После создания в 2003 году, компания ROPA Ukraine прошла долгий путь развития, по сей день совершенствуется, и на данный момент является крупным торгово-производственным предприятием, занимающим лидирующие позиции в своем сегменте на рынке Украины.
Основные направления деятельности предприятия - продажа, поддержка, обслуживание и ремонт сельскохозяйственных машин известных брендов (ROPA, HORSCH, BERGMANN, KRONE) и собственного производства.
В компании работает команда профессионалов, более 100 человек, хорошо знающих и выполняющих свое дело.
По причине постоянного процесса совершенствования претерпевают изменения и элементы управления предприятием, в том числе и программное обеспечение, на базе которого принимаются управленческие решения, осуществляется оперативный контроль и бухгалтерский учет деятельности предприятия.
Таким изменением стало внедрение программного продукта на базе BAS ERP.
Какие задачи стояли при внедрении
Наше сотрудничество началось на завершающей стадии промышленной эксплуатации программного продукта BAS ERP.
Целью нашей работы изначально была поддержка и ответы на вопросы пользователей, а также решение задач, возникших в ходе работы. Впоследствии добавились задачи по оптимизации использования системы во всех подразделениях компании. В большинстве случаев бизнес-процессы компании ложились на типовой функционал программного продукта, но в некоторых ситуациях бизнес-процессы выходили за рамки данного программного продукта, и была необходимость доработки функционала BAS ERP.
Для успешной реализации данного проекта мы применили комплексный подход к автоматизации, сопоставляя логику бизнес-процессов и логику работы программного продукта, точно оценивая масштабы и целесообразность доработки типового функционала или изменения процессов клиента.
Главной целью проекта была автоматизация процесса производства, возможность контроля производственного процесса, не забывая и о других аспектах деятельности – продаж и управления предприятием. Не менее важным требованием было обеспечение более эффективной работы сотрудников и более качественного обслуживания клиентов. Большое внимание уделялось оперативному контролю деятельности для быстрого принятия управленческих решений.
Как отмечалось ранее, наше сотрудничество началось на завершающей стадии промышленной эксплуатации программного продукта. Работы по запуску осуществляла другая компания-подрядчик, что является отличительной особенностью данного проекта. Нашей задачей сначала была поддержка текущей работы, а впоследствии добавилась задача оптимизировать функционал.
Для достижения поставленной цели, необходимо было реализовать следующие задачи:
- Наложить сложный процесс производства на типовой функционал программного продукта BAS ERP с использованием одной из методик управления производственным процессом. Процесс производства осуществляется как собственными силами, так и силами переработчика.
- Настроить необходимые пользователям отчеты.
- Показать и объяснить сотрудникам компании возможности программного обеспечения и научить корректной работе в BAS ERP.
- Настроить права пользователям системы для обеспечения конфиденциальности информации. Стояла задача ограничить доступ к зарплате и данным физических лиц (кроме ответственных пользователей).
- Закончить ранее начатую предыдущей компанией доработку системы по использованию счетов регламентированного учета по НДС 6431 и 6441. Для клиента использование указанных счетов было принципиальной позицией. Также требовалось закончить доработку функционала по операциям закупки.
- Закончить доработку Рабочего места менеджера по продажам.
- Предоставить консультации по ведению кадрового учета и по работе с блоком Зарплата.
- Оказать помощь в закрытии периодов (более 1 года).
- Найти, исправить и научить исправлять самостоятельно ошибки расчета себестоимости.
- Показать функционал и проконтролировать корректность работы пользователей по распределению расходов будущих периодов.
Что было сделано
- Были разработаны и продемонстрированы несколько моделей производства по разным методикам (регистрация операций и MES). Клиент выбрал наиболее подходящую и удобную для работы модель (MES). Далее отрабатывались детали, вырабатывался общий механизм работы.
- По запросам пользователей настроены отчеты типовым механизмом с учетом разделения прав доступа. Отчеты, не предусмотренные типовым механизмом, разрабатывались дополнительно. Настраивались такие отчеты, как:
Отчет «Ведомость по товарам на складах по документам-распоряжениям»;
Отчет «Себестоимость товаров»;
Отчет «Ведомость по расчетам с контрагентами – дебиторка» и прочие.
- По запросу заинтересованных пользователей были показаны и объяснены принципы работы с системой, как типового функционала, так и доработанного. Предоставлены пояснения о причинах ошибок ведения учета, даны рекомендации, как подобных ошибок избежать.
- Всем пользователям системы были откорректированы права в соответствии с занимаемой должностью и необходимостью доступа к объектам системы.
- При работе с системой были выявлены и устранены неточности в доработке функционала по использованию счетов регламентированного учета по НДС 6431 и 6441, допущенные предыдущим подрядчиком.
- Закончена доработка по использованию Рабочего места менеджера по продажам.
- Предоставлены консультации ответственным сотрудникам компании по ведению кадрового учета в системе. Пояснены методики расчета и выплаты заработной платы и прочих платежей, продемонстрированы возможности системы по работе с блоками Зарплата и Кадры.
- Оказана помощь в оперативном закрытии большого периода – года. В кратчайшие сроки исправлены ошибки расчета себестоимости и прочие ошибки ведения учета, из-за которых не закрывался период.
- Пользователям, ответственным за закрытие месяца показана методика поиска и исправления ошибок расчета себестоимости, в том числе и производственной.
- Показан функционал и предоставлены консультации по распределению расходов будущих периодов.
Результат
Благодаря комплексному подходу к реализации задач нашего клиента, с логически правильным продумыванием необходимых доработок, пользователи смогли комфортно работать в системе, а руководство - получить эффективный инструмент для отслеживания состояния дел на предприятии и принятия управленческих решений.
Настроенные оперативные отчеты позволили видеть общую картину происходящего на предприятии, а также контролировать просроченную дебиторскую задолженность, оперативно видеть остатки товаров и вовремя формировать заказы поставщикам.
Настройка подсистемы производства и применение методики MES позволило иметь развернутое представление о процессах, происходящих на производстве, автоматически формировать и отслеживать заказы переработчикам и контролировать собственные производственные процессы. Теперь все пользователи работают в единой системе, и руководство компании уверено в сохранении конфиденциальной информации.
После установки доработки Рабочее место менеджера по продажам на рабочую базу менеджеры смогли оперативно отслеживать наличие товара на разных складах в разрезе разных видов цен, в том числе и себестоимости. При использовании Рабочего места менеджера пользователям стало удобно искать товарные позиции по артикулу или наименованию.
Все вопросы, с которыми обращались к нам 70 пользователей системы, обрабатывались в кратчайшие сроки, согласно выставленным нашим клиентом приоритетам.
На данный момент внедрение программного продукта BAS ERP успешно завершено.