Автоматизация нового направления деятельности крупной торговой компании "Ганул"

Наш клиент – торговая компания,  которая занимает лидирующие позиции на рынке Украины в своем сегменте.

Уже более 20 лет деятельность «Ганул»  сосредоточена на четырех направлениях, а именно:

• Розничная торговля напитками и фасованными продуктами питания;
• Магазины у дома — небольшие магазины, предназначенные  для обеспечения текущих потребностей живущих неподалеку покупателей;
• С&C — сеть кофеен «Круассан и кофе»;
• ТИЦ — туристическо-информационные центры.

В компании работает более 650 амбициозных, коммуникабельных и целеустремленных сотрудников, благодаря  чему «Ганул»   постоянно развивается и открывает новые направления бизнеса.

Как раз для автоматизации нового направления деятельности мы и были приглашены.

Стоит упомянуть, что у нашего клиента в штате работает собственный отдел разработчиков программных продуктов 1С:Підприємство, и мы выступали на проекте в качестве экспертов в области интеграции комплексных решений для автоматизации бизнеса.

Принимая во внимание необходимость получить первые результаты в сжатые сроки, было принято решение реализовать разработку и внедрение по agile. Такой подход обеспечил возможность работать в системе уже после первых доработок и оперативно вносить изменения в процессе реализации проекта.

На момент начала нашего сотрудничества, наш клиент уже пользовался программными продуктами предыдущего поколения.

Цели и задачи, которые поставил заказчик, выходили за границы функционала этих программных продуктов, поэтому для успешной реализации данного проекта, мы применили комплексный подход к автоматизации бизнес-процессов, выходящий за рамки существующих систем.

Главной целью была автоматизация нового направления бизнеса для обеспечения эффективной работы сотрудников и более качественного обслуживания клиентов.

Для достижения поставленной цели, необходимо было реализовать следующие задачи:

1)        Разработать и настроить обмен данными между двумя программами;

2)        Настроить процесс обработки заказов покупателей в учетной базе;

3)        Разработать интерфейс менеджера Call центра;

4)        Настроить обмен с клиент-банком;

В рамках создания обмена данными между SWE и системой автоматизации были разработаны требования к данным, импортируемым в систему, данным, экспортируемым из базы, требования к обмену и правила использования программы при работе совместно с SWE, а также были развернуты обмены для системой автоматизации и SWE.

Реализация данной доработки позволила выгружать из системы справочник «Номенклатура», товарные остатки, справочник "Контрагенты", розничные цены номенклатуры и документы движения ТМЦ (закупки, продажи, списание, оприходование).

Также была реализована автоматическая загрузка заказов покупателей, проверка и корректировка заказов.

После успешного внедрения данной доработки, мы предоставляли консультационную поддержку нашему клиенту по использованию нового функционала.

В рамках автоматизации процесса обработки заказов покупателей в учетной базе, были реализованы множественные доработки.

На первоначальном этапе мы настроили загрузку заказов, которая осуществляется тремя способами: путем загрузки из SWE, из электронной почты, либо менеджером вручную путем приема звонка от покупателя.

Также был реализован механизм многоуровневой проверки при формировании заказов покупателям. Так, система осуществляет проверку наличия действующей лицензии у покупателя, соответствия заказу условиям договора з покупателем, а также превышение максимально допустимой суммы задолженности клиента по договору с учетом создаваемого заказа.

Еще одним пожеланием клиента была реализация механизма квотирования – для наиболее популярных позиций номенклатуры количество единиц в заказе покупателя ограничивается. При заказе покупателем количества, которое превышает максимально допустимую квоту, система информирует об этом менеджера и он предлагает покупателю откорректировать заказ.

Также в рамках данной задачи было создано регламентное задание "Снятие с резерва товара", которое обеспечивает автоматическое снятие резерва при отсутствии оплаты от покупателя, через количество дней, указанное в договоре.

Отгрузка товара была также автоматизирована при помощи регламентного задания "Формирование документов отгрузки", с помощью которого автоматически формируются документы "Реализация товаров и услуг", "Налоговая накладная", печатные форм ТТН, и проверяются условия оплаты.

Для поддержания на должном уровне коммуникаций с покупателями, был реализован механизм оповещений результатов обработки заказов – покупателям отправляются результаты обработки их заказов (прием заказа, закрытие заказа) с помощью sms сообщения либо на email.

К решению задачи по разработке интерфейса менеджера Call центра мы подошли комплексно: помимо разработки интерфейса для приема заказа покупателей, мы подключили IP телефонию и настроили интеграцию телефонии с системой автоматизации. Это обеспечило улучшения качества обслуживания покупателей, так как при приеме звонка от клиента, на рабочем месте менеджера автоматически определяется контрагент и открывается его карточка. Это позволяет менеджеру сразу переходить к приему заказа, не тратя время на определение и поиск клиента в базе.

В рамках задачи по настройке обмена с клиент-банком было реализовано автоматическое формирование входящих платежных поручений, их сопоставление с расчётными документами (счёт или РТУ), а также автоматическое формирование исходящих платежных поручений в случаи отсутствия соответствия либо на разницу между суммой во входящем платежном поручении и расчетном документе.

Благодаря комплексному подходу к реализации задач нашего клиента и использованию гибкой технологии разработки и внедрения, мы смогли в сжатые сроки обеспечить заказчика реально работающим функционалом.

Внедрение нашего комплексного решения по обмену между системами и с клиент-банком, загрузке и обработке заказов покупателей и созданию удобного и функционального рабочего места для менеджера, помогло клиенту успешно и в установленный срок стартовать в новом для него бизнес-направление.