическим данным вы можете просчитать шанс того, что сделка увенчается успехом. Следовательно, программа используется как при выполнении торговых операций, так и при их разработке. Благодаря конфигурации можно выявить, насколько удовлетворены исходные запросы покупателей. Этот ряд функций способствует эффективности работы департамента продаж.

Оферты

Благодаря офертам есть возможность регистрировать хронику переговоров с покупателем по установлению содержания и условий продаж.

• Менеджер составляет оферту в одном из форматов: .doc (Microsoft Word), .odt (OpenOffice), * .mxl.
• После этого менеджер отправляет оферту покупателю.
• Покупатель реагирует, что регистрируется как оферта, основанная на пунктах из первоначальной оферты.
• В процессе переговоров менеджер обозначает пункты, требования по которым согласованы с покупателем.

Вслед за тем, как оферта обсуждена, и соглашение подписано, поставки осуществляются согласно заказам.

Администрирование заказов покупателей

В системе заказ – это "ядро управления" всеми последующими задачами по его реализации.

Контроль за реализацией заказа ведется посредством релевантных статусов и структуры документа. Статус выполнения заказа вычисляется автоматически и предоставляет сведения об актуальной ситуации по поводу заказа. 

Менеджер может когда угодно узнать определенные данные о статусе заказа: как именно покупатель обязан оплатить заказ согласно установленным стадиям оплаты, по состоянию оплаты по заказу и отправления по заказу. Для большего комфорта имеется доступ к графическому отражению статуса реализации заказов.

Система автоматически отслеживает, насколько заказы отвечают положениям коммерческих сделок, не допуская, чтобы клиенты, не владеющие необходимыми полномочиями, не отступали от них. Для обсуждения отступлений от положений договора может применяться функция согласования заказа. При этом система автоматически направит уполномоченным пользователям задачи на согласование заказ и утвердит его при наличии положительного решения ответственных за согласование человек.

Возможно включить обособленный учет себестоимости для любого заказа. Этот режим учета позволяет точно определить рентабельность заказ.

Решение предоставляет возможность указать график оплаты по заказу (как в части авансовых платежей, так и в части платежей по погашению дебиторской задолженности).

Это позволяет планировать поступление выручки по дням, контролировать соблюдение клиентом оговоренных сроков оплаты, выделять просроченную дебиторскую задолженность. Просроченная задолженность может быть проанализирована в разрезе тех этапов оплаты, которые зарегистрированы в заказе клиента. Программа позволяет автоматически запрещать отгрузки клиентам со сроком задолженности более установленного лимита. При оформлении отгрузки без заказа также предусмотрено указание даты оплаты, если оформляется отгрузки в кредит.

Помимо планирования денежных средств и контроля дебиторской задолженности, информация о соблюдении графика оплат учитывается при обработке заказа клиента. Товары под заказ будут закупаться только при получении оплаты по этапу "Аванс", для начала отгрузки товаров по заказу, кроме оплаты аванса, должна поступить оплата по этапу "Предоплата".

Информация по тем заказам, по которым может быть выполнено отгрузки товаров, автоматически формируется в виде списка распоряжений на отгрузку. При этом учитывается дата отгрузки, указанная в заказе.

Контроль выполнения распоряжений ведется с точностью до отдельных позиций заказа. Система предотвращает "перевыполнение" распоряжение, чтобы отгружена количество не превышало заказ.

Ведется учет плановой и фактической задолженности в разрезе заказов, сроков оплаты и документов расчетов.

Для продаж в партнерскую сеть предусмотрена оптимизация работы с группами партнеров по одинаковым правилам продаж. С целью максимально быстрой обработки потребностей партнеров с соблюдением корпоративных правил обслуживания может быть использован столь короткий бизнес-процесс обработки заказа, насколько это необходимо.

Самообслуживание клиентов

В программе предусмотрена возможность самостоятельной регистрации заказов клиентами через Интернет. Клиенту дается доступ к информационной базе и указывается пароль входа.
Работая в системе самообслуживания, клиент может выполнить следующие действия:

• Посмотреть общую информацию по своим заказам.
• Оформить новый заказ, указать способ доставки. При подборе в заказ, клиент может просмотреть карту товара с кратким описанием и фотографией товара.
• Посмотреть состояние заказов.
• Проконтролировать состояние взаиморасчетов, уточнить свои данные;
• Зарегистрировать жалобу или претензию, видеть состояние ее обработки;
• Зарегистрировать заявку на возврат;
• Оформить отчет о продажах, если клиент является комиссионером;
• Оформить акт разногласий при приемке товаров;
• Зарегистрировать планы по закупкам товаров.
• Получать автоматические уведомления по результатам событий в информационной базе или на основе анализа данных.

