На момент начала нашего сотрудничества, компания «Эльдорадо» уже имела опыт автоматизации документооборота в компании, однако система, которая для этого использовалась, была настроена не полностью и не использовалась сотрудниками в ежедневной работе.
Нашей компанией было предложено новое современное программное решение, с расширенным функционалом по сравнению с версией, которая уже была установлена в компании. Выбор нового программного продукта позволил избежать части доработок и в полной мере пользоваться функционалом новой системы для оптимизации бизнес-процессов компании в целом.
Какие задачи стояли при внедрении
Для крупной компании, какой является «Эльдорадо», важно иметь единую систему хранения, регламентированное движение корпоративных документов с контролем исполнения.
Автоматизация требовалась в организации процессов обработки, согласования, регистрации, а также хранения внутренних организационно-распорядительных документов всех подразделений компании. Особенно внушительным было количество документов кадровой службы, службы HR, секретариата, юридического отдела. Также нуждались в упорядочивании документы по входящей/исходящей корреспонденции. Важной задачей было построение целостного процесса согласования документов и возможности отслеживания статусов документов в реальном времени.
При внедрении системы автоматизации команда специалистов Исполнителя и Заказчика настраивала систему «с нуля». Для этого пересмотрели существующие бизнес-процессы для построения логики работы пользователей в системе и определили важные требования к настройке системы:
Ограничение прав доступа
В Эльдорадо работает более 400 офисных сотрудников поэтому бизнес-процессы и взаимодействия между подразделениями непростые. По этой причине были повышенные требования по ограничению прав доступа к информации для разных сотрудников, в зависимости от должности и специализации.
Контроль версий документов
При большом количестве пользователей всегда есть риски случайного изменения пользователем версии документа и контроль версий был необходимым для компании.
Штрихкодирование
Дополнительным требованием была настройка штрихкодирования документов для облегчения поиска документов и быстрой обработки входящей/исходящей корреспонденции сотрудниками службы Секретариата.
Эльдорадо – это крупнейшая компания с четко прописанными регламентами, правилами и процедурами и, также, с собственным квалифицированным IT-отделом. Для продуктивного сотрудничества и слаженной работы внедрение проекта происходило в офисе Эльдорадо, наша методология внедрения была адаптирована под требования компании, что послужило основой для качественного взаимодействия между нашими командами.
Что было сделано
Система была запущена в промышленную эксплуатацию. Настройка программы происходила в несколько этапов.
На первом этапе была выполнена настройка основных параметров системы и произведено заполнение нормативно-справочной информации:
- создана структура папок хранения документов и настройка видов этих документов,
- выполнена настройка шаблонов входящих и исходящих документов,
- настроено автоматическое заполнение шаблонов внутренних документов (организационно-распорядительных приказов)
- запущена процедура автоматической нумерации документов согласно правилам компании для нескольких юридических лиц.
- налажена система контроля версий объектов - карточек электронных документов и прикреплённых к ним файлов
- настроено делегирование прав на использование и работу с документами.
Вторым этапом было распределения прав доступа для руководителей высшего звена, линейных руководителей и рядовых сотрудников, позволяющая сохранить конфиденциальность документов.
Следующим, третьим этапом, были созданы маршруты согласования/утверждения для входящих/исходящих документов, а также настроено штрихкодирование входящей/исходящей документации и интеграция с оборудованием. Система штрихкодирования позволила существенно сократить трудозатраты по поиску документов и работе с ними.
На четвертом этапе были настроены маршруты согласования/утверждения для организационно-распорядительных документов и служебных записок департамента HR. Маршруты согласования/утверждения запускались системой автоматически после сохранения документа, что позволило минимизировать риски появления ошибок в маршрутизации документов и корректировки пользователями маршрутов согласования документов. Так как сотрудников офиса компании более 400 человек, согласование командировок занимало много времени. Для упрощения задачи мы создали экранную и печатную формы реестра командировок. Единый список позволил директору утверждать единый список командированных один раз, а секретарю оперативно печатать документацию и приказы о командировке.
На последнем, пятом этапе были созданы маршруты согласования всех видов договоров (типовых и не типовых) и дополнительных соглашений к ним. Для сложной системы согласования договоров в компании потребовалось доработать систему, чтобы назначение ответственных лиц согласующих договор менялось в зависимости от его (договора) условий. Отличительной особенностью проекта было настройка согласования документов по e-mail для пользователей, не имеющих прямого доступа в программу автоматизации.
Запуск системы проводился в два этапа. Первым этапом была тестовая эксплуатация. Для сотрудников компании была разработана программа обучения с учетом всех пожеланий руководства компании, также была обучена команда IT-отдела для дальнейшего поддержания функционирования системы. После успешного окончания обучения начался тестовый период, в течение которого проводились все необходимые оперативные консультации и поддержка пользователей. Обучение и работа на протяжении тестового периода проводились в тестовой базе. И после успешного тестирования системы стартовал второй этап - промышленная эксплуатация.
Результат
В короткие сроки новая система была запущена в промышленную эксплуатацию.
Документооборот хранит значительное количество документов, при этом у пользователей не вызывает затруднений найти требуемый документ, как в электронном, так и в бумажном варианте. Договора больше не задерживаются и не забываются у контрагентов, важные документы всегда под контролем. Все этапы подписания и утверждения документов прозрачны и понятны пользователям и руководству.
Контроль доступа позволил ограничить доступ пользователей к документам, с которыми они не должны работать, и, таким образом, сохранить конфиденциальность информации.
Настроенные шаблоны документов позволили типизировать документы и облегчили процесс заполнения карточек электронных документов. А автонастроенные шаблоны позволили в считанные секунды заполнять типовые документы, такие как приказы, заявления, служебные записки и распечатывать уже заполненные документы.
Настроенная система версионирования объектов позволила контролировать действия пользователей, как случайные, так и преднамеренные, а также избежать ошибок или работать с более ранними, и, в каких-то случаях, более корректными версиями документа.
Настроенная система делегирования прав позволила назначать замены сотрудникам, находящимся в отпуске или в командировке.
Таким образом, процесс перехода на новую версию системы автоматизации был успешно завершен.
Дальнейшие планы
В дальнейшем планируется добавление в систему новых пользователей, присоединение к документообороту новых подразделений.
Также планируется дальнейшее развитие системы: добавление и настройка новых видов документов, в том числе договоров.
Таким образом, Эльдорадо получило единую систему документооборота для своего офиса и магазинов, что, в свою очередь, сократило бумажный документооборот и трудозатраты на процесс обмена и согласования документов и файлов между подразделениями, сделало прохождение документов по маршруту понятным и контролируемым.