Информация, введенная внешним пользователем, автоматически появляется в информационной базе. Заказы, оформленные внешним пользователем, обрабатываются, как любые другие заказы.

Автоматизация продаж группы торговых компаний / холдинга

Поддерживается схема работы, при которой товар закупается на одни организации компании, а продается от лица других организаций ("Интеркампани"). При этом согласно настроенных правил автоматически подбирается организация-владелец продаваемого товара, оформляется перепродажа товара между организациями внутри компании.

Управление торговыми представителями

В программе реализована функциональность по управлению торговыми представителями (торговыми агентами): закрепление клиентов за агентами, назначение графика посещения, планирование посещений клиентов, формирование детальных заданий по сбору заказов и решению других произвольных вопросов. По результатам отработанных задач в информационной базе могут быть автоматически созданы заказы клиентов. Также фиксируется информация о расходах торгового представителя (авансовые отчеты) и собранная информация о клиентах.

Предусмотрена также возможность самостоятельной работы торговых представителей без оформления предварительных задач: Торговым представителям передается информация о товарах и клиентов. После работы с клиентами торговый представитель фиксирует оформления заказа, уточняет сведения о клиентах или вводит данные о новых клиентов, фиксирует данные о расходах.

Анализ деятельности торговых представителей проводится с помощью различных отчетов: можно сравнить деятельность торговых представителей с точки зрения эффективности их работы, а также провести план-фактный анализ деятельности торговых представителей.

Применение для управления продажами в розничной сети

Программа позволяет автоматизировать управление продажами через собственную сеть магазинов. При этом предусмотрено:

• Формирование ассортимента товаров в соответствии с форматами магазинов (супермаркет, магазин у дома, бутик и т.д.).
• Установка ограничению (квот) для категорий товаров в магазинах различных форматов.
• Определение состава товарной категории - какие именно товары будут представлять каждую категорию в каждом формате.
• Определение роли товара в ассортименте, стадии ассортимента и назначения вида цен для товаров ассортимента.
• Проведение анализа по контролю и состоянию ассортимента.

В зависимости от формата магазинов применяются различные схемы автоматизации.

Интеграция со специализированным решением, установленным в магазинах

Для управления продажами в розничной сети рекомендуется использовать продукт в связке с "BAS Роздрібна торгівля" или одним из отраслевых решений на базе "BAS Роздрібна торгівля". Такая схема обеспечивает:

• В офисе - максимальные возможности управления складами, управления взаимоотношениями с поставщиками, планирование и анализ продаж в различных разрезах, организации акций повышения лояльности покупателей.
• В магазине - автономную работу, не зависящую от надежности канала связи с офисом, удобное, широкофункциональное рабочее место кассира.

В магазинах может использоваться также ПО сторонних производителей.

Продажи в магазине, автоматизированном с помощью "BAS Управління торгівлею"

Розничные операции могут также выполняться и непосредственно в "BAS Управління торгівлею". При этом можно использовать различное торговое оборудование и регистраторы расчетных операций (РРО): фискальные Регистраторы, сканеры штрихкодов, электронные весы, терминалы сбора данных и тому подобное.

При оформлении розничных продаж кассир использует специализированное рабочее место, которое позволяет выполнять последовательно все операции при продаже товаров в торговом зале:

• открытие кассовой смены;
• оформление чека;
• прием оплаты от покупателя;
• закрытия кассовой смены;
• передача розничной выручки в кассу предприятия.

Оплата чека может выполняться как наличными, так и с использованием платежных карт.

В процессе оперативной работы предусмотрена возможность оформления возвратов течение кассовой смены.

После закрытия кассовой смены формируется документ "Отчет о розничных продажах". Информация обо всех пробитых чеках после закрытия кассовой смены сохраняется в информационной базе в виде архивных чеков. После закрытия кассовой смены, на основании архивных чеков, можно оформить операцию возврата товаров розничному покупателю.

Программа позволяет не только производить оплату платежными картами (эквайринговые операции), но и отслеживать процесс перечисления денежных средств из банка. Автоматизирован процесс загрузки данных о эквайринговых операциях, реализованы отчеты для контроля прохождения эквайринговых платежей.

Продажи с использованием платежных карт могут проводиться также и в оптовой торговле.

Продажи в неавтоматизированных (удаленных) точках

Программа автоматизирует работу с удаленными торговыми точками, в которых не обеспечен доступ к информационной базе. В качестве примера можно привести небольшие магазины, ларьки и т.д.

В торговой точке регистраторы расчетных операций (РРО) используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, что достаточно для соблюдения текущих правил использования РРО в Украине. При этом предполагается, что в момент совершения продажи, эта продажа не регистрируется в программе.

По завершению периода торговая точка передает в кассу торгового предприятия денежные средства, полученные при продаже товаров покупателю.

Если в торговой точке ведется детальный учет продажи товаров, то торговая точка также сообщает о количестве проданных товаров. Эта информация регистрируется с помощью документа "Отчет о розничных продажах".

В том случае, если в точке не ведется детальный ежедневный учет проданных товаров, торговая точка проводит инвентаризацию и получает данные о текущих остатках товаров.

Недостатки, выявленные инвентаризацией, будут означать объемы продаж за период после предыдущей инвентаризации.

Недостачи и излишки товаров, выявленные инвентаризацией и не связаны с продажами в неавтоматизированной торговой точке, можно зарегистрировать в информационной базе соответственно документами "Списание недостач товаров" и "Оприходование излишков товаров". Эти документы могут быть сформированы в рамках проведения инвентаризационной кампании.

В любой момент программа позволяет проконтролировать правильность сдачи розничной выручки и сравнить объем розничной выручки полученной от точки информацией о продаже товаров.

С помощью различных отчетов можно проводить сравнительный анализ розничных продаж товаров в различных торговых точках, анализировать оптимальный запас товаров в них. В розничной торговле можно использовать все те методы управления запасами для расчета оптимального запаса товаров, применяются и при оптовых продажах.

Управление запасами

Ключевыми целями процесса управления запасами являются:

• наличие запасов на складе в необходимом количестве,
• достижение желаемого уровня обслуживания клиентов;
• снижение потребности в оборотных средствах;
• улучшение показателей оборачиваемости товаров;
• снижение затрат предприятия на закупку и хранение товаров,
• устранение избыточных запасов.

Для полного достижения вышеуказанных целей прикладное решение позволяет поддерживать запасы на складе, обеспечивать количество товаров по текущим заказам на отгрузку и обеспечивать потребности по планам закупок.

Упрощенное поддержание запасов на складе

Упрощенное поддержание запасов на складе сопряжено с выполнением задач:

• контроль текущего остатка товаров на складе,
• определение максимального и минимального запасов,
• расчет среднедневного потребления товаров,определение поставщика и условия работы с ним,
• формирование заказов поставщикам на то количество товаров, которое необходимо для поддержания запаса.

Упрощенное поддержание запасов на складе осуществляется в соответствии с параметрами:

• Минимальный остаток – желаемое количество товаров, определяемое сроком поставки,
• Максимальный остаток – желаемое количество товаров, определяющее уровень запасов и частоту завоза.

Минимальный и максимальный остатки можно задать вручную либо рассчитать автоматически на основании среднедневного потребления товаров.

Поддерживать запасы на складе при упрощенном варианте можно путем формирования заказов поставщикам. Максимальный и минимальный остатки, а также фактические остатки товаров на складах, учитываются при расчете количества товаров, которое рекомендуется к заказу у поставщика для поддержания запаса.

Количество товаров, которое необходимо заказать у поставщика, рассчитывается для всех товаров. При этом системой выдаются рекомендации к заказу у поставщика только по тем товарам, уровень запасов которых на складе меньше или равен минимальному остатку (флажок К заказу).

Если  остаток товара на складе меньше или равен минимальному остатку, то будет предложено заказать товар для доведения остатка товара до уровня максимального остатка. При этом рассчитанная величина заказа уменьшается на то количество товаров, которое было заказано ранее.

Расширенное поддержание запасов на складе

Расширенное поддержание запасов на складе сопряжено с выполнением задач:

• контроль текущего остатка товаров на складе;
• определение максимального и минимального запасов;
• определение способа и метода обеспечения потребностей;
• выбор источника обеспечения потребностей;
• расчет среднедневного потребления товаров;
• определение поставщика и условия работы с ним;
• формирование сроков и графиков поставки товаров (дата поставки, дата отгрузки);
• формирование различных заказов (заказы поставщика, заказы на сборку, заказы на перемещение).

При расширенном варианте поддержание запасов на складе осуществляется в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:

• способы обеспечения потребностей;
• методы обеспечения потребностей;
• параметры поддержания запаса соответствующие методам обеспечения потребностей;
• сроки и графики поставок.

Для поддержания запасов на складе при расширенном варианте обеспечивать потребности можно следующими способами:

• Покупка у поставщика;
• Перемещение с одного склада на другой;
• Сборка/Разборка.

Для определения способов обеспечения потребностей предназначен инструмент прикладного решения – Способы обеспечения потребностей, использование которого также позволяет определить правило формирования заказов. С учетом правила формирования заказов автоматически рассчитываются даты поставки и даты отгрузки.

Использование методов обеспечения потребностей с целью поддержания запасов на складе позволяет решить основную задачу - формировать потребности в заказе товара в тот момент, когда остаток товара на складе меньше либо равен минимальному остатку. При снижении запаса товаров до минимального количества система будет рекомендовать к заказу количество, равное максимальному запасу.

Для поддержания запасов на уровне неснижаемого остатка товаров на складе доступны различные методы обеспечения потребностей и соответствующие им параметры поддержания запасов.

Поддержание запаса (min-max) - позволяет поддерживать уровень запаса в соответствии с желаемым минимальным или максимальным запасами. Информация о минимальном и максимальном запасах указывается вручную. Минимальный остаток указывается на срок покупки, а максимальный – на обеспечиваемый период.

Поддержание запаса (расчет по норме) - позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии с нормой дневного потребления товаров. Информация о среднедневном потреблении товаров учитывается при расчете минимального и максимального запасов.

Поддержание запаса (расчет по статистике) - позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии со статистикой продаж. Данные по статистике продаж учитываются при расчете среднедневного потребления товаров, максимального и минимального запасов.

Максимальный и минимальный остатки, а также фактические остатки товаров на складах, учитываются при расчете количества товаров, которое рекомендуется системой к заказу для поддержания запаса.

Количество товаров, которое необходимо заказать для поддержания запаса на складе, рассчитывается для всех товаров. При этом системой выдаются рекомендации к заказу только по тем товарам, уровень запасов которых на складе меньше или равен минимальному остатку (флажок К заказу в рабочем месте Формирование заказов по потребностям).

Обеспечение текущих заказов на отгрузку

Для обеспечения текущих заказов на отгрузку предусмотрены следующие возможности:

• определение способа обеспечения потребностей,
• корректировка графиков поставки,
• контроль количества товаров, требуемого для обеспечения потребностей,
• определение источника обеспечения потребностей,
• контроль количества товаров, которое уже обеспечено по заказу на отгрузку,
• выбор режима обеспечения заказов на отгрузку,
• формирование различных заказов.

Текущие заказы можно обеспечивать в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:

• метод обеспечения Заказ под заказ – позволяет обеспечить только количество, которое необходимо для закрытия потребности по текущим заказам на отгрузку,
• способ обеспечения потребностей - позволяет обеспечить потребности по заказам различными способами (покупка у поставщика, перемещение с одного склада на другой, производство силами переработчика, сборка).

Обеспечение заказов на отгрузку может осуществляться в следующих режимах:

• за счет запасов – при расчете количества товаров, которое необходимо для обеспечения заказов на отгрузку, учитываются текущие остатки товаров на складе и все ожидаемые поступления товаров (например, ожидаемые поступления товаров для поддержания запаса).
• независимо от поддержания запасов – при расчете количества товаров, которое необходимо для обеспечения запасов, не учитываются текущие остатки товаров на складе и ожидаемые поступления товаров.

Обеспечение потребностей по планируемым закупкам

При наличии особых требований к срокам обеспечения потребностей (например, длительный срок поставки) применяется объемно-календарное планирование. Объемно-календарное планирование – предполагает обеспечение потребностей путем формирования заказов поставщикам на основании предварительно сформированных планов закупок.

Для обеспечения потребностей по планам закупок предусмотрено рабочее место Формирование заказов поставщикам по планам, использование которого позволяет:

• проанализировать потребности по планам закупок и уточнить количество товаров, необходимое к заказу у поставщика;
• определить состав и объем заказа поставщику;
• определить поставщика, условия работы с ним (соглашение с поставщиком) и склад, который требуется обеспечить;
• сформировать заказы поставщикам на то количество товаров, которое необходимо для обеспечения планов по закупкам.

Управление закупками

Для управления закупками предусмотрены различные возможности:

• подбор поставщиков товаров;
• различные условия закупок;
• поддержка различных схем приема товаров от поставщика;
• различные варианты формирования заказов поставщикам и контроль их исполнения;
• корректировка и закрытие заказов поставщикам;
• мониторинг цен поставщиков;
• оформление поставки товаров;
• составление графиков поставок и графиков платежей;
• корректировка поступлений и возвраты поставщикам.

Регистрация информации по поставщикам

Регистрация полученных от поставщика первичных документов (приходная накладная, прайс-листы и т.д.) в большинстве случае требует указания номенклатуры. Возможна ситуация, когда наименование товаров в документах поставщика не совпадает с наименованием этих же товаров, зарегистрированных в информационной базе. Для разрешения данной ситуации предусмотрена возможность хранения информации о соответствии номенклатуры поставщика и той номенклатуры, которая зарегистрирована в информационной базе.

По каждому поставщику можно зарегистрировать действующие цены (прайс-лист поставщика):

• прайс-лист поставщика регистрируются в рамках соглашения с поставщиком,
• предусмотрена возможность регистрировать цены в соответствии с различными условиями.

Цены поставщика будут зарегистрированы только по тем позициям, которые сопоставлены с номенклатурными позициями информационной базы.

Загрузить цены поставщика можно из опубликованного на сайте прайс-листа поставщика, используя внешнюю обработку.

Также можно регистрировать цены конкурентов.

Условия закупок

Для регистрации условий закупок предусмотрен элемент прикладного решения – Соглашение об условиях закупок, использование которого позволяет:

• указать поставщика;
• определить условия оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров);
• указать срок поставки товаров – используется для расчета предполагаемой даты поставки;
• задать вариант приемки товаров (выписка финансовых документов и регистрация приемки товаров на склад разделены);
• указать склад поставки товаров от поставщика и др.

В рамках соглашения с поставщиком может быть оформлен договор с поставщиком. При этом договор с поставщиком формируется на основании данных соглашения.

Варианты приемки товаров от поставщиков

Операция приема товаров от поставщика может быть оформлена различными способами:

• оформление разовых поставок без оформления соглашения с поставщиком и без контроля сроков поставки. Фактический прием товаров от поставщика осуществляется на основании данных накладной;
• оформление поставок по нескольким документам. Накладная оформляется по результату фактического приема товаров от поставщика. Фактический прием товаров на склад осуществляется в соответствии с соглашением поставщика, если по нему оформлены заказы или приходные накладные;

• оформление поставок на регулярной основе в соответствии с ценами и условиями поставки, которые определяются в соглашении с поставщиком и могут быть уточнены в заказе поставщику. Фактический прием товаров на склад осуществляется в соответствии с соглашением поставщика. Документы поставки (заказ, накладная) могут быть оформлены после фактического приема товаров на склад.

Оформление заказов поставщикам

Для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемых у поставщика товаров, порядке и сроках оплаты предусмотрено использование заказов поставщикам. Заказ поставщику – инструмент, позволяющий организовать процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств поставщика, так и собственных финансовых обязательств.

Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами в соответствии с параметрами обеспечения (сроком поставок товаров от поставщика, среднедневного потребления и т.д.).

Также заказ поставщику может быть введен на основании ранее оформленных заказов покупателей, сделки с клиентом. При оформлении заказа в рамках соглашения автоматически заполняются основные условия закупок (валюта, вид цены поставщика, параметры оплаты, использование договоров и т.д.).

Контроль оплаты товаров по заказам поставщиков производится в соответствии с датой оплаты, указанной в заказе поставщику. В заказе можно указать желаемую дату поступления товаров. На основе анализа предполагаемых дат поставки товаров можно составить график поставок товаров.

Контроль выполнения обязательств поставщиком осуществляется при помощи статусов и состояний документа. Статусы для документа присваиваются вручную.

Состояние – информация о заказе, которая рассчитывается автоматически, исходя из имеющихся в информационной базе данных (статус, оплата, наличие на складе и т.д.).

Оформление поставок товаров от поставщика

При оформлении поставок товаров от поставщика можно отражать различные операции:

• Закупка товаров у поставщика;
• Закупка товаров через подотчетное лицо;
• Прием товаров на комиссию;
• Закупка импортных товаров.

Операции поступления товаров от поставщика регистрируются документом Поступление товаров и услуг.

Поставка товаров может быть оформлена в рамках заказа поставщику, нескольких заказах поставщикам, соглашения или как отдельная поставка товаров.

Зарегистрировать поступления товаров на склад можно по одной накладной сразу на несколько складов. Для этих целей в табличной части документов закупки доступна возможность выбора складов.

Оплата на поставку товаров может производиться в рамках договора, конкретного заказа поставщику, по конкретному документу поступления:

• предусмотрена возможность зачета аванса, перечисленного поставщику;
• оплату можно переносить с одного заказа поставщику на другой.

Если на складе используется ордерная схема, поступившие товары приходуются на склад только после оформления приходного ордера на товары.

Существует возможность в момент поступления товаров зафиксировать расхождения между фактически принятым товаров и товаром, зафиксированным в первичных сопроводительных документах.

После фиксации расхождений, возникшие недостачи можно отнести на взаиморасчеты со сторонней организацией или на прочие расходы. Образовавшиеся излишки товаров можно отнести на прочие доходы.

Управление складом

Реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль запасов товаров на предприятии.

Прикладное решение позволяет

• управлять остатками товаров в различных единицах измерения на множестве складов;
• вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию;
• детализировать расположение товара на складе по местам хранения, позволяет оптимизировать сборку товаров на складе;
• учитывать серии товаров (серийные номера, сроки годности и т.п.);
• задавать произвольные характеристики товаров (цвет, размер, другие);
• учитывать налоговый код (код УКТВЭД, КВЭД, признак импортного товара) и номер ГТД;
• оформлять операции сборки/разборки товаров; резервировать товары.

Организация складского хозяйства может быть различной, структура может быть как простой, так и достаточно иерархически сложной. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так и расположенные удаленно.

Сведения о складских запасах могут вводиться в информационную систему с высокой степенью детализации: до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты ...), до уровня серийных номеров и сроков годности товаров.

Для ускорения процессов поступления, отгрузки и инвентаризации товаров на складах можно использовать различные виды торгового оборудования: сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных.

В программе реализована схема ордерного складского учета. Она может независимо включаться для операций отгрузки и поступления. Складские ордера выписываются на основании документов-распоряжений, в качестве которых могут выступать заказ или накладные. Ведется учет полученных, но невыполненных предписаний. Технология работы склада может строиться целиком "от электронных распоряжений".

В программе реализовано адресное хранение товаров, то есть: ведение остатков товаров в разрезе мест хранения (ячеек, полок, стеллажей), и упаковок товаров.

При этом возможно как справочное размещения по ячейкам, когда указывается только, в каких ячейках товар в принципе может находиться, так и контроль остатков по ячейкам, когда ведется точный учет по количеству товара в каждой ячейке.

При использовании контроля остатков в складских ячейках: система позволяет управлять раскладкой товаров по местам хранения при поступлении, составлении из мест хранения при отгрузке, перемещении и разупаковке товаров. Алгоритмы, заложенные в систему, автоматически подбирают оптимальные места хранения при помещении товаров. Для товаров, которые хранятся и отгружаются в упаковках различного размера, - возможно автоматическое формирование заданий на разупаковку при дефиците упаковок меньшего размера.

В любой момент можно проконтролировать процесс сборки товаров на складе в соответствии с выданным "электронными" распоряжениями или процесс размещения товара, что поступил.

Реализовано многошаговый процесс инвентаризации товаров, который включает формирование распоряжений на инвентаризацию, выдачу распоряжений на перечисление остатков в местах хранения, раздельное отражение излишков и недостач в оперативном и финансовом учете.

Поступление товаров

Для отражения операций поступления может использоваться как упрощенная схема документооборота, так и подробный учет с использованием ордерной схемы и адресного склада.

Процесс поступления товаров на адресный склад можно представить в виде следующей схемы:

• Прием товаров оформляется на основании ранее оформленных распоряжений: заказ поставщику, поступление товаров, возврат от клиента. В качестве распоряжения может использовать соглашение с клиентом.
• Оформляются приходные ордера, и товар поступает в зону приемки.
• В зоне приема осуществляется проверка принятого товара в соответствии с распоряжением.
• По приходным ордерам формируются и распечатываются задачи на размещение.
• Товар размещается на складе в нужных кладовых.

Для повышения эффективности работы в программе предусмотрено рабочее место по приему товаров.

Отгрузка товаров со склада

Распоряжениями на отгрузку есть документы реализации. По ним автоматически формируются расходные ордера. Если склад разделен на помещения, то автоматически формируются расходные ордера по каждому помещению, в зависимости от наличия товаров в помещении. По расходным ордерам автоматически формируются задания на отбор товаров. При необходимости могут формироваться задание на переупаковку товаров. Товары перемещаются в зону отгрузки.

Данные в расходном ордере автоматически корректируются в соответствии с фактически собранными товарами. Проверяется правильность состава отобранных товаров по распоряжению. Товары отгружаются клиенту.

Для повышения эффективности работы по сборке товаров предусмотрено рабочее место кладовщика по отгрузке товаров.

Инвентаризация товаров

На практике процесс инвентаризации на складе является длительным, поэтому он оформляется в программе в рамках приказа на инвентаризацию.

 В программе предусмотрена возможность перечислять товар в ячейках без остановки продаж. Ячейки склада на момент пересчета блокируются. После пересчета товаров регистрируются излишки, недостачи товаров. На основании этих данных анализируется возможность зачета пересортицы товаров.

Прочее движение товаров

В программе предусмотрена обработка, которая позволяет распределить излишки и недостачи по организациям с учетом остатков конкретных организаций и сформировать документы списания и оприходования.

В программе реализована функциональность по оформлению и выполнения перемещений между складами, отпуск товаров на внутренние нужды, операции сборки / разборки.

Данные о планируемых внутренних перемещениях используются при расчете необходимых запасов товаров.

Серийный учет товаров

Программа позволяет учитывать товары в разрезе серий и сроков годности. Серии и сроки годности является разрезом (аналитикой) складского учета, могут отмечаться при поступлении и отгрузке товара. Товары с сериями и сроками годности могут участвовать во внутреннем товарообороте организации.

Для каждого вида номенклатуры можно настроить свою политику учета серий товаров.

Для продуктов можно вести учет по срокам хранения товаров. Например, при поступлении товаров виду "Продукты" указывается срок хранения. При отгрузке товаров с разными сроками годности списываются автоматически товары в соответствии с установленной политикой учета серий по принципу FEFO. Программа будет предлагать списывать в первую очередь товары, в которых скоро заканчиваются сроки годности (first expire first out).

Информацию о товарах со сроком годности можно посмотреть в соответствующем отчете.

Программа позволяет организовать учет остатков серий товаров. Серией для разных товаров могут выступать различные сущности: бобины кабеля, рулоны ткани, линолеума, производственные партии краски, серии микросхем и т.п. Например, при поступлении кабельной продукции указываются серийные номера бобин, на которых намотан кабель, и количество кабеля в метрах для каждой бобины. При оформлении отгрузки менеджер, в зависимости от того, сколько метров кабеля необходимо клиенту, определяет номера тех бобин, которые можно отгрузить клиенту.

Также предусмотрен учет по конкретным серийным номерам товаров. Можно указать серийные номера при отгрузке товаров клиенту.

С помощью отчета "Движение серий товаров" можно получить информацию о том, в какой момент была зарегистрирована серия (серийный номер, серия, срок годности и т. Д) Для конкретного товара, и когда была произведена отгрузка данной серии (товара с серийным номером , определенным сроком годности, номер бобины кабеля).

Мобильное рабочее место работника склада

Кладовщики могут работать с программой мобильно, с помощью специализированного терминала сбора данных и программного модуля "Мобильное рабочее место кладовщика". Реализована поддержка двух основных размеров экранов терминалов сбора данных: 320х240, 240х320, ч 320х320.

Мобильное рабочее место работника склада может использоваться на складе (помещении) с адресным хранением товаров. Когда для работника склада создается задание на отбор, размещение товаров, пересчет товаров - задача появляется в списке на экране мобильного рабочего места.

В процессе выполнения задания программа последовательно указывает, какое действие необходимо выполнить - отсканировать номер кладовой, отсканировать товар в кладовке, отсканировать серию товара. Таким образом, обеспечивается последовательное выполнение всех операций. При этом может быть настроен удобный для пользователя порядке сканирования.

Для удобства работы - управление устройством может производиться не только с помощью сенсорного экрана, но и горячими клавишами, информацию о которых кладовщик все время видит на экране. Также используется цветная индикация для наглядности и ускорения работы.

Предусмотрена обработка ошибочных ситуаций. Например, ручной ввод штрих-кода при невозможности его сканирования.

Доставка товаров

Программа позволяет автоматизировать процесс доставки товаров клиентам, а также процесс доставки товаров при перемещении товаров между складскими помещениями.

Доставка товаров может осуществляться как собственным транспортом, так и с помощью внешней транспортной компании (перевозчика). Все задания на перевозку формируются с учетом зоны доставки, порядке объезда адресов доставки, а также с учетом грузоподъемности транспортного средства.

Финанcы

Планирование движения денежных средств

В программе обеспечивается возможность планирования, регистрации поступлений и выплат наличных и безналичных денежных средств. Обобщенные данные о планировании движения денежных средств представляются в виде платежного календаря.

Поступление средств планируется исходя из информации о планируемой оплату заказов клиентов. При планировании поступления средств также учитываются другие поступления денежных средств (например, предоставление кредитов).

Расходы денежных средств планируются на основании предварительно оформленных и утвержденных заявок на расходование денежных средств. При планировании может использоваться контроль лимитов расходования средств. При расходе средств может осуществляться контроль расхода средств в соответствии с ранее оформленных заявок на расходование средств.

Поддерживается Эквайринг: программа обеспечивает возможность учета поступлений и возвратов средств, поступивших с помощью банковских пластиковых карт различных платежных систем.

Определение финансового результата

Учет себестоимости ведется в разрезе организаций, позволяет повысить совместимость с бухгалтерским учетом. Есть возможность выбирать учетную политику учета себестоимости складских остатков в разрезе партий (документов поступления), а также списания партий при выбытии товаров по методу ФИФО. Поддерживаются следующие методы расчета себестоимости запасов:

• Средняя за месяц;
• ФИФО (взвешенная оценка)
• ФИФО (скользящая оценка).

Поддерживается учет себестоимости товаров в разрезе налоговых назначений товаров.

Поддерживается учет себестоимости работ. Работы в программе учитываются аналогично товарам, но они не сохраняются на складе, а числятся за подразделением, их сделал или закупил.

Учет финансовых результатов (прибыли, убытков) ведется параллельно по предприятию в целом, что позволяет определить финансовый результат предприятия в целом, а также в разрезе направлений деятельности предприятия. Состав направлений может определяться очень гибко, например, направления могут соответствовать точкам продажи (для розничных предприятий), ассортимента (для дистрибьюторов), проектам и т. д.

Поддерживается описание произвольных правил распределения себестоимости и выручки от продаж на направления деятельности, опирающихся на аналитику продаж.

Регистрация и учет прочих расходов осуществляют в разрезе статей расходов и объектов дополнительной аналитики, обусловлена статьей расходов. Настройка дополнительной аналитики может быть выполнено в режиме пользователя. Например, дополнительные расходы на закупку или продажу могут относиться на соответствующий заказ, затраты на хранение - на склад и так далее. Это позволяет, с одной стороны, детально анализировать структуру расходов, с другой стороны, соотносить расходы с выручкой по тому же объекту аналитики.

Другие расходы при распределении могут быть включены в себестоимость товарных запасов или, по настроенными правилами, списанные непосредственно на направления деятельности, они могут быть учтены как расходы прошлых и будущих периодов.

Финансовый результат определяется путем сопоставления затрат с полученными доходами. В программе реализован полный контур учета финансовых результатов, который включает в себя следующие направления.

• Учет выручки и себестоимости продаж.
• Учет доходов и расходов.
• Распределение расходов на себестоимость товаров.
• Распределение доходов и расходов на направления деятельности.
• Учет финансовых результатов.
• Анализ доходов, расходов и финансовых результатов.

Контроль и анализ деятельности предприятия

Отчет "Управленческий баланс" дает возможность контроля финансового состояния предприятия по статьям активов и пассивов в целом по предприятию и с аналитикой по организациям и подразделениям.

Прикладное решение позволяет настроить "приборную панель" руководителя, выводя на нее различные показатели деятельности предприятия.

Состав показателей, алгоритмы их формирования, форма представления могут гибко настраиваться.

Учет кредитов и депозитов

В программе реализован учет кредитов, депозитов и займов.

Функционал программы позволяет:

• хранить условия договоров займов, кредитов и депозитов;
• вести графики фактических оплат и начислений;
• планировать движения денежных средств по кредитам и депозитам в платежном календаре;
• проводить план-фактный анализ платежей.

Регламентированный учет согласно украинскому законодательству

В конфигурации ведется учет НДС, акцизного налога с розничных продаж и Единого налога.

Подсистема учета НДС предназначена для выписки налоговых документов. 

Предусмотрено автоматическое начисление налоговых обязательств и кредита. Поддерживаются следующие моменты начисления налоговых обязательств и кредита:

• По 1-му событию;
• По оплате;
• По отгрузке.

При выписке документов поставки товаров, работ, услуг и прочих активов в подсистеме учета НДС регистрируется номенклатурный состав поставки. Предусмотрена автоматизированная выписка налоговых накладных с учетом суммы начисленных налоговых обязательств и номенклатурного состава поставок. Для ручного запуска автоматического формирования и проверки выписанных налоговых накладных реализовано специальное рабочее место.

Контролируется соответствие номенклатурного состава документов поставки и налоговых накладных. В случае выявления расхождений (оформление документа продажи по ранее полученному авансу, изменение ранее оформленного документа продажи) в автоматизированном режиме налоговые накладные могут быть изменены, либо к ним могут быть выписаны Приложения 2 (Расчеты корректировки).

Возможна также ручная выписка налоговых документов.

При фиксации документов поступления регистрируется номенклатурный состав поставки. Предусмотрено специальное рабочее место для ответственного за регистрацию входящих налоговых документов. При поступлении входящего документа фиксируются информация о нем в информационной базе. На основании данных поставок автоматически заполняется основная информация о налоговом документе, включая его товарную часть в разрезе ставок НДС. Возможна автоматическая загрузка из FREDO Звіт. 

Для целей выписки налоговых документов предусмотрен учет товаров в разрезе кодов УКТ ВЭД. Опционально возможен также учет импортных товаров в разрезе номеров ГТД.

Подсистема учета Единого налога предназначена для учета доходов и расходов плательщика Единого налога.

Доходы плательщика Единого налога, а также расходы плательщика Единого налога и НДС начисляются при регистрации входящих и исходящих платежных документов (поступлении и списании безналичных и наличных ДС). Доходы и расходы классифицируются по статьям, соответствующим статьям Книги доходов (Книги доходов и расходов) плательщика Единого налога.

Формируются Книга доходов, Книга доходов и расходов плательщика единого налога.

Определяется список подакцизных товаров по статьям Декларации акцизного налога. Формируется отчет «Розничные продажи подакцизных товаров», содержащий информацию для заполнения Декларации.

Реализована Интеграция с модулем электронного документооборота FREDO ДокМен, поддерживается выгрузка и загрузка счетов на оплату и накладных.